公司规范钥匙管理制度

PAGE公司规范钥匙管理制度一、总则（一）目的为加强公司钥匙管理，确保公司财产安全，规范钥匙的使用、保管、交接等流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、生产车间、仓库、设备机房等场所的钥匙管理。（三）职责分工1.行政部门负责制定、修订和完善钥匙管理制度。统一管理公司各类钥匙的备用钥匙，并建立钥匙管理台账。定期对钥匙管理情况进行检查和监督。2.使用部门负责本部门使用钥匙的日常保管和使用。配合行政部门做好钥匙的交接、盘点等工作。发现钥匙丢失、损坏等情况及时上报行政部门。3.钥匙保管人负责所保管钥匙的安全，不得随意转借他人。按照规定的流程使用和归还钥匙。如钥匙出现问题及时向部门负责人报告。二、钥匙的分类与标识（一）分类1.办公区域钥匙：包括办公室门、文件柜、抽屉等钥匙。2.生产区域钥匙：如车间大门、设备操作间门、配电箱门等钥匙。3.仓库钥匙：各类仓库的门锁钥匙。4.公共区域钥匙：如楼道门、电梯机房门、消防通道门等钥匙。（二）标识1.所有钥匙应进行编号，并在钥匙上粘贴带有编号的标识牌。2.编号应遵循唯一性原则，便于识别和管理。3.标识牌应注明钥匙对应的使用地点、编号等信息。三、钥匙的领取与发放（一）新钥匙领取1.因工作需要新配备钥匙时，使用部门应填写《钥匙领取申请表》，注明所需钥匙的类型、数量、使用地点等信息。2.《钥匙领取申请表》经部门负责人审批后，交行政部门。3.行政部门根据申请表发放钥匙，并在钥匙管理台账上进行登记。（二）备用钥匙领取1.使用部门因特殊情况需要领取备用钥匙时，需填写《备用钥匙领取申请表》，说明领取原因。2.《备用钥匙领取申请表》经部门负责人和行政部门负责人审批后，方可领取。3.领取备用钥匙后，使用部门应妥善保管，不得随意使用。如备用钥匙丢失，应及时报告行政部门并承担相应责任。四、钥匙的使用与保管（一）使用规定1.钥匙保管人应严格按照规定的使用范围使用钥匙，不得擅自将钥匙转借他人或用于其他非规定用途。2.在使用钥匙时，应注意轻拿轻放，避免损坏。3.下班后，应将钥匙妥善保管，不得随意放置在办公桌上或其他不安全的地方。（二）保管要求1.钥匙保管人应将钥匙随身携带或存放在安全可靠的地方，如钥匙柜、抽屉等，并确保钥匙存放处具备防火、防盗、防潮等条件。2.对于重要场所的钥匙，如财务室、档案室等，应实行双人保管制度，由两人分别持有钥匙的一部分，使用时需两人同时在场。3.定期对保管的钥匙进行检查，如发现钥匙有损坏、变形等情况，应及时更换。五、钥匙的交接（一）人员变动交接1.员工离职、岗位调动等人员变动时，应将所保管的钥匙全部交回行政部门。2.交接时，双方应在《钥匙交接清单》上签字确认，注明交接的钥匙类型及数量。3.行政部门对收回的钥匙进行核对，如有缺失或损坏，由原保管人负责赔偿。（二）临时交接1.因工作需要，钥匙保管人临时将钥匙交给他人使用时，应填写《钥匙临时交接单》，注明交接时间、交接人、使用人、归还时间等信息。2.使用人应在规定时间内归还钥匙，并在《钥匙临时交接单》上签字确认。3.钥匙保管人应对归还的钥匙进行检查，如发现问题及时与使用人沟通解决。六、钥匙的盘点与清查（一）定期盘点1.行政部门应定期对公司钥匙进行盘点，原则上每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点时，应根据钥匙管理台账逐一核对钥匙的数量、编号、使用情况等，确保账实相符。3.盘点结束后，应填写《钥匙盘点报告》，对盘点结果进行总结分析，如有差异应查明原因并及时处理。（二）不定期清查1.行政部门可根据实际情况，不定期对钥匙进行清查，如发现异常情况应及时进行调查处理。2.清查范围包括钥匙的保管、使用、交接等环节，确保钥匙管理规范、安全。七、钥匙的遗失与损坏处理（一）遗失处理1.如发现钥匙遗失，钥匙保管人应立即报告部门负责人，并协助行政部门进行查找。2.经查找仍无法找回的，应及时更换门锁，并对相关记录进行更新。3.因钥匙遗失造成公司财产损失或安全隐患的，遗失人应承担相应的赔偿责任。（二）损坏处理1.钥匙出现损坏情况时，钥匙保管人应及时报告部门负责人，并将损坏的钥匙交行政部门。2.行政部门根据损坏情况进行评估，如需更换钥匙，应及时安排更换，并在钥匙管理台账上记录相关信息。3.因人为故意损坏钥匙的，责任人应照价赔偿。八、钥匙的报废与销毁（一）报废条件1.钥匙使用年限过长，磨损严重，无法正常使用的。2.因公司场所变更、设备更新等原因，原钥匙已不再使用的。（二）报废流程1.使用部门填写《钥匙报废申请表》，说明报废原因及钥匙情况。2.《钥匙报废申请表》经部门负责人和行政部门负责人审批后，方可进行报废处理。3.行政部门对报废的钥匙进行登记，并统一进行销毁。九、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对公司钥匙管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查内容包括钥匙的领取、发放、使用、保管、交接、盘点等环节。3.对违反钥匙管理制度的行为，行政部门应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）考核机制1.将钥匙管理工作纳入公司绩效考核体系，对钥匙管理工作表现