商超物料管理规范制度

PAGE商超物料管理规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范商超物料的管理流程，确保物料的合理采购、存储、使用和处置，提高物料使用效率，降低成本，保障商超运营的顺利进行。2.适用范围本制度适用于公司旗下所有商超门店及相关物料管理部门。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保物料管理活动合法合规。合理性原则：根据商超运营实际需求，合理规划物料采购、存储和使用，避免浪费。高效性原则：优化物料管理流程，提高工作效率，降低管理成本。责任明确原则：明确各部门及人员在物料管理中的职责，确保责任落实到人。二、职责分工1.采购部门根据商超运营需求，制定物料采购计划。选择合格的供应商，建立供应商档案。负责物料的采购谈判、合同签订及采购订单下达。跟踪采购进度，确保物料按时、按质、按量到货。2.仓储部门负责物料的验收、入库、存储和保管。建立物料库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。对库存物料进行分类存放，做好防潮、防虫、防火等工作。按照规定办理物料的出入库手续，确保物料收发准确无误。3.使用部门根据实际需求，合理领用物料。对领用的物料进行妥善保管和使用，避免浪费和损坏。定期反馈物料使用情况，提出优化建议。4.财务部门负责物料采购资金的审核和支付。对物料采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。监督物料管理过程中的财务合规性。5.管理部门制定和完善物料管理制度及流程。对物料管理工作进行监督、检查和考核。协调各部门之间的工作关系，解决物料管理中的问题。三、物料采购管理1.采购计划制定各使用部门应根据商超的销售情况、库存状况及促销活动安排，提前向采购部门提交物料需求计划。采购部门结合历史数据、市场趋势等因素，综合平衡各部门需求，制定年度、季度和月度物料采购计划。采购计划应明确物料名称、规格型号、数量、采购时间等详细信息，并报管理部门审核备案。2.供应商选择与管理采购部门应通过多种渠道寻找合格的供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等，确保其具备合法经营资格和良好的信誉。建立供应商评估体系，定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估，根据评估结果调整供应商名单。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.采购流程采购人员根据采购计划向供应商发送采购订单，明确采购要求和交货时间。供应商确认订单后，按照约定时间组织生产和发货。采购人员跟踪采购进度，及时与供应商沟通协调，确保物料按时到货。物料到货前，采购部门应通知仓储部门做好验收准备工作。四、物料验收管理1.验收准备仓储部门接到采购部门的验收通知后，应安排专人负责验收工作，并准备好验收所需的工具和场地。验收人员应熟悉物料的规格、型号、质量标准等要求，确保验收工作的准确性。2.验收流程物料到货后，验收人员首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物料名称、规格型号、数量、供应商等信息。对物料的外观、包装进行检查，查看是否有破损、变形、受潮等情况。按照质量标准对物料进行抽检或全检，检查物料的质量是否符合要求。验收合格的物料，验收人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物料，应及时通知采购部门与供应商协商处理。3.验收记录验收人员应详细记录验收过程和结果，包括验收时间、物料名称、规格型号、数量、供应商、验收情况等信息。验收记录应妥善保存，以备后续查询和追溯。五、物料存储管理1.仓库规划根据物料的特性和用途，对仓库进行合理规划，划分不同的存储区域，如干货区、生鲜区、冷冻区、耗材区等。对每个存储区域进行标识，明确存放物料的类别和范围。2.库存管理仓储部门应建立物料库存台账，详细记录物料的出入库时间、数量、规格型号、库存余额等信息。定期对库存物料进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况设定为每月、每季度或每年。对库存物料进行分类存放，遵循先进先出的原则，避免物料积压过期。加强对库存物料的保管，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保物料质量安全。3.库存预警设定库存预警指标，包括最高库存、最低库存和安全库存。当库存物料达到预警指标时，仓储部门应及时通知采购部门和使用部门，以便采取相应措施。采购部门根据库存预警情况，及时调整采购计划，确保物料供应的连续性。六、物料领用管理1.领用流程使用部门根据实际需求填写物料领用申请表，注明物料名称、规格型号、数量、领用用途等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人审核领用申请表，确认领用需求合理后签字批准。使用人员持经批准的领用申请表到仓储部门办理领用手续。仓储部门根据领用申请表发放物料，并在库存台账上记录物料的出库情况。2.领用限额管理为控制物料使用成本，对部分常用物料设定领用限额。使用部门领用物料时，不得超过规定的限额。如需超额领用，应说明原因并报管理部门审批。3.退料管理对于领用后未使用或剩余的物料，使用部门应及时办理退料手续。退料时，使用人员应填写退料申请表，注明退料原因、物料名称、规格型号、数量等信息，并经部门负责人签字确认。仓储部门对退料进行验收，确认物料质量完好后办理入库手续。七、物料使用管理1.使用培训管理部门应组织对使用人员进行物料使用培训，使其熟悉物料的性能、操作方法和注意事项。使用人员应严格按照培训要求正确使用物料，避免因操作不当造成物料浪费或损坏。2.使用监督各部门负责人应加强对本部门物料使用情况的监督检查，确保物料使用合理、合规。管理部门定期对物料使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。3.成本控制使用部门应树立成本意识，在保证商超运营质量的前提下，尽量降低物料使用成本。通过优化物料使用流程、提高物料利用率等方式，减少物料浪费。八、物料盘点管理1.盘点计划制定管理部门应制定年度物料盘点计划，明确盘点范围、时间、人员安排等事项。盘点计划应提前通知各相关部门，以便做好准备工作。2.盘点实施仓储部门负责组织物料盘点工作，可采用实地盘点或账实核对的方式进行。盘点人员应认真核对物料的实际数量与库存台账记录是否一致，同时检查物料的质量状况。对盘点过程中发现的盘盈、盘亏情况，应详细记录并查明原因。3.盘点结果处理盘点结束后，仓储部门应编制盘点报告，说明盘点情况、盘盈盘亏原因及处理建议。对于盘盈的物料，应及时办理入库手续；对于盘亏的物料，应查明责任，按照规定进行处理。管理部门对盘点报告进行审核，根据审核结果调整库存台账，并对相关责任人进行奖惩。九、物料报废管理1.报废鉴定对于损坏、过期、变质等无法继续使用的物料，使用部门或仓储部门应填写物料报废申请表，注明物料名称、规格型号、数量、报废原因等信息。管理部门组织相关人员对报废申请进行鉴定，确认物料确实无法使用后批准报废。2.报废处理根据物料的性质和环保要求，选择合适的报废处理方式，如销毁、回收、捐赠等。对于有价值的可回收物料，应联系专业回收公司进行处理，确保回收过程合法合规，并做好记录。对报废物料的处理过程进行监督，确保处理彻底，避免造成环境污染或资源浪费。3