公文承办管理制度规范

PAGE公文承办管理制度规范一、总则（一）目的为了规范公司公文承办工作，提高公文处理效率和质量，确保公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规以及行业通行标准，结合本公司实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在公文承办过程中的相关活动，包括但不限于上级机关来文、平行单位来文、公司内部发文等各类公文的接收、办理、反馈等环节。（三）基本原则1.及时高效原则公文承办应遵循及时、高效的原则，确保公文在规定时间内得到妥善处理，避免延误影响工作进展。2.准确规范原则承办人员应准确理解公文内容，严格按照规定的格式、程序和要求进行办理，确保公文处理的准确性和规范性。3.安全保密原则对于涉及公司机密的公文，承办人员应严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。二、公文接收与登记（一）接收渠道1.公司设立专门的公文收发岗位，负责接收来自上级机关、平行单位以及其他外部机构的公文。接收渠道包括但不限于邮政快递、机要交换、电子公文传输系统等。2.对于公司内部各部门自行拟制的公文，应按照规定的流程提交至公文收发岗位，统一进行登记和流转。（二）登记要求1.公文收发人员在收到公文后，应立即进行详细登记。登记内容包括公文的标题、文号、密级、发文机关、发文日期、份数、附件、接收日期等信息。2.对于电子公文，应记录其文件名、文件格式、发文时间、发送方等相关信息，并确保电子公文的完整性和可读性。3.登记信息应准确无误，如有疑问或不明确之处，应及时与发文机关或相关部门沟通核实。（三）公文分发1.公文收发人员根据公文的内容、性质和承办部门，及时将公文分发给相关责任人。分发时应填写公文分发登记表，注明分发时间、接收部门、接收人等信息。2.对于紧急公文，应优先处理，确保在最短时间内送达承办部门或责任人手中。三、承办流程（一）承办人确定1.各部门应明确专人负责公文承办工作，承办人应具备相应的业务知识和工作能力，熟悉公文处理流程和相关规定。2.对于涉及多个部门的公文，由公文收发人员根据公文内容和工作实际，指定主办部门和协办部门，并确定主办人和协办人。（二）承办要求1.承办人收到公文后，应认真阅读公文内容，领会发文意图，明确承办任务和要求。对于需要办理的事项，应及时制定工作计划，明确办理步骤和时间节点。2.承办人在办理公文过程中，应严格按照规定的程序和要求进行操作，确保办理结果符合法律法规和公司政策要求。如有需要，应及时与发文机关或相关部门沟通协调，获取必要的支持和指导。3.对于涉及重要事项、重大决策或需要多个部门协同办理的公文，承办人应组织相关部门进行会商，共同研究解决方案，并形成会议纪要或协商意见。（三）办理期限1.承办人应根据公文的紧急程度和重要性，合理安排办理时间，确保在规定期限内完成承办任务。一般情况下，紧急公文应在[X]个工作日内办结，重要公文应在[X]个工作日内办结，普通公文应在[X]个工作日内办结。2.如因特殊原因无法按时办结的，承办人应提前向发文机关或相关部门说明情况，并申请延长办理期限。延长办理期限的申请应经本部门负责人批准，并报公司办公室备案。（四）办理结果反馈1.承办人完成公文承办任务后，应及时将办理结果反馈给发文机关或相关部门。反馈方式包括书面报告、口头汇报、电子文档回复等，具体方式应根据公文要求和实际情况确定。2.办理结果反馈应内容完整、准确清晰，包括办理情况、处理结果、存在问题及建议等。对于需要发文回复的公文，承办人应按照规定的格式和程序拟制回复公文，并经相关领导审核签发后发送。四、公文催办与督办（一）催办职责1.公司办公室负责对各部门的公文承办情况进行定期催办，及时掌握公文办理进度，确保公文按时办结。2.对于紧急公文或重要公文，公司办公室应重点跟踪催办，确保办理工作的顺利进行。（二）催办方式1.催办人员可通过电话、邮件、书面通知等方式对承办部门或承办人进行催办。催办时应明确催办事项、要求和期限，并记录催办情况。2.对于多次催办仍未按时办结的公文，催办人员应及时向承办部门负责人或公司领导汇报，采取进一步的督办措施。（三）督办措施1.对于涉及重要事项或影响较大的公文办理工作，公司领导可进行专项督办，听取承办部门的工作汇报，协调解决办理过程中遇到的问题。2.公司办公室可会同相关部门组成联合督办小组，对重点公文的办理情况进行实地检查和督促，确保办理工作取得实效。3.对于因承办部门或承办人主观原因导致公文延误办理的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行严肃批评或问责。五、公文归档与保管（一）归档范围1.公司内部各部门在公文承办过程中形成的具有保存价值的公文，包括上级机关来文、平行单位来文、公司内部发文、会议纪要、请示报告、批复等各类文件资料，均应按照规定进行归档。2.对于电子公文，应与纸质公文同步归档，确保电子档案的完整性和可读性。（二）归档要求1.承办人在完成公文承办任务后，应及时将办理过程中形成的相关文件资料进行整理和分类，按照公司档案管理规定的要求进行归档。2.归档文件应齐全完整、字迹清晰、格式规范，附件应与正文一并归档。对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制后再行归档。3.归档文件应按照年度、机构、问题等分类方法进行整理，并编制归档目录，便于查找和利用。（三）保管期限1.公司公文档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据公文的性质、重要程度和历史价值等因素确定。2.对于涉及公司核心业务、重大决策、重要历史事件等具有重要保存价值的公文，应永久保管；对于一般性业务文件、阶段性工作文件等，可根据实际情况确定长期或短期保管期限。（四）档案查阅与利用1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，并经所在部门负责人批准后，到公司档案室办理查阅手续。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.因特殊原因需要复印或借阅档案的，应按照公司档案管理规定的程序进行审批，并办理相应的复印或借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.公司档案管理人员应严格遵守档案查阅和利用制度，做好档案查阅登记和借阅记录，确保档案的安全和完整。六、公文保密管理（一）保密措施1.对于涉及公司机密的公文，承办人员应严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问权限、专人保管等，防止信息泄露。2.在公文承办过程中，承办人员应尽量减少知悉范围，对于无关人员不得随意透露公文内容。如需与外部单位或人员沟通涉及机密公文的事项，应经公司领导批准，并采取必要的保密措施。3.对于废弃的涉密公文，承办人员应按照公司保密规定进行销毁处理，严禁随意丢弃或出售。（二）保密责任1.各部门负责人为本部门公文保密工作的第一责任人，应加强对本部门人员的保密教育和管理，确保公文保密制度的有效执行。2.承办人员对所承办公文