规范部门资料员职责制度

PAGE规范部门资料员职责制度一、总则（一）目的为加强公司部门资料管理工作，确保资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高工作效率，特制定本职责制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门资料员的工作管理。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保资料管理工作合法合规。2.真实准确原则：资料应如实反映工作实际情况，数据准确无误，内容客观真实。3.及时归档原则：资料产生后应及时进行整理、归档，避免积压和丢失。4.保密安全原则：对涉及公司机密的资料进行严格保密，确保资料的安全性，防止泄露、篡改或损坏。二、资料员岗位职责（一）资料收集1.负责收集本部门在日常工作中产生的各类文件、资料、报表、记录等，包括但不限于工作计划、工作总结、会议纪要、业务文件、合同协议、项目资料等。2.主动关注公司内外相关信息动态，及时收集与本部门业务相关的政策法规、行业资讯、技术资料等，为部门工作提供参考依据。3.与公司其他部门保持良好沟通协作，定期收集跨部门工作中涉及本部门的资料，并确保资料的完整性。（二）资料整理1.对收集到的资料进行分类、编号，按照一定的逻辑顺序和标准进行整理，确保资料条理清晰，便于查找和使用。2.对资料进行核对、筛选，剔除重复无用的信息，保证资料的准确性和有效性。3.对纸质资料进行装订、编目，对电子资料进行命名、存储，建立规范的资料存储体系。（三）资料归档1.按照档案管理规定，将整理好的资料及时归档到相应的档案类别中，确保档案的完整性和系统性。2.建立档案索引目录，便于快速检索和查阅档案资料。3.定期对档案进行盘点，检查档案的存放情况，确保档案无遗失、损坏等情况。（四）资料借阅与使用1.制定资料借阅管理制度，明确借阅流程和权限。对于因工作需要借阅资料的人员，需填写借阅申请表，经相关负责人批准后，方可借阅。2.对借阅的资料进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，确保资料按时归还。3.监督借阅人正确使用资料，不得擅自涂改、转借、复印或泄露资料内容。如需复印或摘录资料，需经资料员同意并进行登记。（五）资料保密1.严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要资料进行保密管理，并采取相应的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。2.对资料的查阅、使用、传递等过程进行监控，防止资料被非法获取或泄露。3.在资料管理工作中，如发现有资料泄露风险或异常情况，应及时向上级报告，并采取措施进行处理。（六）资料更新与维护1.定期对资料进行更新，及时补充新产生的资料，删除过期或无用的资料，确保资料的时效性和有效性。2.对档案存储设备进行维护，如定期检查硬盘、光盘等存储介质的状态，防止数据丢失。3.根据公司业务发展和管理要求，适时调整资料管理的分类标准和流程，提高资料管理工作的适应性和科学性。三、资料管理流程（一）资料产生1.各岗位工作人员在完成工作任务过程中，应及时将产生的数据、文件等资料提交给资料员。资料提交应遵循完整、准确、清晰的原则，确保资料能够真实反映工作情况。2.资料产生过程中，如涉及多部门协作，牵头部门应负责协调各方资料的收集和汇总，确保资料的完整性和一致性。（二）资料初审1.资料员收到资料后，应首先对资料的完整性、准确性进行初步审核。检查资料是否齐全，数据是否准确，签字盖章等手续是否完备。2.对于初审不合格的资料，资料员应及时与提交人沟通，要求其补充或修正资料，直至符合要求。（三）资料整理与分类1.通过初审的资料，资料员按照预先设定的分类标准进行整理和分类。分类标准应结合公司业务特点和管理需求，确保资料便于检索和使用。2.在整理过程中，对资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。（四）资料归档1.整理好的资料按照档案管理规定进行归档存储。纸质资料应存放在专用的档案柜中，按照类别和时间顺序排列；电子资料应存储在服务器或专用存储设备上，并建立相应的文件夹结构进行分类存储。2.建立档案索引目录，将档案的编号、名称、日期、保管期限等信息录入索引目录中，方便快速查找和调阅档案。（五）资料检索与使用1.公司内部人员如需查阅资料，应填写资料查阅申请表，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，到资料员处办理查阅手续。2.资料员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的资料，并监督其在指定地点查阅，不得带出档案室。查阅过程中，查阅人员不得擅自涂改、损坏资料。3.如需复印或摘录资料，查阅人员应向资料员提出申请，经同意后按照规定进行复印或摘录，并进行登记。（六）资料归还与销毁1.查阅完毕后，查阅人员应及时将资料归还资料员，资料员核对资料无误后，在查阅申请表上签字确认。2.对于已过保管期限或无保存价值的资料，资料员应按照公司档案销毁制度进行鉴定和销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁资料的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。四、资料管理的监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的资料管理监督小组，定期对各部门资料员的工作进行检查和监督。监督小组成员包括公司办公室、质量管理部门等相关人员。2.监督小组通过查阅资料、现场检查、询问相关人员等方式，对资料收集、整理、归档、借阅等环节进行全面检查，发现问题及时提出整改意见。3.建立资料管理工作反馈机制，鼓励公司员工对资料管理工作中存在的问题进行反馈，监督小组对反馈意见进行及时处理，并将处理结果向员工反馈。（二）考核指标1.资料收集的完整性和及时性：考核资料员是否及时收集到本部门应有的各类资料，资料是否齐全无遗漏。2.资料整理的准确性和规范性：检查资料整理是否符合分类标准和编号规则，数据是否准确，格式是否规范。3.资料归档的及时性和完整性：考核资料是否按时归档，归档资料是否完整，索引目录是否准确。4.资料借阅管理的规范性：检查借阅流程是否规范，借阅登记是否完整，资料归还是否及时。5.资料保密工作的执行情况：评估资料员是否严格遵守保密制度，有无资料泄露事件发生。（三）考核方式1.根据考核指标，定期对资料员进行量化考核，考核周期为季度或年度。月考核：每月对资料员的工作进行简要评估，记录工作表现和存在的问题。季度考核：每季度末进行全面考核，根据各项考核指标进行打分，计算季度考核得分。年度考核：结合全年各季度考核结果，综合评价资料员的年度工作表现，并确定年度考核等级。2.考核方式包括自评、上级评价、监督小组评价等多种方式相结合。资料员先进行自评，总结本考核周期内的工作情况，分析优点和不足；上级领导根据日常工作观察和了解，对资料员进行评价；监督小组根据检查结果进行评价。最后综合各方评价结果，确定最终考核得分。（四）考核结果应用1.考核结果与绩效奖金挂钩。根据考核得分，确定资料员的绩效奖金发放系数，得分越高，奖金系数越高，绩效奖金相应增加。2.作为岗位晋升和评优的重要依据。连续年度考核优秀的资料员，在岗位晋升、评优评先等方面将予以优先考虑。3.对于考核不合格的资料员，公司将视情况进行诫勉谈话、培训辅导或调整岗位等处理措施，督促其改进工作，提高资料管理水平。五、资料管理的信息化建设（一）信息化系统选型1.根据公司资料管理的实际需求和业务特点，选择适合的资料管理信息化系统。系统应具备资料录入、存储、检索、借阅管理、权限控制、备份恢复等功能。2.在选型过程中，对市场上多家软件供应商进行调研和比较，评估其产品的功能、性能、稳定性、安全性、售后服务等方面的情况，选择最符合公司要求的系统。（二）系统实施与培训1.制定系统实施计划，明确系统上线的时间节点、工作任务和责任人。按照计划组织相关人员进行系统安装、配置和数据迁移等工作。2.在系统上线前，对资料员及相关使用人员进行系统培训。培训内容包括系统操作流程、功能使用方法、数据录入规范等，确保使用人员能够熟练掌握系统的使用。3.系统上线后，安排专人负责系统的日常维护和技术支持，及时解决系统运行过程中出现的问题，确保系统的稳定运行。（三）数据安全管理1.加强资料管理信息化系统的数据安全保护。设置不同级别的用户权限，严格控制对敏感资料的访问。对系统数据进行定期备份，备份数据存储在安全的位置，并定期进行数据恢复演练，确保数据的安全性和可恢复性。2.采取数据加密技术，对存储在系统中的重要资料进行加