账务存档规范制度及流程

PAGE账务存档规范制度及流程一、总则1.目的本规范制度及流程旨在确保公司账务存档的完整性、准确性、规范性和安全性，为公司财务管理、审计监督、税务申报等提供可靠依据，同时满足相关法律法规和行业标准要求。2.适用范围本制度适用于公司各部门涉及的所有账务活动及其存档管理，包括但不限于会计凭证、账簿、报表、合同、发票等各类财务资料。3.依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》以及相关行业财务规范制定。二、账务存档内容规范1.会计凭证原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、银行对账单、工资表等，应真实、合法、有效，内容完整，签章齐全。发票需符合税务部门规定，报销单应注明用途、审批流程等。记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，摘要清晰准确，会计科目使用正确，借贷平衡，附件齐全。记账凭证应连续编号，按月装订成册。2.账簿总账：全面、系统地记录公司所有经济业务的总括情况，按照会计科目分类设置账户，每月结账并核对账目。明细账：根据总账科目所属明细科目设置，详细记录各项经济业务的具体情况，如应收账款明细账、应付账款明细账等，应逐笔登记，及时结出余额。日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员根据收付款凭证，按照业务发生顺序逐笔登记，每日结出余额，做到日清月结。3.财务报表月度报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，应按照会计准则和公司财务制度编制，数据准确、勾稽关系正确。报表编制完成后，需经财务负责人审核签字。年度报表：除月度报表外，还应编制年度财务决算报表，包括年度资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及报表附注等。年度报表需经会计师事务所审计，并出具审计报告。4.合同经济合同：涉及销售、采购、租赁、借款、投资等各类经济业务的合同，应妥善保管。合同内容应明确双方权利义务、交易条款、金额、付款方式、履行期限等关键信息。合同存档要求：合同签订后，应及时将原件交财务部门存档，同时留存复印件供相关部门查阅。合同如有变更、补充或终止，应及时更新存档资料，并注明变更原因和日期。5.发票增值税发票：包括专用发票和普通发票，应按照发票管理规定开具和取得。发票开具应内容真实、项目齐全、字迹清楚、全部联次一次打印，发票联和抵扣联加盖发票专用章。发票存档：取得的发票应及时进行审核，无误后按照发票号码顺序装订成册，并注明发票种类、开票日期、金额、购货单位等信息。发票存根联应保存规定期限，以备税务机关检查。三、账务存档流程1.收集与整理各业务部门在业务发生后，应及时将相关原始凭证传递给财务部门。财务人员对收到的原始凭证进行初步审核，检查凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合要求的凭证及时退回业务部门补充或更正。财务人员按照会计核算要求，对审核无误的原始凭证进行分类整理，编制记账凭证。记账凭证编制完成后，应将原始凭证附在记账凭证后面，并在记账凭证上注明附件张数。2.装订与编号每月末，财务人员将本月的记账凭证按照编号顺序进行整理，检查凭证的连续性和完整性。然后使用专用的凭证装订机将记账凭证装订成册，在装订线上加盖骑缝章。对装订成册的会计凭证，应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等信息，并由装订人员和会计主管人员签字或盖章。3.账簿登记与结账总账会计按照会计科目设置总账账户，根据记账凭证逐笔登记总账。明细账会计按照明细科目设置明细账账户，根据记账凭证及所附原始凭证逐笔登记明细账。日记账由出纳人员按照业务发生顺序逐日逐笔登记。每月末，总账会计、明细账会计和日记账会计分别进行结账工作，核对账目余额，确保账账相符。结账后，在账簿的“本月合计”、“本年累计”行下划红线，以示结账。4.报表编制与审核财务人员根据总账和明细账数据，按照规定的格式和编制方法编制月度财务报表。报表编制完成后，先由编制人员进行自查，检查报表数据的准确性和勾稽关系的正确性。自查无误后，将报表提交给财务负责人进行审核。财务负责人对报表进行全面审核，重点关注报表数据的真实性、合理性和合规性，对审核中发现的问题及时提出修改意见，编制人员根据意见进行修改完善。5.合同与发票管理业务部门签订经济合同后，应在合同签订当日将合同原件交财务部门存档。财务人员对合同进行编号登记，建立合同台账，记录合同的基本信息、签订日期、履行情况等。公司取得或开具发票后，业务人员应及时将发票传递给财务人员。财务人员对发票进行审核，检查发票的真实性、合法性和有效性，审核无误后按照发票管理规定进行存档保管。6.存档保管会计凭证、账簿、报表、合同、发票等各类账务资料应按照类别和时间顺序进行整理存放，存放在专门的档案柜中，并确保档案柜的安全性。档案管理人员应对账务存档资料进行定期检查，确保资料的完整性和安全性。如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。7.查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅账务存档资料时，应填写查阅申请表，注明查阅内容、目的、时间等信息，经部门负责人和财务负责人批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制存档资料。外部单位因审计、税务检查等原因需要借阅账务存档资料时，应出具正式的借阅函，注明借阅内容、期限等信息，经公司领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅期间借阅人员应妥善保管资料，不得转借他人，不得在资料上进行任何标记或损坏。借阅期满后，借阅人员应及时归还资料，档案管理人员应对归还资料进行检查，如发现问题应及时追究借阅人员责任。四、账务存档期限1.会计凭证原始凭证和记账凭证的存档期限为30年。2.账簿总账、明细账、日记账等账簿的存档期限为30年。3.财务报表月度、季度财务报表的存档期限为10年，年度财务报表的存档期限为永久。4.合同经济合同的存档期限为自合同履行完毕或终止之日起10年。5.发票发票存根联的存档期限为5年。五、账务存档安全与保密1.安全措施账务存档场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全存放。定期对账务存档资料进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。2.保密要求账务存档资料涉及公司商业机密和财务信息，所有接触和保管存档资料的人员应严格遵守保密制度，不得泄露公司账务信息。未经公司领导批准，任何人员不得擅自将账务存档资料带出公司或提供给外部单位和个人。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对账务存档工作进行审计监督，检查账务存档资料的完整性、准确性、规范性和安全性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务自查财务部门应定期对账务存档工作进行自查，对发现的问题及时进行纠正和完善。自查情况应形成书面报告，报公