会议活动保密制度规范

PAGE会议活动保密制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织会议活动的保密管理，确保会议活动中涉及的国家秘密、商业秘密和内部敏感信息安全，防止信息泄露，维护公司/组织的合法权益和良好形象，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织举办的各类会议、培训、研讨会、商务活动、外事活动等（以下统称“会议活动”），以及参与会议活动的所有人员，包括公司/组织内部员工、外部嘉宾、合作伙伴、服务供应商等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和相关保密规定，依法开展会议活动保密管理工作。2.预防为主原则：强化保密意识教育，完善保密制度措施，加强保密技术防范，从源头上防止信息泄露。3.全程管控原则：对会议活动的筹备、举办、后续等全过程进行保密管理，确保各个环节的信息安全。4.突出重点原则：根据会议活动的性质、规模、涉及内容等，确定保密重点，实施分类管理，确保关键信息的安全。二、保密职责分工（一）保密工作领导小组公司/组织成立保密工作领导小组，负责全面领导和统筹会议活动保密工作。领导小组组长由公司/组织主要负责人担任，副组长由相关分管领导担任，成员包括各相关部门负责人。其职责如下：1.审定会议活动保密工作方案和措施。2.协调解决会议活动保密工作中的重大问题。3.监督检查会议活动保密工作落实情况。（二）会议活动主办部门1.负责制定会议活动保密工作方案，明确保密工作要求和措施，并组织实施。2.对参与会议活动的工作人员进行保密培训，明确保密职责。3.负责会议活动场所的保密管理，确保场所安全，防止信息泄露。4.对会议活动涉及的文件、资料、电子数据等进行保密审查和管理。5.监督检查会议活动期间各项保密措施的执行情况，及时发现和处理保密隐患。（三）参会人员1.严格遵守会议活动保密制度，自觉履行保密义务。2.妥善保管会议活动期间发放的文件、资料等，不得擅自复制、传播或转借他人。3.不得在会议活动场所以外谈论涉及会议活动的保密内容。4.会议活动结束后，及时将相关文件、资料交回主办部门。（四）保密工作机构或人员公司/组织设立保密工作机构或配备专职保密工作人员，负责具体落实会议活动保密管理工作。其职责如下：1.协助会议活动主办部门制定和完善保密工作方案。2.对会议活动涉及的保密事项进行审查和指导。3.监督检查会议活动场所的保密设施设备运行情况。4.负责对会议活动中发生的保密事件进行调查处理，并及时向上级报告。三、会议活动筹备阶段保密管理（一）保密工作方案制定1.会议活动主办部门应根据会议活动的性质、规模、涉及内容等，制定详细的保密工作方案。方案应包括保密工作目标、保密措施、保密责任分工、应急处置预案等内容。2.保密工作方案应报保密工作领导小组审定后实施。（二）场地选择与布置1.选择具备保密条件的会议活动场地，确保场地安全，无信息泄露风险。2.对会议活动场地进行安全检查，包括场所的门窗、通风口、电子设备等，防止信息通过物理途径泄露。3.在会议活动场地布置过程中，合理安排保密设备设施，如文件保险柜、保密柜、加密传输设备等。（三）文件资料管理1.对会议活动涉及的文件、资料进行严格的保密审查，明确密级和保密期限。2.按照保密要求，对文件资料进行分类整理、编号登记，并妥善保管。3.如需印制会议活动文件资料，应选择具有保密资质的印刷单位，并与其签订保密协议，明确双方的保密责任。（四）人员管理1.对参与会议活动筹备工作的人员进行严格的背景审查和保密培训，签订保密承诺书。2.明确筹备人员的保密职责和工作纪律，要求其严格遵守保密制度。3.对筹备人员的工作区域进行合理安排，避免无关人员接触会议活动敏感信息。四、会议活动举办阶段保密管理（一）入场管理1.在会议活动入口处设置安检通道，对参会人员及其携带的物品进行安全检查，防止无关人员和违禁物品进入会议活动场所。2.对参会人员进行身份验证，发放会议资料和证件，并告知其保密注意事项。（二）会议资料发放与使用1.按照会议活动保密工作方案和参会人员的职责权限，严格控制会议资料的发放范围和数量。2.要求参会人员妥善保管会议资料，并在会议活动结束后及时收回。3.禁止参会人员在会议活动期间私自复制、传播会议资料。（三）会议期间管理1.安排专人负责会议活动场所的安全保卫工作，加强对会议活动现场的巡查，防止无关人员进入会场和信息泄露。2.对会议活动中的涉密内容，如领导讲话、重要决策等，严格控制知悉范围，未经授权不得对外传播。3.会议活动期间，禁止使用无线通信设备传输涉密信息，如需使用电子设备，应采取加密措施。（四）餐饮与住宿管理1.如会议活动提供餐饮和住宿服务，应选择具备保密条件的场所，并与服务供应商签订保密协议。2.对餐饮和住宿场所进行安全管理，防止信息在就餐和住宿过程中泄露。五、会议活动后续阶段保密管理（一）文件资料回收与清理1.会议活动结束后，及时回收会议期间发放的文件资料，进行清点和核对。2.对回收的文件资料进行分类整理，按照保密规定进行归档或销毁。3.对会议活动场所进行全面清理，检查是否有遗漏的文件资料或信息载体。（二）信息设备管理1.对会议活动中使用的信息设备，如电脑、移动存储设备等，进行检查和清理，确保设备中存储的涉密信息已删除或妥善保管。2.对信息设备进行维修、报废处理时，应按照保密规定进行操作，并确保设备中的涉密信息得到彻底清除。（三）保密工作总结与评估1.会议活动主办部门应及时对会议活动保密工作进行总结，分析存在的问题和不足，提出改进措施和建议。2.保密工作机构或人员应对会议活动保密工作进行评估，评估结果作为改进保密工作的重要依据。六、保密监督与检查（一）定期检查1.保密工作领导小组定期组织对会议活动保密工作进行检查，检查内容包括保密制度执行情况、保密措施落实情况、文件资料管理情况等。2.检查结果应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）不定期抽查1.保密工作机构或人员不定期对会议活动保密工作进行抽查，重点检查会议活动场所的保密管理、参会人员的保密行为等。2.对抽查中发现的问题，应及时责令相关部门或人员进行整改，并对整改情况进行跟踪复查。（三）专项检查1.根据工作需要，对涉及重要敏感信息的会议活动进行专项保密检查，确保会议活动保密工作万无一失。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和步骤，检查结果应及时报告保密工作领导小组。七、保密教育培训（一）培训计划制定1.保密工作机构或人员应根据公司/组织会议活动保密工作实际情况，制定年度保密教育培训计划。2.培训计划应明确培训对象、培训内容、培训方式、培训时间等。（二）培训内容1.国家保密法律法规和相关政策文件。2.公司/组织会议活动保密制度规范。3.保密意识和技能培训，如文件资料管理、信息设备使用、通信安全等。（三）培训方式1.定期组织保密专题培训，邀请保密专家或相关部门人员进行授课。2.开展保密知识讲座、案例分析、模拟演练等活动，增强培训效果。3.利用内部网络、宣传栏等渠道，发布保密知识和信息，进行日常保密教育。（四）培训考核1.对参加保密教育培训的人员进行考核，考核内容包括保密知识掌握情况、保密技能应用能力等。2.考核结果应记录在个人培训档案中，作为员工绩效考核和晋升的参考依据。八、保密奖惩（一）奖励1.对在会议活动保密工作中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。（二）惩罚1.对违反会议活动保密制度规