面料采购制度及流程规范

PAGE面料采购制度及流程规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司面料采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保证所采购面料的质量符合公司生产及产品要求，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及面料采购的部门及人员，包括但不限于生产部门、设计部门、销售部门等与面料采购相关的业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、符合公司产品质量要求的面料供应商，以保障公司产品质量。3.成本效益原则：在保证面料质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高公司经济效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。5.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。二、采购计划管理（一）需求预测1.生产部门应根据公司年度生产计划、销售订单及市场需求预测，提前制定面料需求计划。需求计划应明确面料的种类、规格、数量、交货时间等详细信息。2.设计部门应根据新产品开发计划，及时向生产部门提供所需面料的设计要求和样品，以便生产部门准确制定采购计划。3.销售部门应及时反馈市场需求动态和客户对产品面料的特殊要求，为采购计划的制定提供参考依据。（二）采购计划编制1.生产部门根据需求预测结果，结合库存情况，编制月度采购计划。采购计划应经部门负责人审核后，提交给采购部门。2.采购部门收到生产部门提交的采购计划后，进行汇总和分析，结合市场供应情况和采购周期，制定详细的采购执行计划。采购执行计划应明确采购订单的下达时间、交货时间、供应商选择等内容。3.采购计划如有调整，相关部门应及时通知采购部门，采购部门根据调整后的计划重新安排采购工作。三、供应商管理（一）供应商筛选与评估1.采购部门应建立供应商信息库，收集潜在供应商的相关资料，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。2.采购部门会同相关部门（如质量控制部门、技术部门等）对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括但不限于供应商生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员素质等方面。3.根据评估结果，对符合要求的供应商进行分类管理，建立合格供应商名录。合格供应商应定期进行复审，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（二）供应商选择1.采购部门根据采购计划和面料需求，从合格供应商名录中选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。2.对于重要面料的采购，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程公开、公平、公正。3.采购合同签订前，采购部门应将拟签订的合同文本提交给相关部门（如法务部门、财务部门等）进行审核，审核通过后方可签订合同。（三）供应商考核与激励1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面进行考核评价。考核评价结果应记录在供应商档案中。2.根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至取消合格供应商资格。3.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作，及时反馈公司的需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题，不断提高供应商的服务水平和合作质量。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据采购计划，填写采购申请表。采购申请表应详细注明采购面料的名称、规格、数量、用途、预计交货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交给采购部门后，采购部门对申请表进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性等。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与申请部门沟通并说明原因，要求其进行修改或补充。（二）采购审批1.采购申请经采购部门审核通过后，根据采购金额大小按照公司审批权限进行审批。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，需提交公司管理层审批。3.审批通过后的采购申请，采购部门方可进行采购操作。（三）采购订单下达1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商，向其下达采购订单。采购订单应明确采购面料的详细规格、数量、价格（单价及总价）、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购订单下达后，采购部门应及时与供应商确认订单内容，确保双方对订单条款理解一致。如供应商对订单条款有异议，采购部门应及时与供应商协商解决，必要时对订单进行修改。（四）采购合同签订1.根据采购订单的内容，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应符合法律法规的要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交给法务部门进行审核，审核通过后方可签订合同。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门（如财务部门、质量控制部门等），以便各部门按照合同要求履行职责。（五）采购执行与跟踪1.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.质量控制部门应在面料到货前做好检验准备工作，并在面料到货时按照合同约定的质量标准进行检验。如发现面料质量问题，应及时通知采购部门和供应商，采购部门负责与供应商协商解决质量问题。3.财务部门负责审核采购发票，按照合同约定的付款方式及时付款。采购部门应配合财务部门做好付款相关工作，提供必要的采购凭证和资料。（六）验收与入库1.面料到货后，质量控制部门应及时组织验收。验收内容包括面料的品种、规格、数量、质量等方面。验收合格的面料，由仓库管理人员办理入库手续，并填写入库单。2.验收不合格的面料，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。仓库管理人员应对不合格面料进行单独存放，并做好标识，防止误用。（七）采购结算1.采购部门在收到供应商开具的发票后，应及时核对发票内容与采购合同及订单是否一致。核对无误后，将发票提交给财务部门进行结算。2.财务部门根据采购合同约定的付款方式和时间，对采购发票进行审核并安排付款。付款完成后，财务部门应做好付款记录，并将相关凭证归档保存。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、交货延迟风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商，并在采购合同中明确违约责任条款；加强对供应商的跟踪与管理，及时发现并解决供应商可能出现的问题。2.质量风险：严格筛选供应商，加强对采购面料的质量检验；与供应商签订质量保证协议，明确质量责任；建立质量追溯机制，对出现质量问题的面料及时进行处理。3.价格波动风险：关注市场价格动态，合理安排采购时间和采购数量；与供应商协商签订价格调整条款，或采用套期保值等方式规避价格波动风险。4.交货延迟风险：在采购合同中明确交货时间和违约责任；加强与供应商的沟通协调，及时掌握生产进度和运输情况；对于可能影响交货期的因素，提前采取应对措施，确保按时交货。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）采购部门自查1.采购部门应定期对本部门的采购工作进行自查，检查采购计划的执行情况、供应商管理情况、采购流程的操作规范等。2.对于自查中发现的问题，采购部门应及时进行整改，并将整改情况报告给公司管理层。（三）投诉与举报处理1.公司设立采购投诉举报渠道（如电话、邮箱等），接受员工及相