公司行文规范管理制度

PAGE公司行文规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司行文管理，确保公司各类文件的规范性、准确性和严肃性，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成、使用和流转的各类文件，包括但不限于公文、报告、通知、函件、会议纪要等。（三）基本原则1.合法性原则：行文必须符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定。2.准确性原则：文件内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨。3.规范性原则：文件格式、字体、排版等应符合统一规范要求。4.时效性原则：文件应及时起草、审核、发布和执行，确保信息传递的及时性。5.保密性原则：涉及公司机密的文件应严格按照保密规定进行管理。二、行文种类及格式（一）公文1.定义：公文是公司在管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达公司决策、部署工作、沟通情况、请示报告等的重要工具。2.种类：主要包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。3.格式版头：由公司标识、发文字号、签发人等组成。主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期等。（二）报告1.定义：报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。2.格式标题：一般由发文机关、事由和文种组成。正文：开头应简要说明报告的目的和依据，主体部分详细阐述报告的内容，结尾可根据需要提出建议或请求。落款：注明报告单位和日期。（三）通知1.定义：通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文的公文。2.格式标题：可直接写“通知”，也可根据内容具体拟定标题。正文：写明通知的缘由、事项和要求。落款：包括发文机关和日期。（四）函1.定义：函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文。2.格式标题：一般由发文机关、事由和文种组成。正文：开头写明发函的缘由，主体部分阐述函的事项，结尾可根据需要使用结束语。落款：注明发函单位和日期。（五）会议纪要1.定义：会议纪要是记载会议主要情况和议定事项的公文。2.格式标题：由会议名称和文种组成。正文：开头简要介绍会议的基本情况，主体部分记录会议的主要内容和议定事项，结尾可根据需要提出要求或总结。落款：注明会议纪要的撰写单位和日期。三、行文流程（一）起草1.各部门根据工作需要确定文件起草人员，起草人员应深入了解工作实际情况和相关政策法规，确保文件内容真实、准确、完整。2.文件起草应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和语句。3.起草过程中应注重文件结构的合理性，逻辑清晰，层次分明。（二）审核1.文件起草完成后，应提交部门负责人进行初审，初审重点关注文件内容是否符合工作实际、格式是否规范、语言是否准确等。2.初审通过后，将文件送交公司办公室进行复审，办公室复审人员应从文件的合法性、规范性、准确性等方面进行全面审核，并提出修改意见。3.文件起草人员应根据审核意见对文件进行修改完善，确保文件质量。（三）签发1.经审核无误的文件，按照公司文件审批权限规定，由相应的领导进行签发。2.重要文件或涉及多个部门的文件，需经公司主要领导签发。3.文件签发人应认真审阅文件内容，对文件的准确性和规范性负责，并签署明确的意见。（四）编号与印发1.文件签发后，由公司办公室进行编号登记，建立文件管理台账。2.根据文件的性质和要求，确定印发范围和印发方式，如纸质印发、电子印发等。3.文件印发时应确保格式规范、印刷清晰，发放及时准确。（五）归档与保管1.文件印发后，应及时将文件的纸质版和电子版进行归档保管，确保文件资料的完整性和可查性。2.公司办公室应按照档案管理规定，定期对文件进行整理、分类和装订，建立健全档案管理制度。3.涉及公司机密的文件应按照保密规定进行单独保管，严格限制查阅和使用范围。四、行文要求（一）主题明确文件应围绕一个明确的主题展开，避免内容繁杂、主题分散。（二）内容准确文件中的数据、事实、政策依据等应准确无误，严禁虚假信息。（三）语言规范1.使用规范的汉字和标点符号，避免错别字和语病。2.语言表达应简洁明了，避免冗长、繁琐的表述。3.用词恰当，符合公文的语言风格和语境。（四）格式统一文件格式应严格按照本制度规定执行，确保公司文件的一致性和规范性。（五）排版整齐文件排版应整齐美观，字体、字号、行距等应符合规定要求，页面布局合理。五、行文保密规定（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感内容的文件。2.公司内部尚未公开的决策、计划、方案等文件。（二）保密措施1.对涉及保密内容的文件，应在文件上加盖“秘密”“机密”“绝密”等保密标识。2.严格控制文件的传阅范围，仅限相关人员阅读和使用，严禁擅自扩大传阅范围。3.借阅保密文件需经公司领导批准，并办理借阅登记手续，借阅人应妥善保管文件，不得转借他人或泄露文件内容。4.对保密文件的电子版本应采取加密存储、设置访问权限等措施，防止信息泄露。（三）保密责任1.文件起草、审核、签发、印发等环节的工作人员应严格遵守保密规定，对文件的保密负责。2.如发现保密文件丢失、泄露等情况，应立即采取措施进行补救，并及时向上级报告，追究相关人员的责任。六、行文监督与考核（一）监督检查1.公司办公室负责对各部门的行文情况进行定期监督检查，重点检查文件的起草质量、审核程序、格式规范、保密管理等方面。2.对监督检查中发现的问题，应及时向相关部门提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将行文规范管理纳入公司绩效考核体系，对各部门和员工的行文工作进行考核评价。2.考核内容包括文件起草的及时性、准确性、规范性，审核把关的严格性，文件执行的有效性等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改。