总医院办公室制度规范

PAGE总医院办公室制度规范一、总则（一）目的为加强总医院办公室的管理，提高工作效率，确保各项工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于总医院办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和医疗卫生行业相关标准，确保各项工作合法合规。2.高效协作原则：优化工作流程，提高工作效率，加强各岗位之间的协作配合。3.规范严谨原则：明确工作标准和要求，保证工作质量，杜绝随意性。4.服务至上原则：以服务医院整体发展和临床一线为宗旨，提供优质高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任岗位职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与医院其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。3.审核办公室各类文件、报告、会议纪要等，保证文件质量。4.负责办公室人员队伍建设，组织培训和考核，提高工作人员素质。5.参与医院重要决策的研究和制定，为领导提供决策支持。6.完成医院领导交办的其他临时性工作任务。（二）文秘岗位岗位职责1.负责医院各类文件的起草、审核、印发和归档工作，确保文件格式规范、内容准确。2.做好医院会议的组织安排，包括会议通知、会议记录、会议纪要整理等工作。3.协助办公室主任处理日常公文往来，及时回复各类文件和信函。4.负责医院印章的管理和使用，严格按照规定程序进行盖章操作。5.参与医院宣传资料的撰写和编辑工作，提升医院形象。6.完成领导交办的其他文字处理工作任务。（三）行政事务岗位岗位职责1.负责医院办公用品、设备的采购、管理和发放工作，保障办公物资的正常供应。2.做好医院车辆的调度、维护和管理工作，确保车辆安全运行。3.协助安排医院的接待工作，包括来访人员的接待、住宿、餐饮等安排。4.负责医院办公区域的环境卫生管理和安全保卫工作，营造良好的办公环境。5.处理医院各类行政事务性工作，如文件传递、资料整理、档案管理等。6.完成领导交办的其他行政事务相关工作任务。（四）信息管理岗位岗位职责1.负责医院信息系统的日常维护和管理，确保系统稳定运行。2.收集、整理和分析医院各类信息数据，为医院决策提供数据支持。3.协助医院各部门做好信息系统的使用培训和技术指导工作。4.负责医院网站、微信公众号等新媒体平台的信息发布和维护管理，及时更新医院动态。5.做好医院信息安全管理工作，防范信息泄露风险。6.完成领导交办的其他信息管理相关工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：由相关部门或人员根据工作需要起草文件，确保文件内容准确、表述清晰。2.文件审核：起草完成的文件提交办公室文秘岗位进行审核，审核内容包括文件格式、内容准确性、政策合规性等。3.文件签发：审核通过的文件按照医院文件签发流程，依次由相关领导进行签发。4.文件印发：文件签发后，由文秘岗位负责进行排版、印制，并按照规定的范围进行发放。5.文件归档：文件发放完毕后，文秘岗位及时将文件原件及相关附件进行整理归档，以便日后查阅。（二）会议组织流程1.会议筹备：根据会议主题和要求，确定会议时间、地点、参会人员等信息，并提前向参会人员发送会议通知。2.会议材料准备：准备会议所需的文件、资料、汇报材料等，确保会议顺利进行。3.会议记录：安排专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项等。4.会议纪要整理：会议结束后，及时整理会议纪要，经办公室主任审核后发送给参会人员及相关部门，并督促决议事项的落实。5.会议总结：对会议效果进行评估总结，分析存在的问题，提出改进措施，为今后的会议组织提供参考。（三）办公用品采购流程1.需求申报：各部门根据工作需要填报办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。2.审核汇总：行政事务岗位对各部门的需求申请表进行审核汇总，结合库存情况，确定采购清单。3.采购实施：按照采购清单进行市场调研，选择合适的供应商进行采购。采购过程中要严格遵守医院采购相关规定，确保采购物品的质量和价格合理。4.验收入库：采购的办公用品到货后，行政事务岗位组织相关人员进行验收，核对物品的名称、规格、数量、质量等是否与采购清单一致。验收合格后办理入库手续，并更新库存台账。5.领用发放：各部门根据实际工作需要，到行政事务岗位办理办公用品领用手续，行政事务岗位按照规定进行发放，并做好领用记录。（四）车辆使用流程1.用车申请：医院工作人员因工作需要使用车辆，需提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息。2.审批安排：用车申请表提交至行政事务岗位，由行政事务岗位根据车辆使用情况进行审批，并合理安排车辆。3.出车登记：驾驶员接到出车任务后，在出车登记表上进行登记，记录出车时间、地点、里程等信息。4.车辆使用：驾驶员按照规定的时间和路线出车，确保行车安全。在车辆使用过程中，要严格遵守交通规则和医院车辆管理制度。如需长途出车或改变行车路线，需提前向行政事务岗位汇报。5.车辆归还：车辆使用完毕后，驾驶员及时将车辆归还至指定地点，并做好车辆清洁和检查工作。行政事务岗位对车辆归还情况进行检查核实，并在出车登记表上签字确认。6.车辆维护：行政事务岗位定期对车辆进行维护保养，根据车辆行驶里程和使用情况，安排车辆进行维修、保养等工作，确保车辆性能良好。四、工作纪律（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守医院的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退。2.请假应提前按照医院规定的请假流程办理请假手续，经批准后方可离开工作岗位。请假期间要保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。3.办公室负责对工作人员的考勤情况进行统计和公示，对于违反考勤制度的行为，按照医院相关规定进行处理。（二）工作纪律1.严格遵守医院的各项规章制度，认真履行岗位职责，不得擅自离岗、串岗。2.工作时间内要保持良好的工作状态，专注工作，不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、浏览无关网页等。3.对待工作要认真负责，严谨细致，确保工作质量。对于工作中出现的问题要及时汇报和处理，不得隐瞒不报或推诿责任。4.保守医院机密，不得泄露医院的技术秘密、商业秘密、患者信息等。在工作中涉及机密信息的，要严格按照保密规定进行处理。（三）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.在办公用品采购、车辆维修、接待安排等工作中，要坚持公正、公平、公开的原则，杜绝不正当交易。3.严禁接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益，维护医院的良好形象。五、绩效考核（一）考核原则1.客观公正原则：以工作实际表现为依据，客观评价工作人员的工作业绩。2.全面考核原则：从工作任务完成情况、工作质量、工作效率、团队协作等多个方面进行全面考核。3.动态调整原则：根据医院发展和工作重点的变化，适时调整考核指标和权重。（二）考核内容1.工作任务完成情况：考核工作人员是否按时、高质量地完成各项工作任务，包括文件起草、会议组织、行政事务处理、信息管理等工作。2.工作质量：评估工作成果的准确性、规范性、完整性等，如文件审核通过率、会议纪要质量、办公用品采购验收合格率等。3.工作效率：考察工作人员在规定时间内完成工作任务的速度和效果，如文件处理及时率、车辆调度及时性等。4.团队协作：评价工作人员与同事之间的协作配合情况，是否积极参与团队工作，为团队整体目标的实现做出贡献。5.创新能力：鼓励工作人员在工作中提出创新思路和方法，推动工作改进和效率提升。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度进行一次定期考核，由办公室主任组织，根据考核指标对工作人员进行评分。2.不定期考核：根据工作需要，对工作人员的某项工作任务或工作表现进行不定期考核，及时发现问题并进行督促改进。3.自我评价：工作人员每月进行一次自我评价，总结工作成绩和不足，提出改进措施和计划。（四）考核结果应用1.将考核结果与工作人员的绩效奖金挂钩，根据考核得分发放相应的绩效奖金。2.对于考核优秀的工作人员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、晋升职务等。3.对于考核不达标或存在严重问题的工作人员，进行诫勉谈话、调整岗位或按照医院规定进行其他处理。六、培训与发展（一）培训计划1.根据医院发展需求和工作人员岗位技能提升需要制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。2.培训内容包括法律法规、行业标准、办公技能、沟通技巧、团队协作等方面，以提高工作人员的综合素质和业务能力。（二）培训方式1.内部培训：邀请医院内部专家或业务骨干进行培训，分享工作经验和专业知识。2.外部培训：根据工作需要，选派工作人员参加外部专业培训机构举办的培训课程，学习先进的管理理念和技术方法。3.在线学习：利用网络学习平台，提供丰富的学习资源，供工作人员自主学习，拓宽知识面。4.实践锻炼：安排工作人员到其他部门或岗位进行实践锻炼，增强实际工作能