集采供应商规范管理制度

PAGE集采供应商规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司集采供应商管理，规范采购行为，确保采购物资和服务的质量，提高采购效率，降低采购成本，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司集中采购活动中涉及的所有供应商，包括物资供应商、服务供应商等。（三）基本原则1.公平公正原则：对所有供应商一视同仁，在采购过程中遵循公平、公正的竞争机制，确保供应商机会均等。2.诚实守信原则：供应商应诚实守信，如实提供相关资料和信息，履行合同约定的义务。3.质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，确保公司生产经营的正常运转。4.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、供应商准入管理（一）供应商资质要求1.营业执照：具有合法有效的营业执照，经营范围涵盖所供应的物资或服务。2.生产许可证：对于生产型企业，需具备相应的生产许可证，确保产品生产符合国家相关标准。3.质量认证：通过质量管理体系认证（如ISO9001等），证明其具备稳定的质量控制能力。4.行业资质：根据行业特点，可能需要具备特定的行业资质证书，如安全生产许可证等。5.财务状况：具有良好的财务状况，具备一定的资金实力，能够保证正常的生产经营和供货能力。（二）准入流程1.供应商申请：供应商向公司采购部门提交《供应商准入申请表》，并附上相关资质证明文件。2.初步审核：采购部门对供应商提交的申请资料进行初步审核，核实其基本信息和资质情况。3.实地考察：对于通过初步审核的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等。4.评估审批：根据实地考察情况，采购部门会同相关部门对供应商进行综合评估，形成评估报告，报公司管理层审批。5.准入通知：经公司管理层批准后，采购部门向符合准入条件的供应商发出《供应商准入通知书》，明确其准入资格和相关要求。（三）供应商信息管理1.建立供应商档案：采购部门为每一家准入供应商建立档案，记录其基本信息、资质文件、评估报告、合作记录等。2.信息更新：定期对供应商档案信息进行更新，确保信息的准确性和及时性。3.信息保密：严格保密供应商的相关信息，未经供应商同意，不得向第三方披露。三、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购需求和供应商谈判结果，起草采购合同文本。2.合同审核：采购合同文本需经法务部门、财务部门等相关部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方权利义务，防范法律风险和财务风险。3.合同签订：审核通过后的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。（二）合同执行1.供应商履约：供应商应按照合同约定的时间、地点、质量、数量等要求履行供货或服务义务。2.公司监督：采购部门负责对供应商的合同执行情况进行监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。3.变更管理：如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。（三）合同验收1.验收标准：明确采购物资和服务的验收标准，包括质量标准、规格型号、数量等。2.验收流程：采购部门组织相关部门和人员按照验收标准对采购物资和服务进行验收，验收合格后出具验收报告。3.不合格处理：对于验收不合格的物资和服务，采购部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格。（四）合同结算1.结算依据：以验收合格的物资和服务数量及合同约定的价格为结算依据。2.结算流程：采购部门根据验收报告和合同约定，填写付款申请单，经相关部门审核后，报财务部门办理付款手续。3.付款方式：根据合同约定和公司财务制度，选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇等。四、供应商考核管理（一）考核指标1.质量指标：包括物资合格率、服务满意度等，考核供应商提供的产品和服务质量是否符合要求。2.交货期指标：考核供应商是否按时交货，交货期延误率等。3.价格指标：对比供应商的报价与市场价格水平，考核其价格合理性。4.售后服务指标：包括响应时间、解决问题能力、客户投诉处理情况等。（二）考核周期定期对供应商进行考核，考核周期分为月度考核、季度考核和年度考核。（三）考核方式1.数据统计：采购部门收集整理供应商的交货记录、质量检验报告、客户反馈等数据，作为考核的依据。2.实地考察：定期对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理情况等。3.问卷调查：向公司内部使用部门发放问卷调查，了解对供应商产品和服务的满意度。（四）考核结果应用1.优秀供应商：对于考核结果优秀的供应商，给予表彰和奖励，如优先合作、增加采购份额等。2.合格供应商：维持现有合作关系，督促其持续改进。3.不合格供应商：发出书面整改通知，要求其限期整改；整改仍不合格的，暂停合作直至取消准入资格。五、供应商激励与约束机制（一）激励机制1.价格激励：对于长期合作、质量稳定、价格合理的供应商，给予一定的价格优惠。2.订单激励：在同等条件下，优先向表现优秀的供应商下达订单，增加其业务量。3.合作奖励：对在合作过程中表现突出、为公司做出重大贡献的供应商，给予额外的合作奖励。（二）约束机制1.违约责任：明确供应商在合同履行过程中的违约责任，如逾期交货、质量不合格等应承担的赔偿责任。2.信用管理：建立供应商信用档案，记录其信用状况。对于信用不良的供应商，采取限制合作、降低采购份额等措施。3.法律追究：对于严重违反合同约定或法律法规的供应商，依法追究其法律责任。六、供应商退出管理（一）退出情形1.主动申请退出：供应商因自身原因，如经营战略调整、市场竞争失利等，主动向公司提出退出申请。2.考核不合格退出：经考核，连续多次被评为不合格供应商，或在某一考核周期内严重违反合同约定和公司管理规定，被公司取消准入资格。3.其他原因退出：因不可抗力、法律法规政策变化等原因，导致供应商无法继续履行合同义务，或公司与供应商协商一致解除合作关系。（二）退出流程1.提出申请：供应商向公司采购部门提交《供应商退出申请表》，说明退出原因。2.审核批准：采购部门对供应商的退出申请进行审核，报公司管理层批准。3.清理结算：公司与供应商按照合同约定进行清理结算