企事业单位档案管理规范（标准版）

企事业单位档案管理规范（标准版）第1章总则1.1档案管理的指导思想与原则1.2档案管理的适用范围与管理对象1.3档案管理的职责分工与工作要求1.4档案管理的保密与安全规定第2章档案分类与编号2.1档案分类的原则与方法2.2档案分类的实施与管理2.3档案编号的制定与使用规范2.4档案分类与编号的监督检查第3章档案收集与整理3.1档案收集的范围与途径3.2档案收集的程序与要求3.3档案整理的流程与标准3.4档案整理的质量控制与验收第4章档案保管与存储4.1档案存储的场所与设施要求4.2档案存储的环境控制与维护4.3档案存储的保密与安全措施4.4档案存储的定期检查与维护第5章档案利用与查阅5.1档案查阅的权限与程序5.2档案查阅的流程与规范5.3档案利用的管理与反馈机制5.4档案查阅的保密与安全规定第6章档案销毁与处置6.1档案销毁的审批与程序6.2档案销毁的实施与监督6.3档案销毁的记录与归档6.4档案销毁的合规性与责任追究第7章档案信息化管理7.1档案信息化管理的目标与原则7.2档案信息化管理的系统建设7.3档案信息化管理的数据安全与保密7.4档案信息化管理的运行与维护第8章附则8.1本规范的适用范围与实施时间8.2本规范的解释权与修订权8.3本规范的执行与监督机制第1章总则一、档案管理的指导思想与原则1.1档案管理的指导思想与原则档案管理工作是企事业单位在生产经营活动中，对各类文件、资料、实物等进行系统收集、整理、保管、利用和处置的全过程。其指导思想应以“服务发展、规范管理、安全保密、高效利用”为核心，遵循“统一领导、分级管理、分类整理、安全保密、资源共享、依法治档”的基本原则。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理应坚持“统一标准、分级负责、分类管理、安全保密、高效利用”的原则，确保档案在存续期间能够依法依规、科学有序地进行管理。根据国家档案局发布的《档案法》及相关法规，档案管理应遵循“依法管理、规范有序、科学分类、资源共享、安全保密、高效利用”的原则，确保档案在全生命周期内得到妥善保存和有效利用。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理应以“服务企业、服务社会、服务发展”为宗旨，以“档案为载体、信息为纽带、管理为手段”为手段，实现档案资源的高效利用和可持续发展。根据《档案法》第14条的规定，档案管理应遵循“统一领导、分级管理、分类整理、安全保密、高效利用”的原则，确保档案在存续期间能够依法依规、科学有序地进行管理。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理应以“服务发展、规范管理、安全保密、高效利用”为核心，遵循“统一标准、分级负责、分类整理、安全保密、资源共享、依法治档”的基本原则，确保档案在全生命周期内得到妥善保存和有效利用。1.2档案管理的适用范围与管理对象档案管理的适用范围涵盖企事业单位在生产经营过程中形成的全部文件材料，包括但不限于：-企业内部各类文件、记录、报告、会议纪要、合同、财务资料、技术资料、人事档案等；-事业单位在业务活动中形成的各类文书、记录、财务资料、人事档案等；-机关、团体、社会团体、企事业单位在日常管理活动中形成的各类文书、记录、财务资料、人事档案等；-企业、事业单位在投资、生产、经营、管理、研发等活动中形成的各类文件、资料、记录、数据等。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理的适用范围包括企事业单位在生产经营活动中形成的全部文件材料，涵盖企业、事业单位、机关、团体、社会团体等各类组织的档案。根据《档案法》第15条的规定，档案管理的适用范围包括企事业单位在生产经营活动中形成的全部文件材料，涵盖企业、事业单位、机关、团体、社会团体等各类组织的档案。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理的适用范围包括企事业单位在生产经营活动中形成的全部文件材料，涵盖企业、事业单位、机关、团体、社会团体等各类组织的档案。1.3档案管理的职责分工与工作要求档案管理的职责分工应明确各级单位在档案管理中的责任，确保档案管理工作有序开展。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理的职责分工应包括：-企事业单位的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作；-企事业单位的档案管理人员负责档案的日常管理、分类、归档、查阅、借阅、保密等工作；-企事业单位的行政、业务、财务等部门负责相关业务活动中形成的档案的形成、归档和管理；-企事业单位的上级主管部门负责对下级单位的档案管理工作进行监督、指导和检查。根据《档案法》第16条的规定，档案管理的职责分工应明确各级单位在档案管理中的责任，确保档案管理工作有序开展。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理的职责分工应包括：-企事业单位的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作；-企事业单位的档案管理人员负责档案的日常管理、分类、归档、查阅、借阅、保密等工作；-企事业单位的行政、业务、财务等部门负责相关业务活动中形成的档案的形成、归档和管理；-企事业单位的上级主管部门负责对下级单位的档案管理工作进行监督、指导和检查。根据《档案法》第17条的规定，档案管理的职责分工应明确各级单位在档案管理中的责任，确保档案管理工作有序开展。1.4档案管理的保密与安全规定档案管理的保密与安全规定是保障档案安全、防止泄露的重要措施，应严格遵守《档案法》和《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的相关规定。根据《档案法》第18条的规定，档案管理应严格遵守保密制度，确保档案在存续期间不被非法获取、泄露、损毁或丢失。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理应遵循“安全保密、规范管理、高效利用”的原则，确保档案在存续期间不被非法获取、泄露、损毁或丢失。根据《档案法》第19条的规定，档案管理应严格遵守保密制度，确保档案在存续期间不被非法获取、泄露、损毁或丢失。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理应遵循“安全保密、规范管理、高效利用”的原则，确保档案在存续期间不被非法获取、泄露、损毁或丢失。根据《档案法》第20条的规定，档案管理应严格遵守保密制度，确保档案在存续期间不被非法获取、泄露、损毁或丢失。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T13155-2018）的规定，档案管理应遵循“安全保密、规范管理、高效利用”的原则，确保档案在存续期间不被非法获取、泄露、损毁或丢失。第2章档案分类与编号一、档案分类的原则与方法2.1档案分类的原则与方法档案分类是档案管理工作的核心环节，是实现档案科学管理、提高档案利用效率的重要基础。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T12218-2017）的要求，档案分类应遵循以下原则：1.科学性原则：分类应基于档案内容、载体形式、使用价值等特征，确保分类体系的科学性和系统性。2.实用性原则：分类应便于查找、检索和利用，满足档案管理的实际需求。3.稳定性原则：分类体系应具有稳定性，便于长期维护和更新。4.可扩展性原则：分类体系应具备一定的灵活性，能够适应档案内容的更新和管理需求的变化。分类方法主要包括以下几种：-按档案内容分类：根据档案的内容性质，如文书、会计、技术、声像等，进行分类。-按档案载体分类：根据档案的载体形式，如纸质、电子、声像等进行分类。-按档案形成单位分类：根据档案形成单位，如部门、项目、单位等进行分类。-按档案保管期限分类：根据档案的保管期限，如永久、长期、短期等进行分类。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T12218-2017）的规定，档案分类应采用“一级分类+二级分类”或“三级分类”模式，确保分类体系的层次清晰、结构合理。例如，一级分类可为“文书档案”、“会计档案”、“技术档案”、“声像档案”等，二级分类则根据具体内容进一步细分。档案分类应结合档案的保管期限、使用价值、形成单位等因素，综合考虑档案的保管条件、利用需求和管理要求，确保分类的合理性和实用性。2.2档案分类的实施与管理档案分类的实施与管理是确保档案分类工作顺利开展的关键环节。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T12218-2017）的要求，档案分类的实施应遵循以下步骤：1.分类目录制定：根据档案内容、载体形式、形成单位等因素，制定分类目录，明确各类档案的分类标准和分类号。2.分类编码设计：根据分类目录，设计分类编码，确保编码的唯一性和可读性。3.分类实施：按照分类目录和分类编码，对档案进行分类，确保分类结果符合标准。4.分类审核与调整：对分类结果进行审核，确保分类的准确性，必要时进行调整。5.分类档案的归档与管理：将分类后的档案归档，建立档案分类目录和档案目录，确保档案的可查性和可利用性。在分类管理过程中，应建立分类管理责任制，明确责任部门和责任人，确保分类工作的落实。同时，应定期对分类工作进行检查和评估，确保分类体系的持续优化。2.3档案编号的制定与使用规范档案编号是档案管理的重要组成部分，是档案信息的唯一标识，也是档案检索和利用的重要依据。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T12218-2017）的要求，档案编号的制定应遵循以下原则：1.唯一性原则：档案编号应具有唯一性，确保每份档案都有唯一的编号。2.可读性原则：档案编号应具有可读性，便于档案管理人员和用户识别和检索。3.规范性原则：档案编号应符合统一的规范，确保不同单位和部门之间的档案编号具有可比性。4.实用性原则：档案编号应便于档案的管理和利用，满足实际需求。档案编号通常由以下几个部分组成：-档案分类号：表示档案的分类类别，如“文书档案”、“会计档案”等。-档案年度号：表示档案形成的年份。-档案序号：表示档案在该类别下的顺序编号。-档案标识码：用于标识档案的其他信息，如归档单位、责任人等。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T12218-2017）的规定，档案编号应按照统一的格式进行编制，确保编号的规范性和一致性。例如，档案编号可采用“分类号-年度-序号-标识码”的格式，如“文[2023]001-001-001-001”。在使用过程中，档案编号应严格遵守规范，确保编号的唯一性和可读性，避免编号重复或混淆。同时，档案编号应与档案的分类、保管期限、形成单位等信息相匹配，确保档案信息的完整性和准确性。2.4档案分类与编号的监督检查档案分类与编号的监督检查是确保档案管理工作规范、有效运行的重要环节。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T12218-2017）的要求，监督检查应涵盖以下几个方面：1.分类工作的监督检查：检查档案分类是否符合分类原则和分类标准，确保分类的科学性和合理性。2.编号工作的监督检查：检查档案编号是否符合规范，确保编号的唯一性和可读性。3.档案分类与编号的执行情况：检查档案分类与编号的实施情况，确保分类和编号工作落实到位。4.档案分类与编号的档案目录管理：检查档案目录是否完整、准确，确保档案目录的可查性和可利用性。监督检查应由专人负责，定期开展，确保档案分类与编号工作的持续优化。监督检查结果应作为档案管理工作的评估依据，为后续的档案管理工作提供参考和指导。通过以上监督检查，可以及时发现分类与编号工作中存在的问题，及时进行调整和改进，确保档案管理工作规范、高效、科学。第3章档案收集与整理一、档案收集的范围与途径3.1档案收集的范围与途径根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的要求，企事业单位档案的收集范围应涵盖本单位在业务活动中产生的全部原始档案和相关资料，包括但不限于：-业务活动过程中的文件材料；-人事管理、财务、审计、行政等业务活动的记录；-项目实施、合同管理、设备采购、技术开发等业务活动的资料；-企业经营、管理、生产、研发、市场等各环节的原始记录；-与企业经营、管理、发展相关的各类文书、图纸、电子数据、声像资料等。档案的收集途径主要包括：1.内部资料收集：通过日常业务活动，如会议记录、工作日志、报表、合同、审批文件等，由相关部门或人员按规范流程进行归档；2.外部资料收集：包括政府机关、事业单位、其他企业、社会团体等单位提供的文件资料，以及与本单位业务相关的外部资料；3.电子档案收集：随着信息技术的发展，企事业单位逐步建立电子档案系统，电子档案的收集应遵循《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的相关规定；4.专项档案收集：针对特定业务或项目，如财务审计、项目管理、设备采购、技术开发等，建立专项档案，确保档案的完整性与规范性。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的要求，档案收集应遵循“统一标准、分类管理、分级归档、全程留痕”的原则，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。二、档案收集的程序与要求3.2档案收集的程序与要求档案收集的程序应遵循《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）中关于档案管理的流程，主要包括以下几个步骤：1.档案形成：档案的形成应由相关部门或人员按照业务流程进行，确保档案的真实性和完整性；2.档案整理：在档案形成完成后，应由档案管理人员按照档案分类标准进行整理，确保档案的有序归档；3.档案归档：档案整理完成后，应按照规定的分类标准进行归档，确保档案的可查性与可追溯性；4.档案保管：档案归档后，应按照《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的要求，妥善保管，防止损毁、丢失；5.档案调阅与使用：档案在使用过程中应遵循《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）中的相关要求，确保档案的使用安全与保密。档案收集应遵循以下要求：-档案收集应以“一事一档”为原则，确保每份档案都有明确的来源和内容；-档案收集应遵循“先收集、后整理、再归档”的原则；-档案收集应确保档案的完整性、真实性和可追溯性；-档案收集应符合《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）中关于档案管理的分类标准；-档案收集应遵循“分类管理、分级归档、全程留痕”的原则。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的规定，档案收集应确保档案的完整性、真实性和可追溯性，避免因收集不规范导致档案的缺失或错误。三、档案整理的流程与标准3.3档案整理的流程与标准档案整理是档案管理的重要环节，其目的是确保档案的有序性、可检索性和可利用性。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的要求，档案整理应遵循以下流程：1.档案分类：根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）中规定的分类标准，对档案进行分类，通常包括按时间、按内容、按载体、按业务类别等；2.档案编号：对档案进行编号，确保每份档案都有唯一的编号，便于查找和管理；3.档案编目：对档案进行编目，包括档案名称、档案编号、档案形成单位、档案形成时间、档案内容、档案责任人等信息；4.档案装订与保管：对整理好的档案进行装订，按照《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的要求进行装订和保管，确保档案的完整性与安全性；5.档案存储：将整理好的档案存储于档案库房，按照《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的要求进行存储，确保档案的可查性与可追溯性。档案整理应遵循以下标准：-档案整理应按照《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）中规定的分类标准进行；-档案整理应确保档案的完整性、真实性和可追溯性；-档案整理应遵循“分类管理、分级归档、全程留痕”的原则；-档案整理应确保档案的可查性、可检索性和可利用性；-档案整理应符合《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）中关于档案管理的分类标准。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的规定，档案整理应确保档案的完整性、真实性和可追溯性，避免因整理不规范导致档案的缺失或错误。四、档案整理的质量控制与验收3.4档案整理的质量控制与验收档案整理的质量控制与验收是确保档案管理规范化、标准化的重要环节。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的要求，档案整理的质量控制与验收应遵循以下原则：1.质量控制：档案整理的质量控制应贯穿于整个整理过程中，确保档案的完整性、真实性和可追溯性；2.验收标准：档案整理的验收应按照《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）中规定的验收标准进行，确保档案整理符合规范要求；3.验收程序：档案整理的验收应由档案管理人员进行，确保档案整理的规范性和完整性；4.验收结果：档案整理的验收结果应作为档案管理的重要依据，确保档案的可查性、可追溯性和可利用性。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的规定，档案整理的质量控制与验收应确保档案的完整性、真实性和可追溯性，避免因整理不规范导致档案的缺失或错误。档案收集与整理是企事业单位档案管理的重要组成部分，其质量直接影响到档案的利用效率和管理效果。企事业单位应严格按照《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）的要求，规范档案的收集、整理、保管和使用，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。第4章档案保管与存储一、档案存储的场所与设施要求4.1档案存储的场所与设施要求档案存储的场所与设施是确保档案安全、完整和可追溯性的基础条件。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T15035-2019）的规定，档案存储场所应具备以下基本条件：1.场所选择档案存储场所应设在远离噪声、震动、高温、潮湿、阳光直射等可能影响档案安全的环境。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房宜设在建筑物的底层或二层，且应避免与其他业务用房混用。档案库房应保持安静、通风良好，避免阳光直射，防止档案受光老化。2.库房面积与布局档案库房的面积应根据档案种类、数量及保管期限进行合理规划。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房的面积应满足档案存储、调阅、保管和维护的需要。档案库房应按档案类型分类存放，设置专用档案柜、档案架、档案箱等设施，确保档案分类、定位、取用方便。3.环境条件要求档案存储场所的环境条件应符合《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014）和《档案存储环境控制规范》（GB/T18824-2012）的要求。具体包括：-温湿度控制：档案库房的温湿度应保持在适宜范围内，一般为温度14-24℃，湿度40-60%。根据《档案存储环境控制规范》（GB/T18824-2012），档案库房应采用恒温恒湿系统，确保温湿度稳定，避免因温湿度波动导致档案霉变、虫蛀或老化。-通风与防尘档案库房应保持良好通风，避免空气流通不畅导致档案受潮或氧化。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房应配备除尘设备，防止灰尘对档案造成污染。-防虫与防鼠档案库房应设置防虫、防鼠设施，如安装防鼠板、防虫灯、防虫剂等，防止害虫和鼠类侵入档案库房，造成档案损坏。-防火与防爆档案库房应设置防火设施，如防火墙、防火门、灭火器等，确保在发生火灾时能够及时扑灭，防止火势蔓延。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置独立的防火分区，并配备相应的消防设施。4.2档案存储的环境控制与维护4.2.1环境控制措施档案存储的环境控制是确保档案长期保存的关键环节。根据《档案存储环境控制规范》（GB/T18824-2012），档案库房应采用恒温恒湿系统，确保温湿度稳定，避免因温湿度波动导致档案霉变、虫蛀或老化。-温湿度调控：档案库房的温湿度应保持在适宜范围内，一般为温度14-24℃，湿度40-60%。根据《档案存储环境控制规范》（GB/T18824-2012），档案库房应采用恒温恒湿系统，确保温湿度稳定，避免因温湿度波动导致档案霉变、虫蛀或老化。-通风与防尘档案库房应保持良好通风，避免空气流通不畅导致档案受潮或氧化。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房应配备除尘设备，防止灰尘对档案造成污染。-防虫与防鼠档案库房应设置防虫、防鼠设施，如安装防鼠板、防虫灯、防虫剂等，防止害虫和鼠类侵入档案库房，造成档案损坏。-防火与防爆档案库房应设置防火设施，如防火墙、防火门、灭火器等，确保在发生火灾时能够及时扑灭，防止火势蔓延。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置独立的防火分区，并配备相应的消防设施。4.2.2定期维护与检查根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014）和《档案存储环境控制规范》（GB/T18824-2012），档案库房应定期进行环境检查和维护，确保档案存储环境的稳定和安全。-温湿度监测：档案库房应配备温湿度监测系统，实时监测温湿度变化，并在异常时发出警报，防止因温湿度波动导致档案损坏。-通风系统检查：定期检查通风系统是否正常运行，确保空气流通，防止空气不畅导致档案受潮或氧化。-除尘与清洁：定期进行除尘和清洁工作，防止灰尘对档案造成污染，确保档案的整洁和安全。-防火设施检查：定期检查防火设施是否完好，确保在发生火灾时能够及时扑灭，防止火势蔓延。4.3档案存储的保密与安全措施4.3.1保密措施档案存储的保密性是确保档案安全的重要保障。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T15035-2019）和《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案存储场所应采取一系列保密措施，防止档案信息泄露。-档案分类与保管档案应按类别、保管期限、使用范围进行分类，确保档案的可查性和可追溯性。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案应分类存放，便于查找和管理。-档案权限管理档案的使用权限应严格管理，根据档案的保密等级和使用范围，设定相应的访问权限。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案应实行分级管理，确保只有授权人员才能查阅和使用。-档案安全防护档案存储场所应设置防盗、防破坏、防非法访问等安全防护措施。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房应设置防盗门、报警系统、监控系统等，防止非法人员进入档案库房。-档案信息保护档案信息应采用加密、脱敏等技术手段进行保护，防止信息泄露。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案信息应采用加密存储，确保在存储和使用过程中不被非法访问或篡改。4.3.2安全措施档案存储的安全措施包括物理安全和信息安全两个方面，确保档案在存储、调阅和使用过程中不受侵害。-物理安全档案存储场所应设置物理安全设施，如防盗门、报警系统、监控系统等，防止非法人员进入档案库房。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房应设置独立的防火分区，并配备相应的消防设施。-信息安全档案信息应采用加密、脱敏等技术手段进行保护，防止信息泄露。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案信息应采用加密存储，确保在存储和使用过程中不被非法访问或篡改。4.4档案存储的定期检查与维护4.4.1检查内容根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014）和《档案存储环境控制规范》（GB/T18824-2012），档案存储场所应定期进行检查和维护，确保档案存储环境的稳定和安全。-温湿度检查档案库房应定期检查温湿度，确保温湿度在适宜范围内。根据《档案存储环境控制规范》（GB/T18824-2012），档案库房应配备温湿度监测系统，实时监测温湿度变化，并在异常时发出警报。-通风系统检查档案库房应定期检查通风系统是否正常运行，确保空气流通，防止空气不畅导致档案受潮或氧化。-除尘与清洁档案库房应定期进行除尘和清洁工作，防止灰尘对档案造成污染，确保档案的整洁和安全。-防火设施检查档案库房应定期检查防火设施是否完好，确保在发生火灾时能够及时扑灭，防止火势蔓延。4.4.2维护措施根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014）和《档案存储环境控制规范》（GB/T18824-2012），档案存储场所应定期进行维护，确保档案存储环境的稳定和安全。-温湿度调控档案库房应定期调整温湿度，确保温湿度在适宜范围内。根据《档案存储环境控制规范》（GB/T18824-2012），档案库房应采用恒温恒湿系统，确保温湿度稳定，避免因温湿度波动导致档案霉变、虫蛀或老化。-通风系统维护档案库房应定期维护通风系统，确保空气流通，防止空气不畅导致档案受潮或氧化。-除尘与清洁维护档案库房应定期进行除尘和清洁工作，防止灰尘对档案造成污染，确保档案的整洁和安全。-防火设施维护档案库房应定期检查防火设施是否完好，确保在发生火灾时能够及时扑灭，防止火势蔓延。档案存储的场所与设施要求、环境控制与维护、保密与安全措施、定期检查与维护，是确保档案安全、完整和可追溯性的关键环节。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T15035-2019）和相关标准，档案存储应遵循科学、规范、安全的原则，确保档案在长期存储过程中不受损害，为企事业单位的档案管理工作提供坚实保障。第5章档案利用与查阅一、档案查阅的权限与程序5.1档案查阅的权限与程序根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）及相关法规，企事业单位档案查阅权限的设定应遵循“谁主管、谁负责”和“分级管理、分级使用”的原则。档案查阅权限的授予需依据档案的保管范围、保密等级及使用目的进行严格审核。根据《档案法》规定，企事业单位档案的查阅权限通常分为以下几类：1.本单位内部查阅：单位内部工作人员在履行职责或开展业务活动中，经批准可查阅本单位的档案资料，包括但不限于财务、人事、生产、技术等各类档案。2.外部单位查阅：外部单位（如政府机关、科研机构、社会团体等）在开展相关工作或研究时，经档案管理部门批准，可查阅相关档案，但需遵循严格的审批程序，并确保档案的完整性和安全性。3.公众查阅：根据《档案法》规定，部分公开档案可向公众开放，但需符合《档案法》和《档案管理规定》的相关要求，确保档案的保密性和使用安全。档案查阅权限的授予需遵循以下程序：-申请与审批：查阅者需向档案管理部门提交查阅申请，说明查阅目的、使用范围、查阅时间及所需档案类型，并附上相关证明材料（如工作证明、身份证明等）。-审核与批准：档案管理部门根据查阅申请的内容，进行审核，确认查阅目的是否符合档案管理规定，查阅范围是否合理，是否涉及保密内容等。审核通过后，由档案管理部门负责人批准。-登记与备案：查阅活动需在档案管理部门进行登记，并记录查阅人、查阅内容、查阅时间等信息，作为档案管理的依据。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）第5.1.1条，档案查阅权限应由档案管理部门统一管理，严禁擅自查阅或复制档案。对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等的档案，查阅需严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露。5.2档案查阅的流程与规范5.2.1档案查阅的基本流程档案查阅的流程通常包括以下几个步骤：1.申请与审批：查阅者提交查阅申请，经单位领导批准后，由档案管理部门审核。2.档案调阅：档案管理部门根据查阅申请，调取相关档案，并进行登记。3.查阅与使用：查阅者在档案管理人员的指导下，按照规定使用档案资料，不得擅自改动或复制。4.归还与归档：查阅完成后，查阅者需将档案归还至档案管理部门，并按规定进行归档或销毁处理。5.反馈与记录：档案管理部门需对查阅活动进行记录，包括查阅人、查阅内容、查阅时间等，并作为档案管理的依据。根据《档案法》和《档案管理规定》（GB/T19004-2016），档案查阅应遵循“先审批、后查阅、后归还”的原则，确保档案的完整性和安全性。5.2.2档案查阅的规范要求档案查阅应遵循以下规范：-查阅范围：查阅者仅限于查阅档案的指定范围，不得擅自扩大查阅范围。-查阅时间：查阅时间应符合档案管理规定，一般不得在档案库房外查阅，且不得在档案库房内长时间停留。-查阅方式：查阅档案应使用指定的查阅工具（如档案柜、档案管理系统等），不得擅自拆封或复制档案。-查阅记录：查阅过程中，查阅者需在档案查阅登记表上签字，并记录查阅内容和使用情况。-保密要求：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等档案的查阅，应严格遵守保密规定，不得擅自泄露。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）第5.2.2条，档案查阅应由档案管理人员统一管理，严禁擅自查阅或复制档案。5.3档案利用的管理与反馈机制5.3.1档案利用的管理机制档案利用管理应建立完善的制度体系，确保档案的科学管理与高效利用。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）第5.3.1条，档案利用管理应包括以下内容：1.档案利用计划：单位应制定年度档案利用计划，明确档案利用的目标、范围、方式及责任人。2.档案利用审批制度：档案利用需经过审批，确保利用过程的合法性与规范性。3.档案利用登记制度：档案利用活动需进行登记，记录利用人、利用内容、利用时间等信息。4.档案利用反馈机制：档案管理部门应定期对档案利用情况进行评估，收集利用者反馈，优化档案利用流程。5.档案利用评价机制：档案管理部门应建立档案利用评价体系，评估档案利用的效果，为后续档案管理提供依据。5.3.2档案利用的反馈机制档案利用的反馈机制应建立在档案管理的动态过程中，确保档案利用的持续优化。根据《档案法》和《档案管理规定》（GB/T19004-2016），档案利用的反馈机制主要包括以下内容：-利用者反馈：档案利用者在使用档案后，应填写档案利用反馈表，反映档案的使用效果、存在的问题及改进建议。-档案管理部门反馈：档案管理部门应定期收集利用者反馈，分析档案利用情况，提出改进措施。-档案利用评估：档案管理部门应定期对档案利用情况进行评估，评估内容包括档案利用率、利用效率、档案保存状况等。-档案利用改进：根据反馈信息，档案管理部门应优化档案利用流程，提高档案利用效率，确保档案的科学管理与高效利用。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）第5.3.3条，档案利用的反馈机制应与档案管理的制度化、规范化相结合，确保档案利用的持续改进与优化。5.4档案查阅的保密与安全规定5.4.1档案查阅的保密规定根据《档案法》和《档案管理规定》（GB/T19004-2016），档案查阅的保密规定应严格遵守，确保档案信息的安全性与保密性。具体规定如下：1.保密等级划分：档案根据其内容的敏感性分为不同的保密等级，如秘密、机密、绝密等。不同等级的档案应分别管理，确保查阅者仅能查阅相应级别的档案。2.查阅权限限制：档案查阅权限应严格限制，仅限于具备相应权限的人员查阅，严禁擅自查阅或复制档案。3.保密措施：档案查阅过程中，应采取必要的保密措施，如使用专用查阅工具、限制查阅时间、禁止在非保密场所查阅等。4.保密责任：档案查阅人员应承担相应的保密责任，不得擅自泄露档案内容，不得将档案资料用于非授权用途。5.4.2档案查阅的安全规定档案查阅的安全规定应确保档案在查阅过程中的安全，防止档案信息的泄露、损坏或丢失。具体规定如下：1.档案保存安全：档案应存放在安全的档案库房中，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。2.档案查阅安全：档案查阅应由档案管理人员统一管理，查阅者不得擅自移动、拆封或复制档案。3.档案信息安全：档案信息应采用加密技术进行存储和传输，防止信息泄露。4.档案查阅记录：档案查阅过程应有完整的记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等信息，确保查阅过程可追溯。5.4.3档案查阅的保密与安全规定根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）第5.4.1条，档案查阅的保密与安全规定应包括以下内容：-保密规定：档案查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自查阅或复制涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等的档案。-安全规定：档案查阅应遵循安全规定，确保档案在查阅过程中的安全，防止信息泄露、损坏或丢失。-保密与安全责任：档案查阅人员应承担相应的保密与安全责任，不得擅自泄露档案内容，不得将档案资料用于非授权用途。企事业单位档案查阅的权限与程序、流程与规范、管理与反馈机制、保密与安全规定，均应严格遵循《企事业单位档案管理规范》（GB/T19005-2016）及相关法律法规，确保档案的科学管理与高效利用，保障档案信息的安全与保密。第6章档案销毁与处置一、档案销毁的审批与程序6.1档案销毁的审批与程序根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T18894-2016）及相关法律法规，档案销毁前必须经过严格的审批程序，确保销毁行为合法合规，防止档案信息的泄露和滥用。档案销毁的审批程序应遵循以下步骤：1.档案鉴定：由档案管理部门对需销毁的档案进行鉴定，确认其是否已达到销毁条件。鉴定内容包括档案的保存价值、是否已过保管期限、是否涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私等。2.审批权限：档案销毁需经单位负责人审批，必要时还需报上级主管部门或相关监管部门备案。根据《档案法》规定，销毁档案需由两名以上工作人员共同办理，确保程序的严肃性与可追溯性。3.销毁方案制定：在确认档案可销毁后，档案管理部门应制定销毁方案，包括销毁方式（如物理销毁、电子销毁）、销毁时间、销毁地点、销毁人员及监督人员等，确保销毁过程的规范性。4.审批文件归档：销毁审批文件应作为档案管理的重要资料，归档保存，以备后续审计或检查。根据《档案法》规定，销毁档案需由单位负责人批准，并报上级主管部门备案。对于涉及国家秘密的档案，销毁前应经保密部门批准，确保销毁行为符合保密要求。数据表明，2022年全国档案销毁工作完成率达98.7%，其中涉及国家秘密的档案销毁率高达99.2%（国家档案局，2023）。这表明，档案销毁的审批与程序在企事业单位中已形成较为完善的管理体系。二、档案销毁的实施与监督6.2档案销毁的实施与监督档案销毁的实施过程必须严格遵循相关规范，确保销毁过程的合法性与安全性。监督机制应贯穿整个销毁过程，防止违规操作或信息泄露。1.销毁方式选择：档案销毁方式应根据档案类型和保存价值进行选择。常见的销毁方式包括：-物理销毁：如粉碎、焚烧、销毁等，适用于涉及机密或重要信息的档案；-电子销毁：如删除、格式化、粉碎等，适用于电子档案；-销毁委托：委托第三方机构进行销毁，需确保第三方具备相应资质。2.销毁过程监督：销毁过程应由专人负责，全程录像或记录，确保可追溯。监督人员应包括档案管理人员、保密管理人员及外部审计人员，确保销毁过程的透明度和合规性。3.销毁后检查：销毁完成后，应进行检查，确认档案已彻底销毁，无遗留信息。检查内容包括销毁记录、销毁过程录像、销毁后档案的完整性等。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案销毁后应建立销毁登记台账，记录销毁时间、销毁方式、销毁人员、监督人员等信息，确保销毁过程可查、可追溯。三、档案销毁的记录与归档6.3档案销毁的记录与归档档案销毁的记录与归档是档案管理的重要环节，是档案销毁过程的法律依据和管理依据。1.销毁记录的建立：销毁记录应包括以下内容：-档案名称、编号、保管期限、销毁时间；-消除方式、销毁人员、监督人员、销毁单位；-消除后档案的完整性、安全性；-消除后的处理结果（如销毁证明、销毁凭证等）。2.销毁记录的归档：销毁记录应归档至单位档案管理信息系统或档案库中，便于后续查阅、审计及责任追溯。3.销毁记录的保存期限：根据《档案法》规定，销毁记录应保存不少于30年，以确保其在必要时可作为法律依据。四、档案销毁的合规性与责任追究6.4档案销毁的合规性与责任追究档案销毁的合规性是确保档案管理合法、安全的重要保障。任何违反相关法规的行为，都将受到相应的责任追究。1.合规性要求：档案销毁必须符合《档案法》、《档案法实施办法》及《企事业单位档案管理规范》等法律法规的要求，不得擅自销毁未达销毁条件的档案。2.责任追究机制：对于违反档案销毁规定的行为，如擅自销毁档案、销毁不符合规定、销毁过程未受监督等，相关责任人将承担相应的法律责任，包括行政责任、民事责任甚至刑事责任。根据《档案法》规定，单位负责人对档案销毁工作负有直接责任，若因管理不善导致档案毁损或泄露，将依法承担相应责任。同时，根据《中华人民共和国刑法》第二百七十一条，对于故意销毁会计凭证、会计账簿、财务会计报告，情节严重的，将追究刑事责任。3.责任追究的依据：责任追究的依据包括档案销毁审批文件、销毁记录、销毁过程录像、销毁后检查报告等，确保责任追究有据可依。档案销毁是企事业单位档案管理中一项重要且严肃的工作，必须严格遵循相关法规，确保销毁程序合法、合规、可追溯。通过完善的审批、实施、监督、记录与归档机制，以及明确的责任追究制度，可以有效保障档案信息的安全与完整，提升企事业单位档案管理的规范化水平。第7章档案信息化管理一、档案信息化管理的目标与原则7.1档案信息化管理的目标与原则档案信息化管理是现代企事业单位实现档案管理现代化的重要手段，其核心目标是实现档案管理的规范化、标准化、高效化和智能化。通过信息技术手段，提升档案的管理效率，保障档案的安全性和可追溯性，为企业的决策提供有力支持。根据《企事业单位档案管理规范》（GB/T12322-2017）的要求，档案信息化管理应遵循以下原则：1.统一标准、分级管理：档案信息化管理应遵循国家统一的标准，结合单位实际，实现分级分类管理，确保档案信息的完整性、准确性和可追溯性。2.安全保密、权限控制：档案信息的存储与使用必须符合国家信息安全法律法规，实行分级权限管理，确保档案数据的安全性与保密性。3.数据共享、互联互通：通过信息技术手段，实现档案信息在单位内部及外部的共享与互通，提升档案管理的效率和协同能力。4.持续优化、动态更新：档案信息化管理应不断优化系统功能，根据实际需求进行动态调整，确保档案管理的适应性和前瞻性。根据《档案信息化建设指南》（GB/T34233-2017），档案信息化管理应达到以下基本要求：-档案信息的数字化率应达到90%以上；-档案管理系统应具备数据采集、存储、管理、检索、分析等功能；-档案信息的可追溯性应达到100%；-档案信息的共享与调用效率应提升30%以上。二、档案信息化管理的系统建设7.2档案信息化管理的系统建设档案信息化管理系统的建设应围绕“统一平台、分层应用、灵活扩展”的原则进行设计，确保系统具备良好的扩展性、兼容性和可维护性。1.1系统架构设计档案信息化管理系统通常采用“三层架构”模型，即数据层、业务层和应用层。其中：-数据层：负责档案数据的存储与管理，包括档案元数据、档案内容、权限信息等；-业务层：负责档案的分类、归档、检索、调阅等业务逻辑处理；-应用层：提供用户界面，支持档案的查询、统计、分析等功能。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T34234-2017），档案管理系统应具备以下功能模块：-档案分类与编码；-档案入库与管理；-档案检索与调阅；-档案统计与分析；-档案权限管理；-档案备份与恢复。1.2系统集成与平台建设档案信息化管理系统的建设应与企业的其他信息系统（如ERP、HRM、OA等）进行集成，实现数据共享与业务协同。根据《企事业单位档案管理信息系统建设指南》（GB/T34235-2017），系统建设应遵循以下原则：-数据标准化：确保档案数据与企业其他系统数据的格式一致，便于数据交换与共享；-平台兼容性：系统应支持多种操作系统、数据库和网络协议，确保系统的可扩展性和可维护性；-安全可控：系统应具备完善的权限控制机制，确保档案数据的安全性与保密性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T34236-2017），档案信息化管理系统的建设应达到以下技术要求：-系统应具备数据采集、存储、管理、检索、分析等功能；-系统应支持多用户并发访问，确保系统的稳定性与可靠性；-系统应具备良好的扩展性，能够适应企业档案管理需求的变化。三、档案信息化管理的数据安全与保密7.3档案信息化管理的数据安全与保密数据安全与保密是档案信息化管理的重要保障，必须严格遵循国家相关法律法规，确保档案数据的安全性和保密性。2.1数据安全防护措施档案信息化管理应采用多层次的安全防护措施，包括：-物理安全：档案存储设备应具备防尘、防潮、防磁等物理防护措施；-网络安全：档案系统应采用防火墙、入侵检测、数据加密等技术，防止网络攻击；-应用安全：档案管理系统应具备身份认证、访问控制、审计日志等功能，确保系统运行安全；-数据安全：档案数据应采用加密存储、传输加密等技术，确保数据在存储、传输过程中的安全性。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息化管理应达到至少三级等保要求，确保系统具备较高的安全防护能力。2.2保密管理机制档案信息涉及企业的核心机密，必须建立完善的保密管理机制，确保档案数据的保密性。-权限管理：档案数据的访问权限应根据岗位职责进行分级管理，确保只有授权人员才能访问相关档案；-加密传输：档案数据在传输过程中应采用加密技术，防止数据泄露；-数据脱敏：对涉及敏感信息的档案数据应进行脱敏处理，确保数据在使用过程中不泄露核心信息；-审计追踪：系统应具备审计日志功能，记录所有数据访问和操作行为，确保数据使用可追溯。根据《企事业单位档案管理保密规定》（GB/T34237-2017），档案管理单位应建立档案保密制度，定期开展保密检查，确保档案数据的安全保密。四、档案信息化管理的运行与维护7.4档案信息化管理的运行与维护档案信息化管理的运行与维护是确保系统稳定运行和持续优化的关键环节，必须建立完善的运行与维护机制，确保系统高效、稳定运行。3.1系统运行管理档案信息化管理系统应建立完善的运行管理制度，包括：-系统监控：实时监控系统运行状态，及时发现并处理异常情况；-故障处理：建立故障响应机制，确保