供应商信息管理数据表填写示例

供应商信息管理数据表填写示例适用工作情境在企业采购、供应链管理或供应商合作全生命周期中，规范填写供应商信息表是保证数据准确、流程合规的基础。该模板适用于以下场景：新供应商准入时信息采集与备案现有供应商年度信息复核与更新合作项目中对供应商资质的临时核查企业内部供应商信息库统一维护填写流程详解第一步：明确填写目的与范围根据合作阶段确定信息采集重点：新供应商：需完整填写基础信息、资质信息及业务能力信息，保证覆盖准入审核要求；存量供应商：重点核对关键信息（如联系方式、资质有效期、银行账户）是否有变更，补充合作历史等动态信息；专项合作：聚焦与项目相关的特定信息（如主营产品、生产许可、质量认证），避免冗余内容。第二步：收集基础信息从供应商处获取核心身份信息，保证与营业执照、公章等官方文件一致：供应商全称：需与营业执照登记名称完全一致，避免简称或别名（如“XX市XX科技有限公司”不可简写为“XX科技”）；统一社会信用代码：18位代码需核对无误，可通过“国家企业信用信息公示系统”初步核验；注册地址与实际经营地址：若两者不同，需分别填写并说明原因（如“注册地址：XX区XX路XX号，实际经营地址：XX区XX产业园XX栋”）；联系人信息：至少提供1名主要对接人（姓名、职务、手机），紧急联系人可选填；成立时间与注册资金：按营业执照填写，注册资金需注明币种（如“人民币1000万元”）。第三步：补充资质与合规信息根据行业特性及合作要求，收集供应商的合法经营及资质证明文件：营业执照：需在有效期内，若为“三证合一”或“五证合一”，需标注统一社会信用代码；行业特殊资质：如食品行业需《食品生产许可证》，建筑行业需《建筑业企业资质证书》，医疗器械需《医疗器械经营许可证》等，需注明资质等级及有效期；质量与环境认证：如ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证，需填写认证编号及有效期；合规声明：包括“无重大违法记录声明”“知识产权合规承诺”等，需供应商盖章确认。第四步：完善业务与合作信息聚焦合作细节，保证后续业务衔接顺畅：主营产品/服务：详细列出核心品类，如“办公用纸（A4打印纸、笔记本）”“IT运维服务（硬件维修、软件部署）”，避免模糊描述（如“办公用品”）；合作历史：若有过往合作，需填写合作单位名称、合作时间段、合作金额（或规模）、合作评价（如“质量达标，交付及时”）；付款方式与账期：明确约定“电汇”“承兑汇票”等结算方式，账期如“30天”“季度结算”；供货能力：包括月均供货量、最小起订量、应急供货周期等（如“月均供货1000件，最小起订量100件，应急供货周期7天”）。第五步：信息核对与提交自检：填写完成后，对照营业执照、资质证书等原始文件逐项核对，保证无遗漏、无错别字（如“信用代码”误写为“信用税号”）；供应商确认：将信息表提交给供应商联系人复核，要求其签字（或盖章）确认信息真实准确；内部审核：交由采购部门或供应链管理部门负责人审核，重点检查资质有效性、信息一致性及合规性；存档备案：审核通过后，将信息表（含供应商签字版）及附件资质文件扫描存档，电子版同步录入企业供应商管理系统。信息表示例信息类别填写项示例内容基础信息供应商全称XX市XX科技有限公司统一社会信用代码91110108MA0567注册地址XX区XX路XX号XX大厦15层实际经营地址XX经济技术开发区XX工业园XX号联系人某（采购经理）联系人手机[请填写13位联系方式]成立时间2015年3月10日注册资金人民币500万元资质信息营业执照有效期2025年3月9日行业资质名称（如适用）高新技术企业证书资质编号GR20221156资质有效期2024年12月31日质量体系认证ISO9001:2015质量管理体系认证认证编号00123QASR0M1认证有效期2026年5月20日业务信息主营产品/服务办公自动化设备（打印机、复印机）、耗材（墨盒、纸张）合作历史（如有）2021-2023年为XX集团提供办公耗材，合作金额约200万元付款方式电汇，账期45天月均供货能力打印机200台，墨盒5000个备注信息其他说明可提供免费送货上门及3个月质保服务供应商签字确认（供应商盖章）某填写日期2023年10月15日操作要点提醒信息真实性优先：严禁虚构或篡改供应商信息，资质文件需核对原件，复印件需加盖供应商公章“与原件一致”章，否则可能导致合作风险。动态更新机制：供应商关键信息（如地址、联系人、资质有效期）发生变化时，需在15个工作日内更新信息表并重新提交审核，避免使用过期信息。分类管理原则：根据供应商类型（如生产型、贸易型、服务型）或合作重要性（如战略供应商、普通供应商），调整信息采集深度，例如战略供应商需增加财务审计报告、产能证明等附加材料。保密与权限控制：供应商信息涉及商业秘密，仅限采购、财务、审计等相