合同审批与签署标准操作流程

合同审批与签署标准操作流程一、适用业务场景本流程适用于企业各类业务合同的审批与签署管理，涵盖但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、服务外包合同（设计、咨询、运维等）、租赁合同（办公场地、设备）、合作开发合同等。所有涉及企业权利义务的对外书面协议，均需遵循本流程，保证合同合规、权责清晰、风险可控。二、标准操作流程详解（一）需求提出与合同起草需求发起业务部门根据业务需求（如采购需求、合作需求），填写《合同立项申请表》，明确合同目的、合作方基本信息、标的物/服务内容、预算金额、预计履行期限等核心要素，经部门负责人签字确认后，提交至合同管理部门（或综合管理部）备案。输出成果：《合同立项申请表》（含部门负责人审批意见）。合同起草业务部门根据立项申请，与合作方初步沟通合作条款，组织起草合同文本。合同内容需至少包含：双方主体信息（名称、地址、法定代表人）、合同标的、数量/质量标准、价款/支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等核心条款。起草完成后，业务部门负责人对合同内容与业务需求的匹配性、条款完整性进行初审，保证无重大遗漏或明显错误。输出成果：合同草案（加盖部门骑缝章）、《合同立项申请表》（附初审意见）。（二）部门初审审核主体：业务部门负责人、相关职能部门（如财务部、技术部等，根据合同类型确定）。审核内容：业务部门：审核合同内容是否符合业务需求、条款是否完整、数据是否准确（如金额、数量、日期）。财务部：审核价款构成是否合理、支付方式是否符合财务制度、发票要求是否明确、税务处理合规性。技术部/使用部门（如涉及技术标准或设备）：审核技术参数、服务标准、验收方式是否符合实际需求。审核结果：通过：在《合同审批记录表》中签署“同意”意见，流转至下一环节。不通过：书面标注修改意见，退回业务部门调整后重新提交。输出成果：《合同审批记录表》（含各部门审核意见）。（三）法务审核审核主体：法务部门（或外聘法律顾问）。审核内容：主体资格：合作方是否为合法注册实体，经营范围是否涵盖合同业务，法定代表人身份是否有效，必要时需提供营业执照副本、授权委托书等资质文件复印件。合法性：条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在无效或可撤销风险。权责对等：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否具体、可执行，争议解决方式（仲裁/诉讼）是否约定明确。风险提示：对潜在法律风险（如知识产权归属、不可抗力条款、保密期限等）提出修改建议。审核结果：合规：签署“审核通过”意见，流转至管理层审批。不合规：出具《法务审核意见书》，列明具体法律风险及修改条款，业务部门需根据意见调整文本后重新提交法务复核。输出成果：《法务审核意见书》（如有修改）、《合同审批记录表》（含法务审核意见）。（四）管理层审批审批主体：根据合同金额及重要性，由不同层级管理层审批：金额≤10万元：部门负责人+分管副总审批。10万元＜金额≤50万元：分管副总+总经理审批。金额＞50万元或重大战略合同：总经理+董事会/决策委员会审批。审批内容：合同是否符合公司战略规划及年度经营目标。商业条款（如价格、合作模式）是否合理，是否具备经济效益。风险可控性：综合法律、财务、业务风险，评估是否签署。审批结果：批准：在《合同审批记录表》中签署“同意签署”意见，流转至签署环节。驳回：说明驳回理由，合同终止或重新谈判后重新走流程。输出成果：《合同审批记录表》（含管理层审批意见）。（五）合同签署签署准备：合同管理部门核对审批流程完整性，保证所有环节审核通过；最终合同文本需经合作方确认，双方版本一致（如有附件，需加盖骑缝章）。准备法定代表人证件号码明书、授权委托书（如非法定代表人签署，需明确授权范围及权限），签署人需为合法授权人。签署方式：纸质签署：双方加盖合同专用章或公章（多页合同需加盖骑缝章），签署人亲笔签字，签署日期需明确。电子签署：通过合法电子签约平台（如符合《电子签名法》的平台）进行签署，保证签署人身份真实、合同内容不可篡改。签署存档：签署完成后，合同原件至少留存2份（双方各执1份），复印件或电子版交合同管理部门归档。输出成果：签署完成的有效合同文本（纸质/电子）。（六）履行跟踪与归档履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行台账》，记录合同履行进度（如交付节点、付款节点）、验收情况、对方履约表现等。如对方违约（如延迟交付、质量不达标），业务部门应及时书面通知对方，收集证据并上报法务部门处理。归档管理：合同管理部门在合同签署后10个工作日内，完成合同档案整理，包括：审批文件（立项申请、审批记录表、法务意见书）、合同文本、附件、签署文件、履行过程中的重要函件（如验收报告、变更协议）等。档案按“合同编号+合同类型”分类存储，电子档案备份至企业服务器，纸质档案存入专用档案柜，保证查阅便捷、安全保密。输出成果：《合同履行台账》、完整合同档案。三、配套工具模板（一）《合同基本信息表》合同编号合同类型甲方（我方）乙方（对方）采购/销售/服务等名称：*公司名称：*公司地址：市区地址：市区标的物/服务内容合同金额（元）履行期限签署日期备注（二）《合同审批记录表》审批环节责任人部门审核意见签字日期立项申请*业务一部同意立项*YYYY-MM-DD部门初审*业务一部条款完整，同意*YYYY-MM-DD*财务部价格合理，同意*YYYY-MM-DD法务审核*法务部无法律风险，通过*YYYY-MM-DD管理层审批*分管副总符合战略，同意*YYYY-MM-DD*总经理批准签署*YYYY-MM-DD四、关键风险提示合同主体风险：合作方需提供最新营业执照副本、法定代表人证件号码明，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询其经营异常、涉诉等信息，避免与无资质主体签约。条款完整性风险：合同核心条款（如标的、金额、履行期限、违约责任）不得遗漏，口头约定或“未尽事宜双方协商”等模糊表述需明确补充至书面文本。审批时效风险：各环节审核需在3个工作日内完成（紧急合同可缩短，但需书面说明），避免因审批延迟影响业务进度。签署合规风险：严禁使用部门章或财务章签署合同，必须加盖合同专用章或公章；电