公司印章使用管理办法细则

公司印章使用管理办法细则第一章总则第一条目的与依据为规范公司印章管理，保障印章使用的合法性、安全性和严肃性，防范因印章滥用、遗失或管理不当导致的法律风险与经济损失，依据《中华人民共和国公司法》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》及公司实际情况，制定本细则。第二条适用范围本细则适用于公司总部、各部门、分公司及控股子公司的所有印章管理活动，包括印章的刻制、启用、保管、使用、废止、销毁等环节。第三条印章定义与分类本细则所称印章是指以公司名义或部门名义对外、对内发生法律效力的各类印记，具体分类如下：公司公章：代表公司法人主体资格，用于对外签署重要文件、协议、报告及官方函件等，具有最高法律效力。法定代表人印鉴：用于法定代表人授权委托书、法定代表人证明书等需法定代表人签章的文件。合同专用章：专门用于签订各类经济合同、合作协议等法律文件。财务专用章：用于财务核算、资金收付、银行结算及发票开具等财务业务。部门印章：各部门在内部管理中使用的印章，仅限公司内部文件流转，不得对外使用。董事会/监事会印章：用于以董事会或监事会名义发布的公告、决议等文件。其他专用章：如项目章、发票专用章等，根据业务需求设立并限定使用范围。第二章印章的刻制与启用第四条刻制审批与流程申请发起：需刻制印章的部门填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、用途、规格及保管责任人，经部门负责人签字后提交审批。审批权限：公司公章、法定代表人印鉴、合同专用章、财务专用章需经总经理审核、董事长批准；部门印章由部门负责人初审、分管领导审批；董事会/监事会印章由董事会秘书或监事会主席申请，董事长批准。统一刻制：审批通过后，由行政部或法务部（根据公司架构）统一委托具备资质的机构刻制，严禁任何部门或个人私自刻制印章。第五条印章启用与备案印模留存：新印章刻制完成后，需在行政部或档案室留存印模，填写《印章备案登记表》，注明启用日期、保管人及使用范围。启用公告：行政部通过公司内网或邮件向各部门发布印章启用通知，明确新印章的样式、启用时间及注意事项，同步废止旧印章（如有）。领取登记：印章保管人需签署《印章保管责任书》，办理领取手续，明确保管责任与用印义务。第三章印章的保管第六条保管责任与要求专人保管：各类印章实行“专人专管、审用分离”原则，具体保管分工如下：公司公章、部门印章由行政部指定专人保管；法定代表人印鉴由法定代表人本人或其授权的行政部人员保管；合同专用章由法务部或合同管理部门保管；财务专用章、发票专用章由财务部保管；董事会/监事会印章由董事会秘书或监事会指定人员保管。存放规范：印章需存放于带密码锁的保险柜或专用印章箱内，钥匙/密码由保管人专人负责，严禁随意放置或交他人代管。交接管理：保管人因离职、调岗或休假需交接印章时，须填写《印章交接清单》，经部门负责人监督，双方签字确认后存档，并报行政部备案。第七条保管人职责严格遵守用印流程，对未经审批的文件拒绝盖章；定期检查印章状态，确保无损坏、无盗用风险；严禁在空白纸张、空白合同或未填写完整的文件上盖章；发现印章遗失、被盗或异常使用时，立即向部门负责人及行政部报告，并协助采取补救措施（如报警、登报声明等）。第四章印章的使用第八条使用原则与范围合法性：用印文件内容须符合法律法规及公司制度，不得违反国家强制性规定或损害公司利益。对应性：不同类型印章按规定范围使用，例如：对外合同须使用合同专用章或公章，不得用部门章替代；财务支付业务须加盖财务专用章及法定代表人印鉴。审批优先：所有用印行为均需履行审批程序，未经授权不得擅自用印。第九条使用流程申请与审核：用印人填写《印章使用申请表》，注明文件名称、份数、用印类型及用途，并附上待盖章文件。部门负责人对文件内容真实性、合规性进行初审。分级审批：常规文件（如内部通知、报告）由部门负责人审批；对外合同、协议、重要函件需经法务部审核、分管领导及总经理审批；涉及重大投资、担保、融资等事项的文件，须经董事长审批。登记与用印：审批通过后，保管人核对《申请表》与文件内容一致，在《印章使用登记簿》（电子或纸质）中记录用印日期、文件名称、审批人及用印人信息，方可盖章。文件归档：盖章后的文件复印件或扫描件由保管人存档，重要文件（如合同、协议）需同步提交档案室留存。第十条特殊情况处理紧急用印：因紧急事务需立即用印且无法完成书面审批时，用印人可通过邮件、企业微信等方式向审批人申请，经口头批准后用印，事后24小时内补办书面手续。外出用印：确需携带印章外出的，需填写《印章借出申请表》，经总经理批准后，由保管人陪同前往，用印过程全程监督，并于当日归还。多页文件：合同、协议等多页文件需加盖骑缝章，确保文件完整性，防止抽换页风险。第五章印章的废止与销毁第十一条废止情形印章因磨损、变形无法正常使用的；公司名称变更、部门撤销或业务调整导致印章失效的；印章遗失或被盗后已声明作废的；其他经审批需停止使用的情形。第十二条废止与销毁流程申请与审批：保管部门填写《印章废止申请表》，说明废止原因，经原审批人批准后，将印章交回行政部。登记与封存：行政部对废止印章进行登记，标注“作废”字样后封存，封存期限一般为3年，特殊印章（如公章）需永久留存。销毁程序：封存期满后，由行政部、法务部及财务部共同监督销毁，填写《印章销毁记录表》，注明销毁方式（如粉碎、熔毁）及参与人员，存档备查。第六章监督与责任第十三条监督检查定期审计：行政部或内审部每季度对印章使用情况进行抽查，核对《使用登记簿》与实际文件，重点检查是否存在越权审批、违规用印等行为。责任追溯：建立用印全流程记录制度，通过电子审批系统或纸质档案确保每一次用印行为可追溯至审批人、用印人及保管人。第十四条违规处理保管不当：因保管人失职导致印章遗失、被盗的，给予警告至记过处分，造成损失的承担赔偿责任；违规用印：未经审批擅自用印、在空白文件上盖章或超越权限用印的，视情节轻重给予记过、降职直至解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理；擅自刻制：私自刻制公司印章的，立即解除劳动合同，追究法律责任，并要求赔偿全部损失。第十五条应急机制印章遗失或被盗后，保管部门须立即向公安机关报案，并在公司官网及省级以上报纸发布作废声明；因违规用印引发法律纠纷的，法务部需及时介入，采取证据保全、诉讼应对等措施，降低公司损失。第七章附则第十六条制度修订与解释本细则由行政部或法务部负责解释，根据国家法律法规及公司业务调整情