企业供应商选择与合作关系制度

企业供应商选择与合作关系制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》等行业准则，结合集团母公司关于供应商管理的相关要求，以及本公司为防控采购风险、规范供应商选择与合作关系、提升供应链管理效能的内部需求，制定本制度。制度旨在明确供应商选择与合作管理的政策依据、适用范围、核心术语、管理原则，为防范合规风险、优化业务流程、促进持续改进提供制度保障。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在供应商选择、评估、签约、履约、变更及终止等全生命周期管理过程中的行为规范。具体覆盖场景包括但不限于原材料采购、技术服务引进、工程建设外包、咨询服务合作等业务活动，以及公司层面组织的集中采购、招标采购、战略合作等场景。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“供应商专项管理”指公司围绕供应商准入、选择、合作、评价及风险防控等环节，建立的全流程、系统化、规范化的管理机制。其外延涵盖供应商尽职调查、资质审核、履约监控、绩效评价、关系维护等具体管理活动。（二）“供应商合规风险”指因供应商资质不达标、履约行为违规、商业贿赂、数据安全、社会责任等不合规因素，可能对公司声誉、财产、运营及法律合规带来的潜在危害。（三）“战略合作关系”指公司基于长期业务需求，与供应商建立的深度协同、利益共享、风险共担的战略协同机制，通常伴随排他性合作条款及年度综合评价。第四条供应商选择与合作关系管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：管理范围覆盖所有采购类别及业务场景，确保无死角、无空白。（二）责任到人：明确各层级、各部门的管理职责，确保任务可追溯、责任可量化。（三）风险导向：以风险识别、评估、管控为核心，优先防范重大合规风险。（四）持续改进：基于内外部环境变化及管理成效，动态优化管理机制。（五）互利共赢：在合规前提下，通过规范合作促进供应商能力提升，实现供应链可持续发展。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司供应商专项管理第一责任人，对供应商选择与合作关系管理工作的总体合规性、有效性负最终责任；分管领导为直接责任人，负责统筹协调、制度落实及重大事项审批，并对管理成效负直接领导责任。第六条设立公司供应商专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，成员包括财务部、法务部、采购部、技术部、内审部等关键部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定与修订供应商专项管理制度，审批重大管理决策；（二）协调跨部门协作，解决管理中的重大问题；（三）监督评价全公司供应商合作风险管控成效；（四）审议年度供应商合作风险分析报告及改进方案。第七条领导小组下设办公室（挂靠采购部），负责日常工作推进，主要职责包括：（一）组织协调供应商资质审核、招标采购、履约评价等工作；（二）管理供应商信息数据库，维护数据完整性；（三）跟踪制度执行情况，收集反馈问题并提出修订建议。第八条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门（采购部）：负责供应商专项管理制度建设与优化；主导供应商尽职调查、招标评审、合同审核；定期组织供应商履约及合规风险排查；统筹开展培训宣贯。（二）专责部门（法务部、内审部）：法务部负责供应商准入法律合规性审核、合同条款风险识别；内审部负责供应商管理流程的独立监督、重大风险事件调查。（三）业务部门/下属单位：负责本领域供应商需求提报，落实日常合作风险监控；收集供应商履约评价信息，反馈问题至牵头部门。第九条业务部门/下属单位需指定专人（以下简称“联络员”）负责本领域供应商信息的日常管理，主要职责包括：（一）协助采购部完成供应商资料收集与初步筛选；（二）跟踪供应商服务响应质量，记录重大履约问题；（三）及时上报疑似违规行为或重大风险事件。第十条基层执行岗（采购专员、合同管理员等）须履行以下合规操作责任：（一）严格按制度执行供应商信息录入、合同签订等操作；（二）对发现的不合规问题及时上报至联络员或专责部门；（三）签署岗位合规承诺书，明确违规后果。第三章专项管理重点内容与要求第十一条供应商准入管理：所有供应商须经资质预审、实地考察、合规审查后方可合作，严禁引入无营业执照、无生产许可或存在重大失信记录的供应商。资质审查需覆盖企业注册、财务状况、行业口碑、社会责任等维度，重要领域（如医疗设备、信息技术）需开展第三方征信核查。第十二条招标采购规范：达到招标标准（金额阈值、采购类型）的项目必须通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判程序，全程使用电子招标系统，确保过程透明。采购部需制定年度招标计划，领导小组审批特殊例外情形。第十三条合同签订管理：核心条款（如保密、知识产权、违约责任）须经法务部审核，金额超过X万元的合同需双方法定代表人签字或授权代表签字。合同档案纳入供应商信息数据库统一管理，变更事项需签订补充协议。第十四条履约过程监控：建立供应商履约评分模型，定期（每季度/每半年）对交付质量、服务响应、价格竞争力等进行评分，评分结果作为年度评价及续约的重要依据。专责部门需对评分异常的供应商开展专项核查。第十五条供应商绩效评价：每年12月组织对年度合作供应商开展综合评价，评价维度包括合规性、履约能力、价格水平、创新能力等，评价结果分“优秀”“良好”“合格”“不合格”四档，与次年合作计划挂钩。第十六条禁止性行为管控：严禁任何形式的利益输送（如回扣、不当赠送）、关联交易（非公允定价）、强制捆绑采购（无正当理由拒绝同类供应商参与竞争）。采购部需建立供应商回避制度，排查潜在利益冲突。第十七条重大风险防控：对涉及国家安全（如关键矿产、核心技术）、数据安全（如个人信息处理）、社会责任（如劳动用工、环保）的供应商，实施重点监控，必要时启动退出程序。第十八条战略合作深化：对长期稳定、能力突出的供应商，可签订战略合作协议，明确排他合作范围及联合研发条款。战略合作供应商需定期（每年）开展深度能力评估，动态调整合作层级。第十九条供应商退出管理：出现重大合规违法（如被列入失信名单）、持续履约不合格、市场退出等情况的供应商，须立即终止合作，并评估退出风险（如订单中断、知识产权纠纷），法务部全程监督。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：采购部牵头，每年结合法规政策变化、业务调整需求，编制制度修订草案，经领导小组审议通过后发布。重大制度调整需组织全员培训。第二十一条风险识别预警机制：建立季度供应商风险排查清单，覆盖资质、履约、合规等维度，由牵头部门汇总评分，重大风险由领导小组审定后发布预警。预警信息需同步至相关部门及联络员。第二十二条合规审查嵌入机制：将供应商审查嵌入以下关键节点：（一）采购需求提报时：业务部门需提供供应商初步意向，牵头部门复核资质；（二）合同签订前：法务部出具合规意见书；（三）项目启动时：技术部门确认供应商技术能力。未通过审查的环节不得进入下一流程。第二十三条风险分级处置机制：（一）一般风险：由业务部门/下属单位监督整改，牵头部门定期复查；（二）重大风险：由领导小组组织专题会研判，必要时启动应急预案（如紧急寻找替代供应商），并上报至公司决策层。第二十四条责任追究机制：对违反本制度的个人或部门，视情节轻重采取以下措施：（一）违规金额低于X万元的，通报批评，取消年度评优资格；（二）违规金额X万元以上或造成重大损失的，扣减绩效奖金，并由内审部启动问责程序；（三）涉嫌违法的，移交司法机关处理。第二十五条评估改进机制：每年6月由内审部牵头，对上一年度供应商专项管理体系有效性开展评估，重点考核风险识别准确率、问题整改落实率等指标，形成评估报告提交领导小组。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：领导小组每年召开X次专题会议，审议风险处置方案、制度修订草案；牵头部门设立专项管理岗位，配备X名专职人员，明确“一岗双责”（业务管理与风险防控）。第二十七条考核激励机制：将供应商管理合规情况纳入部门年度考核（权重不低于X%），优秀供应商可享受优先采购、联合激励政策，不合格供应商实行“黑名单”管理。第二十八条培训宣传机制：建立分层级培训体系：（一）管理层：每年至少开展X次合规履职培训，重点解读最新法规政策；（二）业务人员：岗前培训及年度复训，考核合格后方可操作；（三）供应商：定期组织合作协议解读、合规要求说明等线上培训。第二十九条信息化支撑：建设供应商协同平台，实现以下功能：（一）电子化供应商档案管理，自动校验资质有效期；（二）智能预警系统，对评分异常、舆情负面等情况实时推送；（三）数据分析模块，支持多维度供应商绩效画像。第三十条文化建设：编制《供应商合规手册》，发布公司标准行为准则；组织年度供应商诚信签约仪式，签订合规承诺书；评选“优秀供应商合作伙伴”，树立正面典型。第三十一条报告制度：建立供应商管理报告体系：（一）月度快报：反映当期重点问题及处置进展；（二）季度报告：分析供应商风险趋势，提出改进建议；（三）年度报告：全面总结管理成效，同步至领导小组及上级单位。第六章附