会议会务筹备与场地布置制度

会议会务筹备与场地布置制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，参照行业先进管理实践，结合集团母公司关于企业内部控制与风险管理的规定，以及公司内部提升管理效能、防控专项风险的客观需求，为规范会议会务筹备与场地布置工作，确保活动安全、高效、合规，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司内部各类会议、活动、培训等场景的会务筹备与场地布置全过程，包括需求申请、方案审批、物资准备、现场执行、后续总结等环节。第三条本制度下列术语含义：（一）“会议会务专项管理”指公司针对会议、活动等事务性工作，从需求发起到资源调配、现场执行及效果评估的全流程管控活动。（二）“专项风险”指在会务筹备与场地布置过程中可能出现的组织协调不力、资源浪费、安全隐患、合规问题等潜在威胁。（三）“XX合规”指会务活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，杜绝形式主义、铺张浪费及违规操作。第四条会议会务专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。（一）全面覆盖：所有会务活动纳入制度化管理范畴，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各级组织、部门及岗位的职责分工，建立责任追溯机制。（三）风险导向：重点关注安全、合规、成本、效率等关键风险点，实施分级管控。（四）持续改进：定期复盘会务活动，优化管理流程，提升资源利用效率。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为会议会务专项管理的第一责任人，对会务活动的总体质量、安全及合规负最终责任；分管领导为直接责任人，统筹日常管理，审批重大事项方案。第六条设立会议会务专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，各相关部门负责人为成员，负责统筹协调、决策审批、监督评价等工作。领导小组办公室设在[牵头部门名称]，承担日常事务管理职能。第七条领导小组主要职责：（一）审议会务专项管理制度及重大方案；（二）协调跨部门会务资源，解决复杂问题；（三）监督会务活动执行情况，评估管理成效；（四）定期召开会议，研究风险处置与优化措施。第八条牵头部门职责：（一）负责会务专项管理制度建设与修订；（二）组织专项风险识别、评估及预警；（三）监督会务活动执行标准，开展绩效考核；（四）统筹会务培训宣贯，提升全员管理意识。第九条专责部门职责：（一）审核会务方案，确保符合合规要求；（二）优化场地布置方案，推动流程标准化；（三）指导业务部门规范操作，处理违规问题；（四）收集行业动态，引入先进管理方法。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实会务专项管理要求，细化执行方案；（二）开展本领域风险自查，及时上报异常情况；（三）配合资源调配，确保活动顺利实施；（四）总结活动经验，持续改进工作质量。第十一条基层执行岗责任：（一）严格遵守会务操作规范，签署岗位合规承诺；（二）发现风险隐患或违规操作，须立即上报；（三）全程记录会务活动情况，保证资料完整；（四）参与应急演练，提升突发事件处置能力。第三章专项管理重点内容与要求第十二条需求管理：业务部门须提交会务申请表，明确活动类型、规模、时间、预算及预期目标，经部门负责人审批后报牵头部门备案。第十三条场地选择：优先使用公司内部会议室，如需外部场地，须比选三家以上供应商，综合评估价格、设施、安全性等因素，经专责部门审核后方可确定。第十四条物资筹备：（一）会议物资须提前采购或租赁，确保数量充足、质量合格；（二）涉及保密内容的资料，须采取加密措施或限制传播范围；（三）电子设备须进行测试，保障活动期间正常运行。第十五条安全管理：（一）场地布置须符合消防安全规定，疏散通道保持畅通；（二）大型活动需制定应急预案，配备急救物资及专业人员；（三）用电设备须由专业人员进行安装调试，严禁超负荷使用。第十六条人员管理：（一）主持人、演讲人等外部人员须提前审核资质，签订保密协议；（二）现场工作人员须明确分工，佩戴标识，服从指挥；（三）重要会议须安排专人记录，保证信息完整。第十七条成本控制：（一）预算编制须科学合理，避免重复支出；（二）供应商价格须公开透明，杜绝利益输送；（三）非必要开支须集体决策，压缩非核心支出。第十八条合规审查：（一）会务方案须包含合规性声明，涉及招投标活动须履行相应程序；（二）涉外活动需遵守外事纪律，不得泄露商业机密；（三）广告宣传内容须经法务部门审核，符合广告法要求。第十九条风险防控重点：（一）场地安全风险：重点排查消防设施、用电负荷、结构承重等问题；（二）信息安全风险：涉密资料须全程监控，活动后及时销毁；（三）舆情风险：敏感会议须加强宣传管控，避免信息外泄。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门每年至少开展一次制度评估，根据法规变化、业务调整及案例复盘，修订完善制度条款。第十三条风险识别预警机制：牵头部门每季度组织一次专项风险排查，对发现的问题进行分级（一般/重大），发布预警通知并抄送相关单位。第十四条合规审查机制：将会务方案合规审查嵌入审批流程，明确“未经专责部门审核不得实施”，重大事项须经领导小组审议。第十五条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，事后上报备案；（二）重大风险由领导小组启动应急程序，协调资源限时解决；（三）突发事件须第一时间上报，严禁瞒报、漏报。第十六条责任追究机制：（一）违规操作导致经济损失的，按金额比例追偿；（二）重复出现同类问题的，对相关责任人给予警告以上处分；（三）情节严重的，取消评优资格并移交纪律部门处理。第十七条评估改进机制：牵头部门每年联合专责部门开展会务活动复盘，形成评估报告并纳入绩效考核，持续优化管理流程。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各级领导须定期听取会务工作汇报，协调解决跨部门难题，确保制度有效落地。第十九条考核激励机制：将会务合规情况纳入部门年度考核，优秀案例予以奖励，考核结果与绩效工资、评优评先挂钩。第二十条培训宣传机制：（一）管理层须接受合规履职培训，重点学习风险管控要求；（二）一线员工须掌握操作规范，每月开展案例分享；（三）制作《会议会务管理手册》，供全员学习参考。第二十一条信息化支撑：开发会务管理系统，实现需求申请、资源调度、费用结算等环节的线上化，提升管理效率。第二十二条文化建设：通过内部刊物、宣传栏等形式，弘扬节约高效理念，营造“人人重合规、事事讲规范”的氛围。第二十三条报告制度：（一）风险事件须在24小时内上报至牵头部门，并抄送专责部门；（二）年度管理情况须于次年X月X日前提交总结报告，内容包含活动数量、成本