供应链管理与采购制度

供应链管理与采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业相关准则，结合[公司名称]内部风险防控需求与业务发展实际制定。旨在规范供应链管理与采购活动，防范采购领域中的廉洁风险、操作风险、合规风险，提升采购效率与质量，确保公司资产安全与利益最大化。第二条本制度适用于[公司名称]总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖从供应商准入、采购计划、招标投标、合同签订、履约验收到付款结算的全流程供应链管理及采购活动。业务场景包括但不限于原材料采购、生产设备采购、技术服务采购、咨询服务采购等。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“供应链专项管理”是指企业对采购需求、供应商、采购流程、合同履行等供应链环节实施的全过程风险识别、控制与优化管理活动，旨在实现采购行为的合规性、经济性与高效性。（二）“供应链风险”是指因供应链中断、供应商履约不力、采购流程不规范、合规要求未满足等因素，可能导致公司经济损失、声誉损害或运营中断的风险。（三）“采购合规”是指采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保采购行为的合法性、合理性、公平性。第四条供应链管理与采购工作应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则，即供应链管理与采购活动必须纳入制度化管理范畴，不留监管盲区；（二）责任到人原则，即明确各层级、各岗位在供应链管理与采购环节的责任主体与职责边界；（三）风险导向原则，即聚焦高风险环节与领域，实施差异化管控措施；（四）持续改进原则，即根据内外部环境变化动态优化供应链管理与采购制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对供应链管理与采购工作的合规性、安全性负总责，分管领导对专项工作的直接管理活动负领导责任。公司设立供应链管理与采购工作领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，成员包括财务部、法务部、审计部、纪检监察部及各业务部门代表，统筹协调供应链管理与采购领域的重大决策、风险处置与监督评价。第六条领导小组主要职责包括：（一）审议供应链管理与采购专项管理制度及重大采购计划；（二）统筹协调跨部门供应链管理与采购风险处置工作；（三）定期听取专项工作汇报，监督制度执行情况；（四）对重大采购决策及风险事件作出最终决策。第七条牵头部门为采购管理部（或供应链管理部），职责包括：（一）负责供应链管理与采购制度体系建设、修订与解释；（二）组织开展供应商风险评估与分级管理；（三）监督采购流程合规性，开展采购业务培训；（四）统计分析采购数据，提出优化建议。第八条专责部门为法务部与审计部，职责包括：（一）法务部负责采购合同的合规审核、法律风险防控；（二）审计部负责采购流程的独立审计，评价制度有效性。第九条业务部门及下属单位职责包括：（一）根据业务需求提出采购计划，落实领导小组决策；（二）实施供应商日常管理，开展履约评价；（三）配合完成采购风险自查与整改。第十条基层执行岗为参与采购业务的全体员工，责任包括：（一）严格遵守采购操作规程，签署岗位合规承诺书；（二）发现采购风险及时上报，不得隐瞒或篡改信息；（三）参与培训考核，达到岗位合规要求。第三章专项管理重点内容与要求第十一条供应商准入管理。供应商必须满足以下条件：（一）具备合法经营资质，无重大违法记录；（二）通过公司组织的资质审查，包括财务状况、行业口碑、技术能力等；（三）签署《供应商合规承诺书》，明确违约责任。禁止向关联方或利益相关人授予采购资格。第十二条采购需求管理。采购需求必须符合以下要求：（一）由业务部门提出书面需求，经部门负责人审批，重大采购需领导小组备案；（二）避免重复采购，建立需求库动态管理机制；（三）禁止以“小批量、高频次”规避招标。第十三条招标投标管理。必须遵守以下规范：（一）公开招标采购金额不低于[金额标准]，或技术复杂、专业性强等特殊情况除外；（二）采用电子招标平台，记录完整招标过程；（三）禁止泄露标底，禁止围标、串标行为。第十四条采购合同管理。合同签订与履行应满足：（一）合同条款必须经法务部审核，金额超过[金额标准]的需审计部备案；（二）明确付款节点与违约责任，设置质量保证金；（三）禁止签订阴阳合同或虚构交易。第十五条履约验收管理。验收程序要求如下：（一）采购方在收到货物/服务后[时限]内完成验收，出具验收报告；（二）重大采购需第三方机构参与评估；（三）验收不合格的应及时退回或要求整改，并追责相关责任人。第十六条付款结算管理。必须遵守：（一）按合同约定支付货款，禁止无票付款或超额支付；（二）财务部核对发票、验收单等材料后执行付款；（三）重大采购付款需领导小组审批。第十七条供应商绩效管理。每年开展供应商评价，重点考核：（一）产品质量、交货及时率、售后服务等核心指标；（二）违规行为记录，实行“一票否决”制；（三）不合格供应商列入“黑名单”，动态调整合作关系。第十八条采购领域廉洁防控。明确禁止：（一）收受供应商回扣、吃请或贵重礼品；（二）利用职权干预采购决策；（三）转包、分包采购任务。违反者依规追责。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。采购管理部每年牵头评估制度适用性，结合以下情况及时修订：（一）国家法律法规调整；（二）公司组织架构变更；（三）重大风险事件暴露的制度漏洞。修订后的制度需经领导小组批准后发布。第二十条风险识别预警机制。每季度开展供应链风险排查，流程如下：（一）牵头部门汇总各部门风险自查结果；（二）领导小组组织专家对高风险领域进行评估分级；（三）发布《风险预警通报》，明确整改要求。第二十一条合规审查机制。将合规审查嵌入以下关键节点：（一）采购计划审批前，审查需求合理性；（二）招标文件发布前，审查程序合法性；（三）合同签订前，审查条款完整性。未通过审查的不得实施。第二十二条风险应对机制。按风险等级分级处置：（一）一般风险：业务部门限期整改，牵头部门跟踪；（二）重大风险：领导小组立即启动应急预案，相关责任人停职调查；（三）上报流程：一般风险逐级上报至分管领导，重大风险直接向主要负责人汇报。第二十三条责任追究机制。违规情形与处罚标准如下：（一）违反招标程序，处[金额标准]罚款，情节严重的解除劳动合同；（二）收受回扣，移送纪检监察部门处理，并追缴违法所得；（三）处罚结果与绩效考核、评优评先挂钩。第二十四条评估改进机制。每年开展制度有效性评估，方法包括：（一）问卷调查业务部门满意度；（二）统计采购投诉与风险事件数量；（三）提出优化方案，纳入次年修订计划。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。明确各级领导责任：（一）主要负责人每季度听取专项工作报告；（二）分管领导每月抽查采购现场执行情况；（三）领导小组每半年召开会议，解决重大问题。第二十六条考核激励机制。将专项合规情况纳入考核体系：（一）部门考核权重不低于[比例]，与年度绩效挂钩；（二）个人考核不合格的，取消评优资格；（三）对合规表现突出的集体/个人给予奖励。第二十七条培训宣传机制。分层级开展培训：（一）管理层：每年组织合规履职培训，重点解读最新法规；（二）业务人员：每月开展操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）发布《供应链管理与采购合规手册》，人手一册。第二十八条信息化支撑。通过ERP系统实现：（一）采购流程线上化，自动校验合规性；（二）供应商信息数据库实时更新；（三）风险预警自动推送。第二十九条文化建设。落实以下措施：（一）设立合规举报箱，保护举报人信息；（二）每年发布《合规倡议书》，签订承诺书；（三）在内部刊物开设专栏，宣传合规理念。第三十条报告制度。明确报告要求：（一）风险事件报告：2小时内上报至牵头部门，24小时内提交初步