公章的管理制度

公章的管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，同时参照集团母公司关于风险管理、合规经营的管理规定，结合公司实际发展需要，旨在防控公章管理中的专项风险，规范公章使用行为，确保公司合法权益不受侵害。公章作为公司意思表示的重要载体，其管理不当可能导致法律纠纷、资产流失等严重后果。因此，通过建立健全公章管理制度，实现全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进的管理目标，是提升公司治理水平、防范经营风险的重要举措。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公章刻制、保管、使用、登记、销毁等全生命周期管理。具体适用场景包括但不限于：公司对外签署合同、协议，办理法律事务，印制重要文件，以及内部授权审批等涉及公章使用的业务场景。所有相关人员在履职过程中必须严格遵守本制度规定，确保公章管理的规范性与安全性。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对公章管理活动所建立的全流程风险防控体系，包括制度设计、流程管控、责任落实、监督考核等环节，旨在实现公章使用的合法合规与高效安全。（二）“XX风险”是指因公章管理不善可能引发的法律风险、财务风险、声誉风险等，如公章遗失、被盗用、违规使用等情形可能导致的合同效力争议、经济损失或行政处罚。（三）“XX合规”是指公章使用行为必须符合国家法律法规、公司内部管理制度及业务场景要求，确保所有操作均有授权依据、履行审批程序并留下可追溯记录。第四条公章专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：公章管理覆盖所有涉及公章使用的业务场景与部门层级，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各级管理主体与执行岗位的职责权限，做到事事有人管、环环有人负责。（三）风险导向：以防范公章管理风险为核心，通过制度设计、流程优化、技术手段等多维度管控潜在风险。（四）持续改进：根据法律法规变化、业务发展需求及管理实践反馈，定期评估并优化公章管理制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司公章管理的第一责任人，对公章管理的整体有效性负最终责任；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调、监督考核与风险防控工作。公司设立公章管理领导小组，由主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人参与，统筹协调公章管理重大事项，确保制度有效执行。第六条公章管理领导小组主要职责包括：（一）审议批准公章管理制度的修订与重大调整；（二）统筹协调跨部门公章使用需求，解决管理中的争议问题；（三）监督评估公章管理制度执行情况，定期通报管理成效；（四）对重大公章使用事件进行决策审批，处置突发事件。第七条公司指定综合管理部为公章管理的牵头部门，具体职责包括：（一）牵头起草、修订并解释公章管理制度，组织全员培训与宣贯；（二）负责公章的刻制申请、保管调配、使用登记与销毁处置，确保实物安全；（三）定期开展公章管理风险排查，对违规行为进行初步调查与上报；（四）建立公章使用台账，实现全流程可追溯管理。第八条公司法务部为公章管理的专责部门，主要职责包括：（一）审核重大公章使用业务的合规性，提供法律支持；（二）参与重大合同、协议的公章使用授权审批，防范法律风险；（三）对公章管理中的法律问题进行咨询与指导，协助处置纠纷；（四）推动公章管理制度与业务流程的优化，提升管理效率。第九条各部门及下属单位作为公章管理的业务部门，承担本领域公章使用的主体责任，具体职责包括：（一）根据业务需求提出公章使用申请，明确使用事由、授权层级与数量；（二）落实内部审批程序，确保所有公章使用均有合规依据；（三）配合综合管理部开展公章使用登记与台账维护；（四）对本部门员工进行公章使用规范培训，杜绝违规操作。第十条基层执行岗位员工作为公章管理的直接操作者，需履行以下合规操作责任：（一）严格按授权范围使用公章，不得超权限或擅自变更使用事由；（二）使用前核对审批手续是否完备，对不合规申请拒绝执行；（三）妥善保管所接触的公章，使用后及时归还并记录使用情况；（四）发现公章遗失、被盗用或异常使用时，第一时间向综合管理部报告。第三章专项管理重点内容与要求第十一条公章刻制管理：公司所有公章的刻制必须经公章管理领导小组审批，由综合管理部统一联系合规的刻制机构，确保材质、规格符合国家标准。公章刻制前需提交刻制申请，说明用途、授权层级及印章样式，经法定代表人签字或授权签字后方可实施。第十二条公章保管管理：公司公章实行集中保管制度，由综合管理部指定专人负责，设置专用保险柜存放，并建立保管日志。公章保管人员需具备高度责任心，实行双人双锁管理，非经授权不得擅自接触或转交他人。第十三条公章使用审批：公章使用必须严格履行内部审批程序，根据业务场景区分审批层级：一般业务（如内部文件）由部门负责人审批；重大业务（如合同签订）需经分管领导或主要负责人审批；特别重大事项需提交公章管理领导小组决策。审批流程需在系统中留痕，未经审批不得使用。第十四条公章使用登记：每次公章使用后，综合管理部需在台账中登记使用时间、事由、经手人、审批人及留存文件名称，确保可追溯。电子印章的使用需同步记录在系统台账，纸质印章使用后需核对存根，避免遗漏或伪造。第十五条公章外借管理：公章原则上不得外借，确因业务需要需经法定代表人书面批准，明确借用期限、用途及责任人，并要求提供担保。外借期间需全程监督，使用完毕后及时收回并销户。第十六条异常使用处置：如发现公章遗失、被盗用或审批程序违规，综合管理部需立即启动应急程序：①暂停相关印章使用；②调查原因并上报领导小组；③必要时向公安机关报案；④评估损失并采取补救措施。第十七条公章销毁管理：公章因损毁、替换或业务终止需销毁时，由综合管理部提出申请，经公章管理领导小组审批后，指定专人监督销毁过程，确保印章内容无法恢复，并记录销毁情况备案。第十八条电子印章管理：公司推行电子印章系统，实现公章使用的线上审批与实时监控。电子印章的使用权限与纸质印章一致，需通过授权认证后方可操作，系统自动生成使用记录，与纸质印章管理同等效力。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：公司每年至少开展一次公章管理制度评估，根据国家法律法规变化、业务调整需求及管理实践反馈，由综合管理部提出修订意见，经法务部审核后报公章管理领导小组批准实施。第二十条风险识别预警机制：公司每季度组织一次公章管理风险排查，由综合管理部牵头，法务部、财务部等部门参与，重点排查保管风险、审批风险、外借风险等，对发现的隐患进行分级评估并发布预警通知。第二十一条合规审查机制：将公章使用合规性审查嵌入业务流程，具体嵌入节点包括：①合同签订前审查；②重大文件印发前审查；③授权审批前审查。未经合规审查的公章使用申请一律不予批准，实行“未经审查不得实施”原则。第二十二条风险应对机制：根据风险等级制定分级处置方案：（一）一般风险：由业务部门自行整改，综合管理部监督完成；（二）重大风险：由公章管理领导小组组织专项处置，必要时引入第三方机构协助；（三）重大事件：启动应急预案，由法定代表人牵头成立处置小组，明确上报时限与协同责任。第二十三条责任追究机制：对违反公章管理制度的行为，根据情节轻重追究相应责任：（一）轻微违规：给予警告或通报批评，并要求整改；（二）一般违规：扣除绩效奖金，取消评优资格；（三）严重违规：移交纪律处分程序，涉嫌犯罪的依法移送司法机关。第二十四条评估改进机制：每年12月底由综合管理部牵头，组织法务部、审计部等部门对公章管理制度有效性进行评估，通过问卷调查、案例分析、数据分析等方法，形成评估报告并提出优化建议，持续完善管理体系。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人每年听取一次公章管理工作汇报，分管领导每季度检查一次制度执行情况，确保各级管理主体履行推进责任。设立专项工作小组，由综合管理部、法务部等部门人员组成，负责日常协调与监督。第二十六条考核激励机制：将公章管理合规情况纳入部门年度考核指标，权重不低于5%，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩。对在公章管理中表现突出的部门和个人，给予表彰奖励；对存在严重问题的部门，实行“一票否决”。第二十七条培训宣传机制：分层级开展公章管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，每年至少组织两次集中培训。通过内部平台发布合规手册、典型案例分析，增强全员风险意识。第二十八条信息化支撑：建设公章管理信息系统，实现以下功能：①线上申请与审批；②实时监控使用状态；③自动生成使用记录；④风险预警与追溯查询。通过技术手段提升管理效率与安全性。第二十九条文化建设：编制《公司公章管理合规手册》，要求全体员工签订合规承诺书。通过宣传栏、内部会议等方式，营造“人人重合规、事事守规则”的管理氛围。第三十条报告制度：综合管理部每月向公章管理领导小组报送工作简报，内容包括：①当期