养老院物品管理制度

养老院物品管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国老年人权益保障法》《社会养老服务发展“十四五”规划》等行业法规，参照国家养老服务行业管理标准及集团母公司内部控制规范，结合本企业养老院运营实际，为规范物品管理、防范运营风险、提升服务品质制定。制度旨在明确物品管理职责、规范业务流程、强化风险防控，保障老年人权益，促进养老院可持续发展。第二条本制度适用于本企业所有部门、下属单位及全体员工，涵盖养老院物品采购、入库、存储、领用、处置等全生命周期管理，以及与老年人服务相关的特殊物品（如医疗辅具、照护用品、营养膳食物资）的管理场景。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）物品专项管理：指养老院对各类物品实施全流程监督控制，包括采购决策、供应商管理、质量验收、库存控制、领用审批、报废处置等环节的规范化管理。（二）运营风险：指物品管理过程中可能引发的服务中断、资产流失、质量安全问题、合规瑕疵等潜在不利影响。（三）合规管理：指物品管理活动符合国家法律法规、行业标准及企业内部规章，防范法律及行政责任。第四条物品专项管理的核心原则为：（一）全面覆盖：管理范围覆盖所有物品类型及业务环节，不留管理空白；（二）责任到人：明确各层级、各岗位的管理职责，实施签字负责制；（三）风险导向：重点管控高风险环节（如采购、存储、特殊物品使用），实施差异化管控；（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对本单位物品专项管理负总责，确保制度有效执行；分管领导为直接责任人，统筹组织落实、监督考核。第六条设立养老院物品管理领导小组，由公司分管领导牵头，成员包括财务部、采购部、后勤部、护理部等部门负责人。领导小组职责包括：（一）统筹制定和修订物品管理制度；（二）决策重大采购项目、特殊物品领用方案；（三）协调跨部门管理冲突，监督制度执行。第七条物品专项管理职责划分如下：（一）牵头部门（后勤部）：1.负责物品管理制度建设及流程优化；2.组织供应商准入与评估，建立合格供应商名录；3.监督库存管理，定期盘点，实施呆滞物品处置；4.开展全员物品管理培训及合规宣贯。（二）专责部门（采购部、财务部）：1.采购部：负责招标采购流程合规性审核，禁止关联交易；2.财务部：审核物品采购资金审批权限，监督发票合规性，建立物品资产台账。（三）业务部门/下属单位（各护理站、食堂等）：1.负责日常物品需求申请与领用登记；2.监督特殊物品（如药品、消毒用品）规范使用；3.开展本领域物品管理自查，及时上报问题。第八条基层执行岗位员工需履行以下责任：（一）遵守物品领用审批流程，严禁无单领用；（二）发现物品质量缺陷、库存异常等情况，立即上报；（三）签署岗位合规承诺书，确认已掌握相关操作规范。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购环节管理物品采购应遵循“比价采购、集中招标”原则，涉及金额XX万元以上的采购项目需通过公开招标。禁止以下行为：（一）未经评估擅自引入新型照护物资；（二）向近亲属或特定关系人定向采购；（三）虚假招标、围标串标。第十条供应商尽职调查采购前对供应商实施“四查”：（一）资质查：核实营业执照、生产许可、行业认证；（二）业绩查：要求提供同类项目服务案例；（三）信誉查：通过征信系统排查不良记录；（四）现场查：评估生产环境、品控体系。第十一条入库验收管理（一）物品入库需核对采购订单、送货单，实施“三核对”：数量、型号、批次；（二）特殊物品（如食品、药品）需查验生产日期、保质期，抽样送检；（三）验收不合格的物品应拒收并书面退回，严禁降级使用。第十二条库存存储管理（一）按物品属性分区存储，食品类需离地离墙存放；（二）危险品（如消毒剂）设置独立库房，限制领用权限；（三）实施“先进先出”原则，定期清理过期物品。第十三条领用审批管理（一）普通物品领用需经护理站负责人审批；（二）特殊物品（如医疗耗材）需护理部、主管医生双签；（三）建立领用台账，注明用途、数量、领用人。第十四条报废处置管理（一）达到报废标准的物品（如损坏床具、过期药品）需填写报废申请单；（二）危险废弃物（如医疗废物）委托合规单位处置，全程记录；（三）可回收物品（如包装箱）纳入资产处置流程。第十五条特殊物品专项管控（一）药品类物品需遵循“双人双锁”保管原则，记录领用频次；（二）食品类物品实施留样制度，每批次保存3天备查；（三）对失能失智老人专用辅具建立使用交接记录。第十六条质量追溯管理（一）建立物品编码体系，实现采购批次与使用环节关联；（二）发生质量投诉时，通过编码快速锁定问题物品范围；（三）定期对供应商质量表现开展星级评定。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制（一）每年X月由后勤部牵头，联合各部门对制度执行情况评估；（二）遇法规调整（如药品管理新规）或重大事件（如物资短缺）时30日内修订；（三）修订后的制度通过企业内网发布，覆盖全体员工。第十八条风险识别预警机制（一）每季度开展物品管理风险排查，重点关注：1.采购渠道单一风险；2.库存积压或短缺风险；3.特殊物品滥用风险；（二）风险等级分为“一般”“较大”“重大”，对应预警级别；（三）预警信息通过OA系统下发至责任部门，限期整改。第十九条合规审查机制（一）将物品管理合规审查嵌入以下节点：1.采购合同签订前；2.大批量特殊物品领用前；3.年度盘点报告提交前；（二）审查不合格的项目不得实施，整改通过前暂停相关业务。第二十条风险应对机制（一）一般风险：责任部门7日内制定整改方案；（二）重大风险：立即启动应急预案，上报领导小组协调处置；（三）建立风险事件台账，形成闭环管理。第二十一条责任追究机制（一）违规情形与处罚标准：1.违规采购：罚款X万元，取消年度评优资格；2.库存管理混乱：主管罚款Y元，连带科室考核降级；3.特殊物品失职：解除劳动合同；（二）处罚流程：调查取证→部门审批→经济处罚→纪律处分。第二十二条评估改进机制（一）每年X月委托第三方开展管理有效性评估；（二）评估内容包括制度覆盖率、执行率、问题整改率；（三）评估报告作为次年制度优化的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障（一）公司主要负责人每季度听取物品管理专题汇报；（二）领导小组每半年召开联席会议，解决跨部门问题；（三）设立物品管理专项经费，保障制度落实。第二十四条考核激励机制（一）将物品管理纳入部门年度考核，权重不低于X%；（二）对连续三年零重大风险的科室奖励Z万元；（三）员工合规行为与绩效工资直接挂钩。第二十五条培训宣传机制（一）管理层培训：每半年学习法规政策、典型案例；（二）一线员工培训：每月开展操作规范考核，考核不合格禁止上岗；（三）通过宣传栏、内网专栏普及物品管理知识。第二十六条信息化支撑（一）开发物品管理信息系统，实现采购-领用-库存数据同步；（二）系统自动预警异常情况（如库存低于安全线）；（三）与财务系统对接，自动生成资产折旧表。第二十七条文化建设（一）编制《物品管理合规手册》，人手一册；（二）组织“最佳管理案例”评选，优秀案例汇编成册；（三）每年签署《全员合规承诺书》，承诺遵守制度。第二十八条报告制度（一）风险事件报告：24小时内上报至后勤部，紧急情况立即电话汇报；（二）年度报告：次年X月提交，内容含：