多功能会议室管理流程及规范

多功能会议室管理流程及规范一、管理流程（一）使用申请使用部门或个人需根据会议/活动的时间安排，提前2个工作日（如涉及重要会议或大型活动，需提前5个工作日）提交《多功能会议室使用申请表》。申请表需明确填写使用时间（含开始、结束时间）、参与人数、活动类型、所需设备（如投影、音响、视频会议系统等）及特殊需求（如会场布置、茶歇服务等）。申请表可通过线上办公系统提交，或线下报送至行政部/综合管理部。若多人申请同一时段，遵循“重要性优先、先申请先得、紧急事务协商调剂”的原则统筹安排。（二）审批流程1.常规审批：部门内部会议或小型活动（参与人数≤20人），由部门负责人审批后，提交行政部备案；跨部门或涉及外部人员的活动，需经申请部门负责人、行政部负责人联合审批。2.特殊审批：涉及公司重大决策会议、对外重要接待等活动，需报分管领导审批，行政部全程协调保障。（三）使用执行1.会前准备：使用人需提前15分钟到场，检查会议室设备（如投影仪、麦克风、灯光、网络等）是否正常运行，如有故障立即联系行政部或运维人员。如需特殊布置（如桌椅摆放、背景板设置），应提前与行政部沟通，由专人协助完成。2.会中管理：使用过程中需严格遵守设备操作规范（详见“设备使用规范”），保持会场秩序，避免喧哗、随意挪动设备或私自更改系统设置。若遇设备突发故障，应暂停操作并联系运维人员，不得擅自拆机维修。3.会后收尾：活动结束后，使用人需关闭所有设备电源（含投影仪、电脑、灯光、空调等），整理桌椅归位，清理会场垃圾，检查门窗、电源是否关闭后，方可离开。若使用了会议记录设备（如录音笔、摄像头），需按规定存储或移交相关资料。二、使用规范（一）行为规范1.会议室为办公场所，禁止吸烟、进食（经审批的茶歇活动除外）、乱扔杂物，不得在墙面、桌椅、设备上涂画或粘贴物品。2.保持会场安静，避免在会议期间频繁进出或大声交谈；手机调至静音或震动模式，如需接听电话应到室外，避免干扰会议进程。3.爱护会议室设施，不得随意拉扯电源线、网线，不得私自拆卸设备部件；如需移动设备（如移动白板、音响），需经行政部同意并由专人协助。（二）设备使用规范1.投影仪、音响、视频会议系统等设备需按操作手册使用，首次使用或更换操作人员时，应提前联系行政部获取操作指引。2.连接个人设备（如笔记本电脑）时，需使用会议室专用转接线，避免使用非认证的外接设备，防止系统故障或信息安全风险。（三）环境管理规范1.会议结束后，使用人需将桌椅恢复原位，垃圾投入指定垃圾桶，若使用了茶水间的茶具，需清洗后归位。2.遇雨雪天气，使用人需检查窗户是否关闭，避免雨水渗入损坏设备；行政部定期检查窗帘、地毯等软装的清洁状况，必要时安排清洗。三、维护与保障（一）日常维护行政部指定专人负责会议室的日常巡检，每日会前检查设备运行状态、环境卫生，会后核查设施完好情况。设备维护实行“谁使用谁反馈、专人跟进维修”机制，运维人员每周对设备进行一次全面检测，更新设备使用台账。（二）应急处理若遇设备突发故障（如投影仪无法开机、网络中断），使用人应立即联系行政部，运维人员需在15分钟内到场排查；如遇停电、漏水等突发情况，使用人需第一时间撤离会场，行政部启动应急预案（如启用备用会议室、联系物业抢修）。（三）培训与监督行政部每季度组织一次设备操作培训，新入职员工或设备更新后需及时参与培训。同时，通过安装监控（仅用于安全与设备管理，无录音功能）、不定期抽查等方式监督使用规范执行情况，对违规行为予以通报批评，情节严重