合同签订流程标准化审查清单

合同签订流程标准化审查清单一、适用场景与核心价值本清单适用于企业、事业单位及其他组织在各类合同（如买卖合同、服务合同、合作协议、租赁合同等）签订前的标准化审查环节，旨在通过系统化流程保证合同条款合规、权责清晰、风险可控，减少因合同疏漏导致的纠纷，保障合作双方合法权益，提升合同管理效率。二、标准化审查操作流程阶段一：前期准备与资料收集需求对接与资料收集业务部门与合同相对方就合作意向、核心权利义务进行初步沟通，明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限等关键要素。收集对方主体资格资料：营业执照复印件（需加盖公章）、法定代表人证件号码明（或授权委托书）、特殊行业资质证书（如涉及许可业务）、近三年涉诉/涉仲裁情况（如需）。整理我方内部需求：明确合作目标、底线条款、预算范围、时间节点等，形成《合同需求确认单》。合同起草与模板匹配根据合同类型选择对应的标准模板（如《采购合同模板》《技术服务合同模板》），优先使用已通过法务审核的模板。基于收集的资料和需求确认单，填写模板中可变条款（如当事人信息、标的物描述、价款、违约责任等），删除不适用条款，补充特殊约定内容。阶段二：内部多部门协同审查业务部门初审（职责：内容完整性、可行性）审查合同条款是否与《合同需求确认单》一致，标的、数量、质量、履行方式等核心要素是否明确。核对合作方背景信息（如履约能力、商业信誉）是否符合合作要求，评估合作风险。确认合同文本是否体现我方核心利益，如付款条件、交付标准、违约责任是否对我方有利。法务部门复审（职责：合法性、合规性、条款严谨性）审查合同主体是否适格（如是否为依法设立并存续的法人/组织，法定代表人/授权代理人是否具备签约权限）。核心条款合法性：标的物是否符合法律法规禁止性规定，价款支付方式是否明确，违约责任是否与权利义务对等，争议解决方式（仲裁/诉讼）是否约定明确。条款严谨性：检查是否存在歧义表述（如“尽快”“合理范围内”等模糊词汇），逻辑是否自洽，前后条款是否冲突。财务部门会签（职责：财务条款合理性、资金风险）审查价款、税费、支付方式（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）是否符合公司财务制度，是否影响现金流。核对发票类型、开票时间、付款账户信息是否准确，避免因账户错误导致资金风险。风控/审计部门备案（如需，职责：整体风险把控）对合同履约风险进行评估，如不可抗力条款、知识产权归属、保密义务等是否覆盖潜在风险点。对大额、长期或重大合作合同，出具《风险评估报告》，提示重点风险及应对建议。阶段三：外部沟通与条款确认合同文本定稿与发送内部审查通过后，由业务部门将最终版合同文本（加盖骑缝章）发送给合作方，明确反馈时限（如3个工作日内）。对方反馈与协商修订接收合作方反馈意见，重点核对对方提出的修改内容是否影响我方核心利益（如价款下调、责任范围扩大等）。对非原则性修改（如表述调整、补充细节），可协调法务部门审核后同意；对原则性修改（如付款条件变更、违约责任减轻），需报请分管领导*审批，必要时重新启动内部审查流程。最终文本确认与签署准备双方就所有条款达成一致后，共同签署《合同条款确认书》，明确文本版本（如“最终版V1.0”）及份数。准备签署用章：合同文本需为打印版（手写修改处需双方签字/盖章确认），我方需准备好合同专用章或公章，授权签署人需携带《授权委托书》。阶段四：签署、用印与归档管理合同签署与用印签署仪式：双方授权代表（需核对证件号码明及授权委托书）在合同指定位置签字（自然人需按手印，法人需加盖公章）。用印规范：合同骑缝章、公章需清晰、完整，避免覆盖条款内容；多页合同需加盖“骑缝章”，保证每页连续。合同分发与备案签署后按份数（如正本2份、副本4份）分发：正本由双方各执1份（我方正本交档案室保管），副本由业务部门、财务部门、法务部门各留存1份。在《合同台账》中登记合同编号（规则：年份+部门代码+序号，如“2024采字001号”）、合同名称、签约方、签约日期、金额、履行期限等信息。归档与后续跟踪将合同正本、附件、《合同需求确认单》《审查意见表》《授权委托书》等资料整理成册，标注“已归档”字样，移交档案室统一管理（电子版同步存入合同管理系统）。业务部门负责跟踪合同履行进度，定期向法务、财务部门反馈履约情况（如付款节点、交付验收等），保证合同按约定执行。三、合同审查核心要素清单审查阶段审查环节审查要点审查标准审查结果（通过/不通过/需修改）责任部门/人备注前期准备主体资格审查合作方营业执照、资质证书、法定代表人证件号码明、授权委托书营业执照在有效期内，资质与经营范围匹配，授权范围与签约内容一致□通过□不通过□需修改业务部门/*避免与分公司、分支机构签约时缺失总公司授权核心条款完整性标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式所有要素无缺失，表述清晰（如“质量标准”需引用国标/行标或具体参数）□通过□不通过□需修改业务部门/*模板条款未覆盖的“其他约定”需单独列明内部审查业务初审合作需求匹配度、履约可行性、我方利益保障合同内容与《需求确认单》一致，合作方履约能力符合要求，付款/交付对我方有利□通过□不通过□需修改业务部门负责人*大额/复杂合同需附《合作方背景调查报告》法务复审主体合法性、条款合规性、法律风险（如知识产权、保密、不可抗力）无违反法律法规强制性规定，无歧义条款，违约责任对等，争议解决方式明确□通过□不通过□需修改法务部门/*重点审查格式条款是否排除对方主要权利财务会签价款合理性、支付方式、税费承担、账户信息符合财务预算，付款节点与履约进度匹配，账户信息准确□通过□不通过□需修改财务部门/*预付款比例一般不超过合同总额30%外部沟通条款协商对方修改意见与我方核心利益的冲突点非原则性修改可接受，原则性修改需审批□通过□不通过□需修改业务部门/法务部门*协商过程需书面记录，作为合同附件签署归档签署规范性签字人身份、授权范围、用印清晰度、骑缝章完整性签字人具备合法授权，公章覆盖签约日期，骑缝章连续无遗漏□通过□不通过□需修改行政部门/档案室*自然人签约需留存证件号码复印件，法人签约需留存营业执照复印件资料归档完整性合同正本、附件、审查记录、台账信息资料齐全，电子版与纸质版一致，台账信息实时更新□通过□不通过□需修改档案室/*归档期限：签署后5个工作日内四、关键风险提示与执行要点主体资格风险严格审查合作方主体资格，避免与“三无”单位（无营业执照、无资质、无授权）签约，涉及特许经营业务的（如建筑、食品等），需核验相应许可证件。授权委托书需明确授权范围、期限，代理人不得超越权限签约（如无权代理、越权代理可能导致合同无效）。条款表述风险避免使用“大概”“预计”“尽快”等模糊词汇，需明确具体数值（如“7个工作日内”）、计算方式（如“按实际验收合格数量结算”）。违约责任条款需量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），避免“承担一切损失”等笼统表述，防止后续执行争议。审批流程风险重大合同（如金额超100万元、涉及核心业务）需经总经理*或董事会审批，未经审批不得签署；审批流程需留痕，避免“先签后批”。跨部门审查意见需书面汇总，法务部门出具《审查意见汇总表》，明确“同意”“修改后同意”“不同意”及修改建议。履约跟踪风险合同履行过程中如遇对方违约（如延迟交付、质量不合格），业务部门需在3个工作日内书面通知对方并留存证据，同步法务部门评估是否启动法律程序。合同到