采购合同模板与风险评估指南

采购合同模板与风险评估指南一、适用范围与常见应用场景本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织在开展采购活动时，为规范合同签订、防范潜在风险而提供的标准化工具与操作指引。具体应用场景包括但不限于：日常生产经营物资采购：如原材料、办公用品、设备配件等标准化或非定制化物资的采购；项目专项采购：如工程建设、技术研发、服务外包等项目涉及的设备、材料或服务采购；服务类采购：如咨询服务、运维服务、劳务外包等专业服务的采购；批量集中采购：企业为降低成本开展的规模化、周期性采购活动。二、采购合同签订全流程操作步骤（一）需求确认与审批提出采购需求：由业务部门根据实际需求填写《采购需求申请表》，明确采购标的的名称、规格型号、数量、质量标准、预计交付时间、预算金额等核心要素，部门负责人签字确认。需求审批：采购部门或财务部门对需求合理性（如预算是否符合规定、规格型号是否必要）进行审核，重大项目需报请分管领导或决策层审批，审批通过后启动采购流程。（二）供应商选择与资质审核供应商寻源：根据采购需求通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源采购等方式确定供应商，优先选择具备相应资质、信誉良好、过往业绩优秀的合作方。资质审核：供应商需提供以下材料（复印件加盖公章，必要时核验原件）：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）；相关行业资质证书（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据采购标的性质确定）；法定代表人证件号码明及授权委托书（如签约人非法定代表人）；近三年类似项目业绩证明（如合同关键页）。采购部门需对资质材料的真实性、有效性进行核查，留存审核记录。（三）合同条款拟定根据采购类型（物资/服务/项目）选择对应模板，结合双方协商结果填写核心条款，保证内容完整、表述清晰、权责明确。核心条款包括：合同主体信息（双方全称、地址、法定代表人、联系方式）；采购标的详细描述（名称、规格型号、技术参数、服务内容等）；数量与计量单位（避免使用“一批”“左右”等模糊表述）；价格与费用（含单价、总价、是否含税、费用承担方如运费、保险费等）；质量标准与验收（明确执行的国家/行业标准、验收方法、验收期限、异议处理方式）；交付与履行（交付时间、地点、方式、运输风险承担、进度要求（如服务类项目需明确阶段性成果））；付款方式与期限（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例及支付条件，避免全款预付）；违约责任（明确逾期交付、质量不符、付款延迟等情形的违约金计算方式、赔偿范围及合同解除条件）；知识产权归属（如涉及定制化开发或技术成果，需明确知识产权归属及使用权限）；争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，明确管辖地）；不可抗力条款（定义、通知义务、责任免除情形）；其他约定（如保密条款、合同生效条件、份数等）。（四）合同评审与修订内部评审：采购部门组织法务、财务、业务部门对合同条款进行评审，重点审核：合同主体是否具备履约能力；权利义务是否对等，是否存在显失公平条款；法律合规性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）；财务风险（如付款条件是否合理，质保金比例是否足够）。外部沟通：将评审后的合同文本提交供应商确认，双方就争议条款进行协商修订，最终达成一致。（五）合同签署与归档签署盖章：合同由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章或公章（多页合同需加盖骑缝章），签署日期为合同生效日期（另有约定除外）。归档管理：签署完成的合同原件至少一式两份，双方各执一份；采购部门将合同扫描件、审批记录、供应商资质材料等整理归档，建立合同台账，便于后续查询与履约跟踪。三、采购合同标准模板（含填写说明）采购合同合同编号：____________________（由采购部门按规则编制，如“CG-年份-序号”）签订日期：_______年_月_日签订地点：____________________甲方（采购方）名称：________________________统一社会信用代码：____________________地址：________________________法定代表人：__________________联系方式：____________________（示例：）乙方（供应商）名称：________________________统一社会信用代码：____________________地址：________________________法定代表人：__________________联系方式：____________________（示例：1395678）开户银行：____________________银行账号：____________________第一条采购标的序号名称规格型号/服务内容单位数量单价（元）总价（元）备注（如技术标准、执行编号）12……合计金额（大写）：____________________合计金额（小写）：￥____________________第二条质量标准与验收质量标准：乙方交付的标的物/服务应符合____________________（如：国家GB/T1-2020标准、行业标准甲方提供的技术规格书附件1、双方确认的样品等）。验收方式：（1）标的物类：甲方应在收到标的物后_日内进行验收，验收合格后签署《验收确认单》；若对质量有异议，应在_日内书面提出，乙方需在____日内予以处理，逾期未提出视为合格。（2）服务类：按阶段验收的，明确各阶段成果标准及验收时限；整体项目完成后，甲方应在____日内组织验收，出具《验收报告》。质保期：自验收合格之日起____年/月，质保期内出现非甲方人为造成的质量问题，乙方负责免费维修或更换。第三条交付与履行交付时间：乙方应于_年_月_日前完成交付（服务类：于_年_月_日前启动服务，____日内完成全部服务内容）。交付地点：____________________（如：甲方指定仓库、项目现场）。运输方式及费用：由_方负责运输，运费_承担，运输途中风险由____方承担。标的物交付时，乙方应提供：□合格证□检验报告□保修卡□使用说明书□其他：____________________。第四条付款方式与期限付款方式：银行转账（乙方需提供合法有效发票）。付款期限：（1）预付款：本合同签订后_日内，甲方向乙方支付合同总价的_%，即￥____元；（2）到货款/进度款：标的物交付/服务完成阶段性成果并验收合格后_日内，甲方向乙方支付合同总价的_%，即￥____元；（3）验收款：整体验收合格后_日内，甲方向乙方支付合同总价的_%，即￥____元；（4）质保金：剩余合同总价的_%（即￥_元）作为质保金，质保期满无质量问题后____日内无息支付。第五条双方权利与义务甲方权利与义务：按合同约定及时支付款项；对标的物/服务进行验收，提出合理异议；提供必要的交付/服务条件（如场地、资料等）。乙方权利与义务：按合同约定交付符合质量标准的标的物/服务；对标的物/服务质量承担保修责任；不得擅自转包、分包（经甲方书面同意的除外）。第六条违约责任逾期交付/履约：每逾期一日，乙方按合同总价的_%向甲方支付违约金，逾期超过_日的，甲方有权解除合同，乙方已收取的款项应退还，并赔偿甲方损失。质量不符：乙方应在甲方指定期限内负责修理、更换或退货，并承担由此产生的费用；若因质量问题导致甲方损失，乙方应予以赔偿。逾期付款：每逾期一日，甲方按应付未付款项的____%向乙方支付违约金。任何一方违反合同约定，导致合同目的无法实现的，守约方有权解除合同，并要求违约方支付违约金（不超过合同总价的20%），违约金不足以弥补损失的，按实际损失赔偿。第七条争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，按以下第____种方式解决（选择其一，删除其余）：提交____仲裁委员会仲裁；向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。第八条其他约定本合同附件（如技术规格书、验收标准等）为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力；本合同一式_份，甲方执_份，乙方执____份，具有同等法律效力；本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效。甲方（盖章）：____________________法定代表人/授权代表（签字）：____________________日期：_______年_月_日乙方（盖章）：____________________法定代表人/授权代表（签字）：____________________日期：_______年_月_日填写说明合同编号需唯一，避免重复，可按“部门-年份-序号”规则编制（如“采购部-2024-001”）；规格型号/服务内容需具体明确，避免模糊表述（如“电脑”需注明品牌、型号、配置）；质量标准需引用具体标准名称及编号，或作为合同附件；付款节点需与履约进度挂钩，质保金比例建议不低于5%；违约金比例需合理，一般不超过实际损失的30%，且不超过合同总价的20%。四、关键风险点提示与规避建议（一）供应商资质风险风险表现：供应商提供虚假资质、超越资质范围经营或无相关许可，导致履约能力不足或合同无效。规避建议：严格审核供应商“三证合一”营业执照、行业资质证书原件，留存复印件加盖公章；通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况，排除失信被执行人、严重违法失信企业；对涉及安全生产、特殊行业的采购（如食品、医疗器械），需核查其行政许可证书及有效期。（二）合同条款风险风险表现：条款约定不明确（如质量标准、验收期限）、权利义务不对等（如违约责任不对等）、法律用语不规范，导致争议或维权困难。规避建议：核心条款（如标的、数量、价格、质量、交付、付款）需具体量化，避免“合理”“尽快”等模糊表述；违约责任应对等设置，如双方逾期交货/付款的违约金比例一致；法务部门或专业律师参与合同评审，保证条款符合《民法典》《招标投标法》等法律法规。（三）交付与验收风险风险表现：供应商延迟交付、交付数量不符、质量隐蔽缺陷未及时发觉，影响企业生产经营。规避建议：合同中明确交付时间、地点、方式及逾期违约责任，约定“逾期超过X日，甲方有权解除合同”；验收环节需多部门参与（如使用部门、质检部门、采购部门），留存验收记录（如照片、签字的验收单）；对易损、易腐标的物，约定“交付时当场检验，发觉问题当场提出”的验收机制。（四）付款与资金风险风险表现：预付款比例过高导致资金占用，或质保金未按时收回，造成企业资金损失。规避建议：预付款比例一般不超过30%，供应商需提供预付款保函（针对大额采购）；付款节点与履约进度强绑定（如到货款需提供物流单及初步验收证明）；质保金明确支付条件（如“质保期满无质量问题，乙方提供质保期确认函后X日内支付”）。（