库存物品编码与管理制度指导手册

库存物品编码与管理制度指导手册为规范企业库存物品管理，提升库存数据准确性、管理效率及信息化水平，实现库存物品的标准化识别与追溯，特制定本指导手册。本手册旨在明确库存物品编码规则、管理流程及执行要求，为企业各部门提供统一、规范的库存管理操作指引，保证库存管理工作的有序开展。一、适用范围与目标（一）适用范围本手册适用于企业内部所有涉及库存物品管理的场景，包括但不限于：仓库日常收发存管理；采购计划与供应商管理；生产领料与成本核算；资产盘点与报废处置；信息化系统（如ERP、WMS）数据录入与维护。（二）管理目标统一标识：通过标准化编码，实现每个库存物品的唯一性识别，避免重码、错码；高效管理：简化物品分类、检索、统计流程，提升库存周转率；数据准确：保证库存信息与实物一致，为决策提供可靠数据支持；责任明确：规范编码申请、变更、使用流程，明确各部门管理职责。二、编码体系构建与实施步骤（一）成立专项工作小组由仓储管理部牵头，联合采购部、财务部、使用部门（如生产部、行政部）成立专项小组，明确职责分工：组长*（仓储管理部负责人）：统筹编码体系搭建，审批重大规则调整；组员*（采购部、财务部、使用部门专员）：负责物品分类调研、编码规则评审、流程测试及培训推广。（二）物品分类与层级划分大类划分：根据物品属性及管理需求，将库存物品分为一级大类（如01-原材料、02-半成品、03-产成品、04-办公用品、05-备品备件等）；中类/小类划分：在一级大类下，按物品用途、材质、功能等细分二级中类、三级小类（例：01-原材料下分01-金属材料、01-非金属材料；01-金属材料下分01-钢材、01-铝材）；细目层级：针对小类物品，按规格型号、品牌等进一步细分至最小管理单元（例：01-钢材下分01-热轧钢板、01-冷轧钢板；01-热轧钢板下分δ=10mm、δ=20mm）。（三）编码规则设计采用“分类码+属性码+流水码”的组合结构，保证编码的稳定性、扩展性及唯一性，具体规则编码段位数规则说明示例分类码6位一级大类（2位）+二级中类（2位）+三级小类（2位），不足位补“0”01-01-01（原材料-金属材料-钢材）属性码4位规格型号（2位）+品牌/供应商（2位），用字母或数字组合，统一编码字典10-A（δ=10mm，品牌A）流水码3位按物品启用顺序从001起编，同属性物品唯一001完整编码13位分类码+属性码+流水码，中间用“-”分隔01-01-01-10-A-001（四）编码试运行与优化选取典型物品（如高频使用物料、高价值资产）进行编码试点，验证分类合理性、编码规则可行性；收集试点部门反馈（如编码长度是否便于记忆、分类是否满足业务需求），调整优化分类层级及属性码定义；修订《库存物品分类及编码规则表》（见附件1），形成正式版本。（五）全面推行与培训组织全部门培训，讲解编码规则、系统操作流程及管理要求，保证相关人员熟练掌握；在ERP/WMS系统中维护编码字典，禁止新增未编码物品入库；设定3个月过渡期，过渡期内对编码错误进行免费修正，过渡期后严格执行编码规范。（六）动态维护机制新增物品：使用部门填写《库存物品编码申请表》（见附件2），经部门负责人、仓储管理部审核后，由专项小组分配新编码并更新系统；物品变更：物品规格、品牌等属性变更时，需提交《库存物品编码变更申请表》（见附件3），经审批后启用新编码，原编码同时废止；物品淘汰：长期闲置或报废物品的编码由仓储管理部冻结，保留1年后无使用需求的正式删除，保证编码库唯一性。三、配套管理表格模板附件1：库存物品分类及编码规则表一级大类（2位）二级中类（2位）三级小类（2位）物品名称属性码规则（规格-品牌）编码示例01-原材料01-金属材料01-钢材热轧钢板δ=厚度mm-品牌首字母01-01-01-10-A-00101-原材料01-金属材料02-铝材冷轧铝板δ=厚度mm-品牌首字母01-01-02-05-B-00204-办公用品04-纸制品01-A4纸复印纸克重g-品牌首字母04-04-01-80-C-003附件2：库存物品编码申请表申请部门申请人*申请日期物品名称规格型号品牌/供应商预计年用量生产一部张*2023-10-08精密轴承Φ60×20mm进口品牌D5000套一级大类二级中类三级小类建议编码备注02-半成品02-标准件01-轴承02-02-01-Φ60-D-001需优先测试兼容性附件3：库存物品编码变更申请表申请部门申请人*变更日期原编码变更原因（规格/品牌/淘汰）新编码审批人*仓储管理部李*2023-10-1001-01-01-10-A-001品牌A停产，替换为品牌B01-01-01-10-B-001王*附件4：库存物品台账日期编码物品名称入库数量出库数量结存数量操作人*备注2023-10-0101-01-01-10-A-001热轧钢板100-100赵*采购订单PO202310012023-10-0201-01-01-10-A-001热轧钢板-2080钱*生产领料单PL20231002四、执行要点与风险规避（一）编码唯一性与规范性严禁同一物品使用多个编码，或不同物品共用同一编码，保证“一物一码”；编码一旦确定，不得随意修改，确需变更时必须通过审批流程，并在系统中记录变更原因及历史版本。（二）培训与沟通机制新员工入职时需接受编码管理培训，考核合格后方可参与库存操作；专项小组每季度召开编码管理沟通会，收集问题并优化规则，保证编码体系与业务发展同步。（三）系统与人工校验结合信息化系统需设置编码校验规则（如分类码与类别不匹配时无法保存），减少人为错误；仓库管理员在收发物料时，需核对实物与编码信息是否一致，发觉差异立即暂停操作并上报。（四）定期盘点与编码核对每月对库存物品进行抽盘，重点检查高频使用物品及高价值物品的编码准确性；年度全面盘点时，对所有物品编码进行复核，清理无效编码（如已淘汰物品编码），保证编码库与实物库存一致。（五）责任追溯与考核因编码错误导致库存数据失真、物料错发等问题，将根据《库存管理考核办法》追究相关人员责