超市存货采购制度不规范

PAGE超市存货采购制度不规范一、总则（一）目的为加强本超市存货采购管理，规范采购行为，确保采购工作的顺利进行，保障超市运营的正常开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本超市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本超市所有存货采购活动，包括但不限于食品、日用品、生鲜产品、家电及其他各类商品的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.合理性原则：采购决策应基于超市实际需求，确保采购数量、质量和价格的合理性，避免浪费和过度采购。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受超市内部监督和相关部门的检查，确保公平竞争。4.效益原则：在保证商品质量的前提下，降低采购成本，提高超市经济效益。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应定期对本部门所负责商品的销售情况、库存状况进行分析，结合市场趋势和季节变化等因素，预测未来一定时期内的商品需求。2.采购部门应收集各部门的需求预测信息，进行汇总和分析，形成超市整体的需求预测报告，为采购计划的制定提供依据。（二）采购计划制定1.根据需求预测报告，采购部门结合超市库存水平，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购商品的种类、数量、规格、预计采购时间等内容。2.采购计划应遵循“以销定购、适量库存”的原则，既要满足销售需求，又要避免库存积压。对于季节性商品和促销商品，应根据销售特点制定相应的采购计划。3.采购计划需经相关部门审核，包括销售部门、库存管理部门等，确保计划的合理性和可行性。审核通过后的采购计划报超市管理层批准后实施。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、销售情况波动、供应商问题等原因导致原采购计划需要调整，相关部门应及时提出调整申请。2.调整申请应说明调整的原因、调整的内容及预计对采购成本、库存水平和销售的影响等。采购部门对调整申请进行审核，并报超市管理层批准。3.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，确保各部门能够及时调整工作安排，保证采购活动的顺利进行。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。2.根据采购商品的特点和要求，制定供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量认证等方面。3.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商信息库中选择合适的供应商。在选择供应商过程中，应进行充分的市场调研和比较，确保选择到优质、可靠的供应商。4.对于新供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营情况，评估其是否符合供应商选择标准。考察合格的新供应商经审批后纳入供应商信息库。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估周期可根据实际情况设定，一般为每季度或每半年进行一次。2.建立供应商评估指标体系，对供应商的各项评估内容进行量化打分。评估指标体系应根据采购商品的特点和超市的实际需求进行设定，确保评估结果客观、准确。3.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，给予优先合作机会和一定的奖励；对于评估不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、要求整改等，直至取消合作资格。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况以及市场动态等信息。对于供应商提出的问题和建议，应及时给予回应和处理。2.建立供应商投诉处理机制，对于供应商的投诉和反馈，采购部门应及时受理，并进行调查和处理。处理结果应及时反馈给供应商，确保供应商的合法权益得到保障。3.与供应商建立长期稳定的合作关系，通过签订合作协议等方式，明确双方的权利和义务，规范合作行为。在合作过程中，应注重与供应商的互利共赢，共同促进超市和供应商的发展。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据本部门的商品需求和库存状况，填写采购申请表。采购申请表应明确采购商品的名称、规格、数量、需求时间等内容，并说明采购的原因和用途。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。采购部门对采购申请表进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、库存情况等。（二）采购审批1.根据采购金额的大小和采购商品的性质，采购申请需经不同层级的审批。一般情况下，采购金额较小的申请由采购部门负责人审批；采购金额较大的申请需报超市管理层审批。2.审批人员应认真审核采购申请，确保采购行为符合超市的采购计划和相关规定。对于不符合要求的采购申请，应及时退回并说明原因。（三）采购执行1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购商品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.在采购过程中，采购人员应及时跟踪采购进度，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购过程中出现的问题，如供应商延迟交货、产品质量不合格等，采购人员应及时采取措施进行处理。（四）验收与入库1.商品到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应按照采购合同和相关标准对商品的数量、质量、规格等进行检验。2.验收合格的商品办理入库手续，入库人员应根据验收结果填写入库单，注明商品的名称、规格、数量、入库时间等信息。入库单经相关人员签字确认后，作为库存管理的依据。3.对于验收不合格的商品，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。处理结果应记录在案，并跟踪落实情况。（五）付款结算1.采购部门应根据采购合同和入库单，及时办理付款结算手续。付款结算应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的准确性和及时性。2.在付款前，采购部门应核对采购发票、入库单等相关凭证，确保凭证的真实性、合法性和完整性。对于不符合要求的凭证，应及时与供应商沟通解决。3.财务部门负责对采购付款进行审核和支付，确保资金支付的安全和合规。财务部门应定期对采购付款情况进行统计和分析，为超市财务管理提供依据。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.建立风险识别机制，通过收集市场信息、分析供应商情况、跟踪采购合同执行情况等方式，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。对于高风险因素，应采取重点关注和严格控制的措施；对于低风险因素，可适当放宽管理要求。（三）风险应对1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理调整采购计划和采购策略，降低市场波动对采购活动的影响。2.对于供应商风险，应加强供应商管理，选择优质、可靠的供应商，并建立供应商风险预警机制，及时发现和处理供应商可能出现的问题。3.在质量风险方面，应加强验收环节的管理，严格按照质量标准进行检验，确保采购商品的质量。对于质量不合格的商品，应及时采取措施进行处理，避免给超市带来损失。4.为应对价格风险，采购部门应建立价格监控机制，定期收集市场价格信息，与供应商进行谈判，争取合理的采购价格。同时，可通过签订长期合同、套期保值等方式，锁定采购价格，降低价格波动风险。5.对于合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。在合同执行过程中，应密切跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同纠纷。六、监督与检查（一）内部监督1.超市应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应设立内部监督岗位，负责对采购人员的日常工作进行监督和检查。监督人员应定期对采购工作进行抽查，发现问题及时督促整改。3.各部门应积极配合内部监督工作，如实提供与采购活动相关的资料和信息，确保监督工作的顺利开展。（二）外部监督1.超市应接受相关政府部门和行业协会的监督检查，积极配合有关部门的工作，及时整改存在的问题。2.建立供应商投诉处理机制，接受供应商的监督和投诉。对于供应商的投诉，应认真调查处理，并及时反馈处理结果，维护供应商的合法权益。（三）检查结果处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改通知书应明确整改的内容、要求和期限。2.责任部门应按照整改通