保洁用品规范管理制度

PAGE保洁用品规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司保洁用品的管理，规范保洁用品的采购、使用、储存等流程，确保保洁工作的顺利开展，提高保洁工作效率和质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有保洁用品的管理，包括但不限于清洁剂、消毒剂、清洁工具、劳保用品等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保保洁用品的采购、使用和管理符合要求。2.合理性原则：根据保洁工作实际需求，合理配置保洁用品，避免浪费和过度储备。3.安全性原则：注重保洁用品的安全性能，保障使用人员的人身安全和公司环境安全。4.责任明确原则：明确各部门和人员在保洁用品管理中的职责，做到责任到人。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定保洁用品年度采购计划，报公司领导审批后组织实施。2.负责保洁用品的集中采购，选择合格的供应商，签订采购合同。3.负责建立保洁用品库存台账，定期盘点库存，确保账物相符。4.负责对保洁用品的使用情况进行监督检查，及时发现和解决问题。（二）使用部门1.负责本部门保洁用品的领用、保管和使用，指定专人负责保洁用品的管理。2.根据实际工作需要，提前向行政部门提交保洁用品领用申请。3.教育和督促本部门员工正确使用保洁用品，避免浪费和损坏。4.配合行政部门做好保洁用品的盘点工作，如实提供使用情况。（三）财务部门1.负责审核保洁用品采购费用的报销，确保费用支出合理合规。2.协助行政部门做好保洁用品成本核算和控制工作。三、采购管理（一）采购计划1.行政部门应于每年年底根据公司保洁工作实际情况和下一年度工作计划，制定保洁用品年度采购计划。采购计划应包括采购物品名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划需经公司领导审批后实施。如因工作需要调整采购计划，应及时报领导批准。（二）供应商选择1.行政部门应通过多种渠道选择合格的保洁用品供应商，如招标、询价、邀请招标等方式。2.对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商建立长期合作关系。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（三）采购流程1.使用部门根据实际工作需要填写保洁用品领用申请单，注明物品名称、规格型号、数量等信息，经部门负责人签字后提交行政部门。2.行政部门根据领用申请单和库存情况，核对采购计划，如库存不足则生成采购订单。3.采购订单经行政部门负责人审核后发送给供应商，供应商应按照订单要求及时组织发货。4.行政部门负责对采购的保洁用品进行验收，检查产品的规格、型号、数量、质量等是否符合合同要求。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。5.验收合格的保洁用品办理入库手续，由仓库管理人员登记入账，并分类存放。四、使用管理（一）领用规定1.使用部门应指定专人负责保洁用品的领用，领用人员凭领用申请单到行政部门仓库领取保洁用品。2.领用人员应在领用登记表上签字确认，注明领用时间、物品名称、规格型号、数量等信息。3.行政部门仓库管理人员应按照领用申请单发放保洁用品，不得擅自更改领用数量和品种。（二）使用要求1.保洁人员应按照操作规程正确使用保洁用品，避免因使用不当造成人身伤害和环境污染。2.严格控制保洁用品的使用量，避免浪费。如发现有浪费现象应及时制止，并对相关责任人进行批评教育。3.保洁用品使用过程中如发现质量问题或安全隐患，应立即停止使用，并及时报告行政部门。（三）使用记录1.各部门应建立保洁用品使用记录台账，详细记录保洁用品的领用时间、使用地点、使用人员、使用数量等信息。2.使用记录台账应定期进行整理和归档，保存期限不少于[X]年。五、储存管理（一）储存环境1.保洁用品应存放在干燥、通风、阴凉的仓库内，避免阳光直射和潮湿环境。2.仓库应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止虫害和鼠害。（二）分类存放1.保洁用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.危险化学品应单独存放，并设置明显的警示标识，严格按照危险化学品管理规定进行储存和保管。（三）库存盘点1.行政部门仓库管理人员应定期对保洁用品进行库存盘点，每月至少盘点一次，确保账物相符。2.盘点结束后，应编制库存盘点报告，如实反映库存情况。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行调整。（四）库存预警1.行政部门应根据保洁用品的使用频率和库存情况，设定库存预警线。当库存低于预警线时，应及时通知采购部门进行采购。2.库存预警线应根据实际情况定期进行调整。六、报废管理（一）报废标准1.保洁用品如有下列情况之一，可申请报废：超过保质期且无使用价值的；因损坏无法正常使用且维修成本过高的；因技术更新或业务调整不再使用的。2.报废标准应根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况制定，并报公司领导批准后实施。（二）报废申请1.使用部门发现保洁用品符合报废标准时，应填写保洁用品报废申请单，注明物品名称、规格型号、数量、报废原因等信息，经部门负责人签字后提交行政部门。2.行政部门对报废申请进行审核，核实情况属实后，报公司领导审批。（三）报废处理1.根据公司领导批准的报废申请，行政部门负责组织对报废保洁用品进行处理。2.报废保洁用品应按照环保要求进行处理，可采用回收、变卖、销毁等方式。处理过程中应做好记录，确保处理结果符合相关规定。七、监督检查（一）定期检查1.行政部门应定期对保洁用品的采购、使用、储存等情况进行检查，每月至少检查一次。2.检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、领用登记情况、使用记录情况、库存盘点情况等。（二）不定期抽查1.公司领导和相关部门可根据工作需要对保洁用品管理情况进行不定期抽查。2.抽查内容包括保洁用品的实际使用情况、库存管理情况、报废处理情况等。（三）问题整改1.对检查和抽查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期