电子行程卡制度规范要求

PAGE电子行程卡制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司/组织对电子行程卡的管理，规范电子行程卡的使用流程，确保信息安全与准确，依据相关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及电子行程卡使用的部门、员工及相关合作方。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于电子行程卡管理的法律法规及相关政策要求，确保电子行程卡的使用合法合规。2.准确性原则：保证电子行程卡所记录信息的真实、准确、完整，不得虚报、瞒报行程信息。3.安全性原则：采取有效措施保障电子行程卡信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。4.便捷性原则：在确保安全准确的前提下，优化电子行程卡使用流程，提高工作效率，为员工及相关业务提供便利。二、电子行程卡概述（一）定义电子行程卡是由工信部组织中国信通院联合中国电信、中国移动、中国联通三家基础电信企业利用手机“信令数据”，通过用户手机所处的基站位置获取，为全国手机用户免费提供的查询服务，主要用于证明用户过去14天内的行程轨迹。（二）作用1.在公司/组织内部，电子行程卡可作为员工出差、考勤、疫情防控等相关工作的重要依据，帮助公司/组织准确掌握员工行程动态，合理安排工作及防控措施。2.在对外业务中，电子行程卡有助于向合作伙伴、客户等证明行程情况，增强业务往来的信任度，保障业务活动的顺利开展。三、使用流程（一）获取电子行程卡1.员工可通过以下方式获取电子行程卡：微信搜索“通信行程卡”小程序，进入小程序后按照提示输入本人手机号并获取验证码，点击“查询”即可获取行程卡信息。支付宝搜索“通信行程卡”小程序，操作方式同微信小程序。也可通过三大运营商的手机营业厅APP查询电子行程卡。2.对于因特殊原因无法自行获取电子行程卡的员工，如老年员工或存在技术困难的员工，可向所在部门提出申请，由部门安排专人协助获取。（二）行程信息记录1.员工应每日及时更新行程信息，确保行程卡记录的准确性。行程发生变化时，应在行程变动后第一时间重新查询行程卡，并将最新行程信息告知所在部门负责人及相关业务对接人员。2.员工在出差、外出办公等情况下，应详细记录行程轨迹，包括出发地、目的地、途经地点、出行时间等信息，以便在需要时能够准确提供行程证明。（三）行程信息报备1.员工获取电子行程卡后，应按照公司/组织规定的流程及时将行程信息报备至所在部门。对于日常考勤及出差报备，员工应在上班当日或出差返回后一个工作日内，通过公司内部办公系统或指定的报备渠道提交行程卡截图及相关行程说明。在涉及疫情防控等特殊时期，员工应根据公司/组织要求，实时、动态报备行程信息，做到每日一报或按指定频率报送。2.部门负责人收到员工行程信息报备后，应进行审核，核实行程信息的真实性与合理性。如发现行程信息存在疑问或不符合规定的情况，应及时与员工沟通核实，并要求员工提供补充说明或相关证明材料。（四）行程信息使用1.公司/组织各部门应根据工作需要，合理使用员工的电子行程卡信息。在考勤管理方面，人力资源部门应依据行程卡记录及员工报备信息，准确核算员工出勤情况，确保考勤数据的真实性与公正性。在出差管理方面，财务部门、行政部门等应根据行程卡信息及公司出差管理制度，审核出差费用报销、安排出差相关事宜等。在疫情防控工作中，疫情防控工作小组应根据员工行程卡信息，及时掌握员工旅居史及风险地区旅居情况，采取相应的防控措施，如健康监测、核酸检测、隔离等，防止疫情传播扩散。2.未经员工书面授权，公司/组织内部任何部门及个人不得擅自将员工电子行程卡信息用于其他非工作目的。四、信息安全管理（一）数据存储安全1.公司/组织对于收集到的员工电子行程卡信息，应采用安全可靠的存储方式，确保数据存储的安全性与完整性。原则上，电子行程卡信息应存储在公司/组织内部的安全服务器上，并进行定期备份，备份数据应存储在异地，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。存储电子行程卡信息的服务器应设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。2.加强对存储设备的管理，定期检查存储设备的运行状态，及时发现并处理潜在的安全隐患。对于存储有电子行程卡信息的存储介质，如硬盘、磁带等，在报废或更换时，应按照公司/组织的信息安全管理规定进行妥善处理，确保数据彻底销毁，防止信息泄露。（二）数据传输安全1.在电子行程卡信息传输过程中，应采取加密技术，确保数据传输的安全性。员工通过网络查询电子行程卡信息时，公司/组织应要求网络环境具备安全加密机制，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。公司/组织内部不同部门之间传输电子行程卡信息时，应采用加密的传输协议，如SSL/TLS等，对传输数据进行加密处理，确保信息在传输过程中的保密性和完整性。2.建立数据传输监控机制，实时监测电子行程卡信息传输情况，及时发现并处理传输过程中出现的异常情况，如数据丢失、传输中断等。对于传输过程中出现的安全问题，应及时进行追溯和调查，采取相应的措施进行处理，并记录相关情况。（三）用户认证与授权1.公司/组织应建立完善的用户认证与授权体系，确保只有合法的用户能够查询和使用电子行程卡信息。员工在获取电子行程卡时，应通过手机号码及验证码等方式进行身份认证，确保查询操作的真实性与准确性。在公司/组织内部使用电子行程卡信息时，相关操作人员应通过公司内部的身份认证系统进行身份验证，只有经过授权的人员才能访问和使用电子行程卡信息。2.定期对用户认证与授权体系进行评估和优化，及时发现并修复可能存在的安全漏洞。对于离职员工或岗位变动的员工，应及时调整其电子行程卡信息的访问权限，确保信息安全。（四）安全审计与监督1.建立电子行程卡信息安全审计机制，定期对电子行程卡信息的使用、存储、传输等环节进行审计。审计内容包括信息访问记录、操作日志、数据变更情况等，及时发现并纠正违规操作行为，防范安全风险。审计人员应具备专业的信息安全知识和技能，能够独立开展审计工作，并出具审计报告。审计报告应包括审计发现的问题、整改建议及整改情况跟踪等内容。2.加强对电子行程卡信息安全工作的监督检查，确保各项安全管理制度和措施得到有效执行。公司/组织内部的信息安全管理部门应定期对各部门电子行程卡信息安全管理情况进行检查，对发现的问题及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。对于违反信息安全规定的行为，应按照公司/组织的相关规定进行严肃处理。五、监督与检查（一）监督部门公司/组织设立专门的监督部门，负责对电子行程卡制度规范的执行情况进行监督检查。监督部门可以是公司/组织内部的审计部门、纪检部门或其他指定的综合管理部门。（二）检查内容1.电子行程卡获取及报备情况：检查员工是否按照规定及时获取电子行程卡，并准确、完整地进行行程信息报备。2.行程信息使用情况：查看各部门是否按照规定合理使用电子行程卡信息，有无擅自扩大使用范围或违规使用信息的情况。3.信息安全管理情况：检查数据存储、传输、用户认证与授权等信息安全管理措施是否落实到位，是否存在信息安全隐患。4.制度执行情况：监督各部门及员工是否严格遵守电子行程卡制度规范要求，有无违反制度规定的行为。（三）检查方式1.定期检查：监督部门定期对公司/组织内各部门电子行程卡制度执行情况进行全面检查，检查周期可根据实际情况设定，如每月、每季度或每半年进行一次检查。2.不定期抽查：在日常工作中，监督部门可根据工作需要，不定期对部分部门或员工的电子行程卡使用情况进行抽查，及时发现并纠正可能存在的问题。3.专项检查：针对电子行程卡使用过程中出现的突出问题或重要事项，监督部门可开展专项检查，深入调查问题原因，提出针对性的整改措施，确保电子行程卡制度规范的有效执行。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，明确问题所在、整改要求及整改期限。责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改计划，认真组织整改，并在规定期限内将整改情况书面报告监督部门。2.对于违反电子行程卡制度规范要求的行为，监督部门应根据情节轻重，按照公司/组织的相关规定对责任部门及责任人进行严肃处理。处理方式包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等，同时要求责任部门及责任人对违规行为进行深刻反思，制定长效防范措施，防止类似问题再次发生。3.监督部门应建立问题整改跟踪机制，对整改情况进行持续跟踪检查，确保问题得到彻底整改。对于整改不力或拒不整改的部门及责任人，应加大处理力度，并在公司/组织内部进行通报批评，以维护制度的严肃性和权威性。六、培训与宣传（一）培训1.人力资源部门应定期组织电子行程卡相关知识及制度规范的培训，确保员工了解电子行程卡的使用方法、信息安全要求及公司/组织的相关规定。培训内容应包括电子行程卡的获取流程、行程信息记录与报备要求、信息安全注意事项、违规处理规定等方面。培训方式可采用集中授课、线上学习、案例分析等多种形式，以提高培训效果，确保员工能够熟练掌握电子行程卡的使用技能和相关制度要求。2.针对新入职员工及岗位变动涉及电子行程卡使用的员工，应在入职培训或岗位变动培训中专门安排电子行程卡相关内容的培训，使其尽快熟悉并适应电子行程卡的使用要求。3.各部门负责人应加强对本部门员工电子行程卡使用情况的日常指导和监督，及时解答员工在使用过程中遇到的问题，确保员工正确使用电子行程卡。（二）宣传1.公司/组织应通过内部办公系统、宣传栏、邮件、微信群等多种渠道，广泛宣传电子行程卡制度规范要求，提高员工对电子行程卡重要性的认识，增强员工遵守制度的自觉性。在内部办公系统首页设置电子行程卡制度规范的宣传专栏，发布制度文件、操作指南、常见问题解答等内容，方便员工随时查阅。在公司/组织内部宣传栏张贴电子行程卡制度规范的宣传海报，以图文并茂的形式向员工宣传电子行程卡的使用方法和注意事项。通过邮件向全体员工发送电子行程卡制度规范的通知，强调制度的重要性，并要求员工认真学习和遵守。在微信群中定期推送电子行程卡相关知识和信息，提醒员工关注行程信息更新及制度执行要求。2.加强对电子行程卡制度规范宣传工作的效果评估，通过问卷调查、员工反馈等方式，了解员工对宣传内容的知晓程度和理解情况，及时调整宣传方式和内容，提高宣传工作的针对性和实效性。七、附则（一）解释权本制度规范由公司/组织[具体部门名称]负责解释。（二）修订与更新1.随着国家法律法规、行业标准的变化以及公司/组织业务发展的需要，本制度规范将适时进行修订与更新。2.制度规范修订与更新的程序如下：相关部门或人员根据实际情况提出制度修订建议，填写制度修订申请表，详细说明修订的原因、