办公资产使用规范制度

PAGE办公资产使用规范制度一、总则1.目的为加强公司办公资产的管理，规范办公资产的使用行为，提高办公资产的使用效率，保障公司正常运营，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要临时使用公司办公资产的外部人员。3.定义办公资产是指公司为满足日常办公需要而购置的各类资产，包括但不限于办公设备（如电脑、打印机、复印机等）、办公家具（如桌椅、文件柜等）、办公用品（如纸张、笔、文件夹等）以及其他与办公相关的资产。二、办公资产的购置与配置1.需求申请各部门根据工作需要，填写《办公资产购置申请表》，详细说明购置资产的名称、规格、数量、用途及预计使用时间等信息，并提交至部门负责人审核。2.审批流程部门负责人审核通过后，将申请表提交至行政部门。行政部门根据公司实际情况进行综合评估，审核购置的必要性和合理性，并报公司领导审批。审批通过后，由行政部门负责统一采购。3.采购标准办公资产的采购应遵循性价比原则，优先选择质量可靠、性能稳定、节能环保且符合公司实际需求的产品。在采购过程中，应严格按照相关法律法规和公司采购制度进行操作，确保采购流程合法合规。4.资产配置行政部门根据各部门的工作性质和实际需求，合理配置办公资产。对于通用性较强的办公资产，应进行统一调配，提高资产的使用效率。三、办公资产的验收与入库1.验收要求办公资产到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括资产的数量、规格、型号、外观、质量等是否与采购合同一致。对于重要设备，如电脑、服务器等，应进行功能测试，确保其正常运行。2.验收流程验收人员填写《办公资产验收单》，详细记录验收情况。如发现资产存在质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商沟通协商解决。验收合格后，资产方可办理入库手续。3.入库管理行政部门设立专门的办公资产仓库，对验收合格的资产进行分类存放，并建立详细的资产台账。资产台账应记录资产的名称、规格、型号、数量、购置日期、存放位置、使用部门等信息，确保账实相符。四、办公资产的领用与发放1.领用流程员工因工作需要领用办公资产时，应填写《办公资产领用申请表》，注明领用资产的名称、规格、数量及用途等信息，并提交至部门负责人审批。审批通过后，员工凭申请表到行政部门办理领用手续。2.发放标准行政部门根据员工的工作岗位和实际需求，按照规定的标准发放办公资产。对于价值较高的办公设备，如电脑、打印机等，应明确使用期限和保管责任。3.领用登记行政部门在发放办公资产时，应在资产台账上进行登记，记录领用时间、领用人、资产名称及规格等信息。同时，为领用人开具《办公资产领用凭证》，作为资产领用的依据。五、办公资产的使用与保管1.使用规范员工应按照办公资产的使用说明书和操作规程正确使用办公资产，不得擅自更改设备的配置和参数。办公资产应专用于公司办公，未经批准不得转借他人或用于个人事务。在使用办公资产过程中，如发现设备出现故障或异常情况，应及时报告行政部门，不得自行拆卸或维修。2.保管责任领用人对领用的办公资产负有保管责任，应妥善保管资产，防止资产损坏、丢失或被盗。办公资产应放置在安全、整洁的环境中，避免因环境因素导致资产损坏。对于易损、易丢失的资产，如笔记本电脑、移动硬盘等，应采取必要的防护措施。员工离职或岗位调动时，应将领用的办公资产交回行政部门，办理资产交接手续。如发现资产有损坏或丢失情况，应照价赔偿。3.定期检查行政部门应定期对办公资产进行检查，了解资产的使用状况和保管情况。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，确保办公资产的正常使用。六、办公资产的维修与保养1.维修申请办公资产出现故障需要维修时，使用部门应填写《办公资产维修申请表》，详细说明故障情况及维修要求，并提交至行政部门。行政部门根据资产的实际情况，联系专业维修人员进行维修。2.维修流程维修人员接到维修任务后，应及时对故障资产进行检查和维修。维修完成后，填写《办公资产维修记录单》，记录维修情况及更换的零部件等信息。使用部门应对维修后的资产进行验收，确认维修效果。3.保养计划行政部门应制定办公资产的保养计划，定期对办公资产进行保养和维护。保养内容包括设备清洁润滑、检查设备性能、更换易损件等。对于重要设备，如服务器、网络设备等，应定期进行专业维护，确保设备的稳定运行。4.维修费用管理办公资产的维修费用应按照公司财务制度进行管理。维修费用的报销应提供有效的发票和维修记录单等凭证，经审批后予以报销。对于因人为原因导致的资产损坏，维修费用由责任人承担。七、办公资产的报废与处置1.报废条件办公资产符合下列条件之一的，可申请报废：已超过使用年限且无法正常使用的；因技术进步等原因，已被淘汰或性能严重下降，无法满足工作需要的；因自然灾害、意外事故等原因导致资产损坏，无法修复的；其他经公司认定需要报废的情况。2.报废申请使用部门填写《办公资产报废申请表》，详细说明资产报废的原因、资产名称、规格、型号、购置日期、使用情况等信息，并提交至行政部门。行政部门组织相关人员对申请报废的资产进行鉴定，核实情况后报公司领导审批。3.报废处置经批准报废的办公资产，由行政部门负责统一处置。处置方式包括变卖、捐赠、报废拆解等。对于有一定价值的报废资产，应通过合法合规的渠道进行变卖，变卖收入应及时上缴公司财务。对于无使用价值的报废资产，应进行报废拆解处理，确保环保要求。4.报废记录行政部门应建立办公资产报废台账，记录报废资产的名称、规格、型号、购置日期、报废日期、处置方式等信息，确保报废资产的处置情况可追溯。八、办公资产的盘点与清查1.盘点计划行政部门应制定办公资产盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员及方法。盘点范围包括公司所有办公资产，盘点时间原则上每年不少于一次。2.盘点实施在盘点过程中，盘点人员应认真核对资产台账与实物，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的资产，应详细记录情况，并查明原因。3.盘点报告盘点结束后，盘点人员应填写《办公资产盘点报告》，总结盘点情况，提出处理意见和建议。行政部门根据盘点报告，对盘盈、盘亏的资产进行相应的账务处理，并对存在的问题进行整改。4.清查审计公司可根据实际情况，定期或不定期对办公资产进行清查审计。清查审计内容包括资产的购置、使用、保管、维修、报废等情况。通过清查审计，发现问题及时整改，确保办公资产的管理规范、有效。九、监督与考核1.监督检查公司设立专门的监督小组，负责对办公资产的使用和管理情况进行监督检查。监督小组定期或不定期对各部门办公资产的使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。2.考核机制将办公资产的管理情况纳入公司绩效考核体系，对在办公资产管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对违反本制度规定，造成办公资产