2026年剧本杀运营公司法务档案管理制度

2026年剧本杀运营公司法务档案管理制度第一章总则第一条为规范公司法务档案管理工作，保障法务档案的真实、完整、安全与可追溯，强化公司法律风险防控能力，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》《企业法律顾问管理办法》等相关法律法规及公司运营管理制度，结合剧本杀行业合同密集、版权相关档案较多的经营特性及公司实际，制定本制度。第二条本制度所称法务档案，是指公司在经营管理过程中形成的，与法律事务相关的各类具有保存价值的文字、图表、电子数据等不同形式的历史记录，包括但不限于合同协议、诉讼仲裁资料、知识产权文件、合规审查材料、资质证照、法律意见书等。本制度适用于公司各部门、各门店及全体员工，涵盖法务档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全生命周期管理活动。全体相关部门及员工均需严格遵守本制度规定，确保法务档案管理工作规范有序推进。第三条法务档案管理遵循“统一领导、分级负责、真实完整、安全保密、规范有序、便于利用”的原则，以保障法务档案安全、提升档案利用效率为核心目标，将档案管理要求融入法律事务全流程，为公司经营决策提供法律支撑。第四条公司建立“档案管理小组统筹+法务部门归口管理+各部门协同配合+专人负责”的法务档案管理体系，明确各部门及岗位的法务档案管理职责，强化档案形成与归档的全流程管控，保障法务档案管理工作常态化、规范化开展。第五条公司保障法务档案管理工作所需资源，包括档案存储设施、归档用品、信息化管理系统、档案保管场地、培训费用等，相关费用纳入年度运营费用预算，确保资金足额落实；同时建立健全法务档案管理台账，完整记录档案全生命周期管理信息，确保档案管理可追溯。第二章管理职责第六条公司成立法务档案管理小组（以下简称“档案小组”），作为法务档案管理的决策与监督机构。档案小组由公司总经理担任组长，分管法务副总经理担任副组长，法务部门、行政后勤部门、财务部门、运营管理部门、人力资源部门负责人为成员。档案小组主要职责：（一）负责本制度的审批、修订及发布实施；（二）审定公司法务档案管理总体规划、年度工作方案及重大档案管理事项；（三）协调解决法务档案管理过程中的重大问题，如重大档案遗失、损毁处置、跨部门档案管理协作障碍等；（四）监督检查各部门法务档案制度的执行情况、档案管理措施落实效果，确保法务档案管理工作落地见效；（五）审议法务档案管理年度总结报告、重大档案管理事件处置报告，决策法务档案管理重大调整事项。第七条法务部门是法务档案管理的归口管理部门，主要职责：（一）牵头组织本制度的具体实施，制定完善法务档案管理的实施细则、操作流程及相关表单；（二）负责统筹协调各部门开展法务档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全流程管理工作，明确档案管理标准及要求；（三）负责对各部门形成的法务档案进行审核，核查档案的真实性、完整性、规范性及合法性，指导各部门规范开展档案整理工作；（四）负责建立健全法务档案管理台账及信息化管理系统，对档案信息进行分类录入、更新维护，确保档案信息准确可追溯；（五）负责法务档案的日常保管与维护工作，落实档案安全保密措施，定期检查档案保管状况，及时处置档案损坏、霉变等问题；（六）负责受理各部门及外部单位的法务档案查阅、借阅申请，按规定流程办理审批手续，监督档案利用过程，确保档案安全；（七）负责组织开展法务档案管理相关培训及宣传工作，提升员工的档案管理意识及规范操作能力；（八）定期汇总分析法务档案管理情况，形成管理报告，提出优化建议报档案小组审议。第八条行政后勤部门主要职责：（一）负责提供法务档案保管所需的场地、设施设备，包括档案柜、保险柜、防潮防火设备、监控设备等，确保档案存储环境安全达标；（二）负责档案保管场地的日常安全管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防霉变等防护措施，定期检查维护相关设施设备；（三）负责协助法务部门开展纸质档案的打印、装订、归档等辅助工作，保障档案整理所需物资的供应；（四）配合法务部门开展法务档案管理相关的安全检查及应急处置工作。第九条各业务部门（含运营管理部门、门店管理部门、研发创作部门等）主要职责：（一）负责本部门在经营活动中形成的法务档案的初步收集、整理及移交工作，确保档案及时、完整归档；（二）业务部门负责人为档案管理第一责任人，负责监督本部门法务档案的形成、收集、整理质量，确保档案真实反映业务实际；（三）配合法务部门开展档案审核、查阅、利用等工作，提供必要的业务支撑；（四）组织本部门员工学习本制度，提升员工的档案管理意识，规范档案形成过程中的操作行为。第十条财务部门主要职责：（一）负责提供与财务相关的法务档案，如财务合同、税务相关法律文件、投融资法律资料等，配合法务部门完成归档工作；（二）负责审核法务档案管理相关费用的预算及支付，按审批流程及财务制度支付相关款项；（三）配合法务部门开展与财务相关的法务档案查阅、利用及风险排查工作。第十一条人力资源部门主要职责：（一）负责将法务档案管理培训纳入员工入职培训及年度培训计划，配合法务部门组织全体员工开展培训；（二）负责提供与员工管理相关的法务档案，如劳动合同、保密协议、竞业限制协议等，配合法务部门完成归档工作；（三）配合法务部门开展与人力资源相关的法务档案查阅、利用及纠纷处置工作。第十二条员工职责：（一）严格遵守本制度及相关法务档案管理要求，规范形成、收集、整理工作中涉及的各类法律文件及资料；（二）积极参与法务档案管理培训，掌握基本的档案管理知识及操作技能；（三）及时将工作中形成的法务档案移交本部门档案管理人员或直接移交法务部门，不得私自留存、隐匿或销毁；（四）查阅、借阅法务档案时，严格遵守档案利用规定，妥善保管借阅的档案资料，按时归还，不得擅自复制、传播或篡改；（五）发现法务档案存在遗失、损毁等问题时，立即报告直接上级及法务部门。第三章档案分类与归档范围第十三条法务档案分类遵循“科学合理、分类清晰、便于管理、利于利用”的原则，结合公司经营实际及法律事务类型，将法务档案分为以下六大类：（一）合同协议类：指公司在经营活动中与外部单位或个人签订的各类合同、协议、补充协议等法律文件；（二）诉讼仲裁类：指公司参与的各类民事诉讼、行政诉讼、仲裁案件相关的法律文件及资料；（三）知识产权类：指公司拥有或使用的各类知识产权相关文件，包括版权、商标、专利等申请、注册、维护、转让、许可等资料；（四）合规管理类：指公司开展合规审查、风险防控、规章制度制定及修订、法律培训等相关的法律文件及资料；（五）资质证照类：指公司及各门店的主体资格证明、经营许可、备案文件等相关证照及资料；（六）其他法务类：指除上述类别外，与公司法律事务相关的其他具有保存价值的文件资料，如法律意见书、律师函、法律咨询记录等。第十四条合同协议类档案归档范围包括但不限于：（一）经营类合同：门店租赁合同、场地装修合同、剧本采购合同、道具采购合同、物料供应合同、合作推广合同、加盟合同等；（二）劳动类合同：劳动合同、劳务派遣协议、保密协议、竞业限制协议、员工培训协议等；（三）财务类合同：借款合同、融资协议、担保合同、税务咨询合同等；（四）其他合同：服务外包合同、技术开发合同、知识产权许可合同等。各类合同协议归档时需完整包含合同正本、副本、补充协议、附件、签约审批表、对方主体资格证明、履约凭证等相关资料。第十五条诉讼仲裁类档案归档范围包括但不限于：（一）案件受理相关文件：起诉状、上诉状、仲裁申请书、答辩状、证据材料清单及证据副本等；（二）司法/仲裁机构文书：受理通知书、应诉通知书、开庭传票、判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书等；（三）案件处理相关文件：委托代理协议、律师函、沟通记录、和解协议、执行相关文件等；（四）其他相关资料：案件处理方案、内部审批文件、费用支付凭证等。第十六条知识产权类档案归档范围包括但不限于：（一）版权相关：剧本创作底稿、版权登记申请书、版权登记证书、版权转让协议、版权许可使用协议、版权维权相关资料等；（二）商标相关：商标注册申请书、商标注册证、商标续展资料、商标转让协议、商标许可使用协议等；（三）专利相关：专利申请文件、专利证书、专利年费缴纳凭证、专利转让及许可协议等；（四）其他知识产权相关资料：知识产权检索报告、侵权投诉材料等。第十七条合规管理类档案归档范围包括但不限于：（一）规章制度类：公司各项管理制度、流程文件的制定及修订草案、审批表、公示记录、合法性审查意见等；（二）合规审查类：重大经营决策合规审查意见、新业务合规评估报告、合同合规审查记录等；（三）风险防控类：法律风险排查报告、风险评估表、风险处置方案及落实记录等；（四）法律培训类：培训计划、培训课件、签到表、培训总结等。第十八条资质证照类档案归档范围包括但不限于：（一）主体资格证明：营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等；（二）经营许可类：公共场所卫生许可证、消防验收合格证明、文化经营相关备案文件等；（三）其他资质证照：员工职业资格证书、门店评级证书等相关资料的复印件及审核记录。第十九条其他法务类档案归档范围包括但不限于：（一）外部法律文书：律师事务所出具的法律意见书、律师函、法律咨询报告等；（二）内部法律文件：法律事务请示及批复、法律问题研讨记录、对外发函审批及留存件等；（三）其他相关资料：与政府部门、司法机关的沟通记录、法律事务相关会议纪要等。第四章归档与整理第二十条法务档案归档实行“即时归档与定期归档相结合”的原则：（一）即时归档：诉讼仲裁类档案、资质证照类档案、重大合同协议（标的额5万元及以上）等重要法务档案，在文件形成或业务完成后10个工作日内完成归档；（二）定期归档：一般合同协议、合规管理类文件、其他法务类文件等，实行按月归档，各部门需在每月5日前将上月形成的法务档案整理完毕并移交法务部门。第二十一条归档要求：（一）真实性：归档的法务档案必须是原始文件或有效复印件，复印件需注明“与原件核对无误”并加盖部门公章或由相关责任人签字确认；（二）完整性：归档文件需完整反映相关法律事务的全过程，确保无遗漏关键资料；（三）规范性：归档文件需字迹清晰、页面整洁，无涂改、污损现象，电子档案需格式标准、内容完整、可正常读取；（四）及时性：各部门需严格按照规定时限完成档案收集与移交，不得拖延、积压。第二十二条档案整理规范：（一）纸质档案整理：按“分类-组卷-编号-装订-编目”的流程进行整理。组卷需遵循“一案一卷或一事一卷”的原则，同一法律事务的相关文件组成一卷；卷内文件按时间顺序或逻辑顺序排列，正文在前、附件在后，批复在前、请示在后；装订前需去除文件中的金属装订物，采用左侧装订方式，装订需牢固、整齐；每卷档案需编制卷内目录，注明文件名称、编号、日期、页数等信息，并填写案卷封面，明确案卷名称、类别、形成时间、保管期限、归档部门等内容。（二）电子档案整理：电子档案需按纸质档案分类标准进行分类归档，建立层级清晰的电子档案目录；电子文件命名需规范统一，格式为“档案类别-文件名称-形成日期-责任人”；电子档案需进行异地备份，确保数据安全；扫描形成的电子档案需与纸质档案内容一致，分辨率不低于300dpi，确保清晰可辨。第二十三条档案移交：各部门向法务部门移交档案时，需填写《法务档案移交清单》，注明档案名称、数量、类别、形成时间、保管期限等信息，移交人、接收人及部门负责人需签字确认，清单一式两份，移交部门与法务部门各留存一份。第五章保管与利用第二十四条法务档案保管实行“集中保管、分级存放”的原则，所有法务档案统一由法务部门集中保管，其中重要档案（如原始资质证照、重大合同正本、诉讼胜诉关键证据等）需存放于保险柜中，确保安全。第二十五条档案保管场地需符合以下条件：（一）环境要求：保持干燥通风，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，远离火源、水源、污染源及强磁场；（二）设施要求：配备专用档案柜、保险柜、防火器材、防潮设备、防虫药剂、监控设备等，确保档案存储安全；（三）安全要求：落实防盗、防火、防潮、防虫、防霉变、防泄密等“六防”措施，定期检查设施设备运行状况，及时处置安全隐患。第二十六条法务档案保管期限根据档案的重要程度及相关法律法规要求，分为永久保管和定期保管两类：（一）永久保管：公司设立、变更、注销相关的法律文件，重要资质证照原件，标的额50万元及以上的重大合同协议，涉及公司核心知识产权的档案，具有重大影响的诉讼仲裁案件档案，其他需永久保存的重要法务档案；（二）定期保管：定期保管期限分为10年、30年，其中：一般合同协议、普通诉讼仲裁案件档案、合规审查记录等保管期限为10年；劳动合同、员工培训协议、一般资质证照复印件等保管期限为30年。档案保管期限自档案形成之日的次年1月1日起计算，法律、行政法规另有规定的，从其规定。第二十七条法务档案利用实行“严格审批、规范使用”的原则，公司内部部门及外部单位/个人查阅、借阅法务档案需履行相应审批手续：（一）内部查阅：公司内部部门因工作需要查阅法务档案的，需填写《法务档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，报法务部门负责人审批；查阅时需在法务部门指定场所进行，不得带出档案保管场地，法务部门可安排专人陪同查阅。（二）内部借阅：确需借阅纸质档案的，需在《法务档案查阅申请表》中注明借阅期限，经部门负责人及法务部门负责人签字同意后办理借阅手续；借阅期限一般不超过15个工作日，确需延长的需提前3个工作日向法务部门申请，经批准后可延长一次，延长时限不超过10个工作日；借阅人需妥善保管借阅的档案，不得转借、复制、涂改、损毁，按期归还后由法务部门工作人员核对档案完整性。（三）外部查阅/借阅：外部单位（如司法机关、行政部门、律师事务所等）因工作需要查阅或借阅法务档案的，需出具单位介绍信、经办人身份证明及相关法律文书，经公司分管法务副总经理审批同意后，在法务部门指定场所查阅或办理借阅手续；外部个人原则上不得查阅或借阅公司法务档案，法律法规另有规定的除外。第二十八条严禁查阅、借阅人员对档案进行涂改、勾画、抽取、替换、损毁等行为，严禁泄露档案内容；法务部门需对档案利用过程进行全程记录，建立《法务档案利用登记簿》，详细记录利用人、利用时间、利用目的、利用内容、归还时间等信息。第二十九条电子法务档案的利用需严格控制访问权限，法务部门根据员工岗位需求设置不同的访问权限，电子档案的查阅、下载、复制需履行审批手续并留存记录；严禁将电子档案随意拷贝、传播或存储于非公司指定设备。第六章销毁管理第三十条法务档案保管期限届满后，需进行销毁的，严格按照“鉴定-审批-实施-记录”的流程办理，严禁擅自销毁任何法务档案。第三十一条档案鉴定：法务部门每年度对保管期限届满的法务档案进行集中鉴定，成立由法务部门、行政后勤部门、相关业务部门负责人组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估，形成《法务档案鉴定意见书》，明确可销毁档案清单及需继续保管的档案清单（因特殊原因需延长保管期限的）。第三十二条审批流程：《法务档案鉴定意见书》及可销毁档案清单需报档案小组审议，经公司总经理批准后方可实施销毁。第三十三条销毁实施：法务部门需指定两名及以上工作人员负责档案销毁工作，销毁前需再次核对可销毁档案清单，确保无误；销毁方式需符合环保及安全要求，纸质档案可采用粉碎、焚烧等方式销毁，电子档案需彻底删除并进行数据粉碎，确保无法恢复；销毁过程需有专人监督，销毁完成后，销毁人、监督人需在《法务档案销毁记录表》上签字确认。第三十四条档案销毁相关文件（包括《法务档案鉴定意见书》《可销毁档案清单》《法务档案销毁记录表》等）需永久保存，归档至“其他法务类”档案中。第七章监督检查与责任追究第三十五条监督检查机制：公司建立多维度法务档案管理监督检查机制，确保制度执行合规、档案管理规范：（一）日常自查：法务部门每日对档案保管场地、设施设备运行状况、档案整理及利用情况进行自查，及时发现并整改问题，形成自查记录；（二）定期检查：档案小组每季度开展一次法务档案管理专项检查，对各部门档案形成、收集、移交情况，法务部门档案保管、利用、销毁情况等进行全面核查，形成专项检查报告，明确整改要求及期限；（三）不定期抽查：公司审计部门或行政监察部门不定期对法务档案管理工作进行抽查，重点核查档案的真实性、完整性、安全性及制度执行的严格性；（四）年度考核：将法务档案管理工作纳入各部门年度绩效考核体系，对档案管理规范、成效显著的部门及个人给予表彰，对管理混乱、问题较多的部门及个人进行考核扣分。第三十六条问题整改：监督检查过程中发现的档案管理问题，法务部门需下达《法务档案管理整改通知书》，明确整改责任部门、整改内容、整改标准及整改期限；责任部门需按时完成整改，整改完成后向法务部门提交整改报告，法务部门对整改效果进行复核验收。对存在重大档案安全隐患或逾期未完成整改的部门，档案小组可责令其暂停相关业务，直至整改合格；情节严重的，追究相关部门负责人及直接责任人的责任。第三十七条责任追究：对