物料审查制度及流程规范

PAGE物料审查制度及流程规范一、总则（一）目的为加强公司物料管理，确保物料质量符合要求，规范物料审查工作流程，保障公司生产运营的顺利进行，特制定本制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及物料采购、验收、存储、使用等环节的相关部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保物料审查工作合法合规。2.质量至上原则：将物料质量作为审查的首要关注点，确保所使用的物料符合产品质量要求。3.全面审查原则：对物料的各个方面，包括供应商资质、物料规格、质量证明文件、包装等进行全面审查。4.流程规范原则：明确物料审查各环节的工作流程和职责，确保审查工作有序、高效进行。二、物料审查流程规范（一）采购申请阶段1.使用部门根据生产计划、库存情况等提出物料采购申请。采购申请应详细注明物料名称、规格型号、数量、预计到货日期、质量要求等信息。2.采购申请提交至部门负责人进行初步审核，审核内容包括申请的必要性、合理性以及与生产计划的匹配性等。审核通过后，将采购申请提交至采购部门。（二）供应商选择与评估阶段1.采购部门根据采购申请，寻找潜在供应商。对供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉等方面。2.采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察或要求供应商提供详细的资料，评估其是否具备供应所需物料的能力和条件。3.根据考察和评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，选择合格供应商列入合格供应商名录。（三）采购合同签订阶段1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确物料的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订前，应提交至法务部门进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如质量管理部门、仓库管理部门等，以便各部门做好后续工作准备。（四）物料验收阶段1.物料到货前，仓库管理部门应根据采购合同和相关规定，做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.物料到货时，仓库管理部门按照验收流程进行验收。验收内容包括物料的数量、规格型号、外观质量等是否与采购合同一致。3.质量管理部门对物料进行质量检验，根据物料的质量标准和检验规范，采用适当的检验方法进行检验。检验合格的物料出具检验报告，检验不合格的物料应及时通知采购部门与供应商协商处理。4.验收过程中发现的问题，如数量不符、质量不合格等，验收人员应及时填写验收记录，并要求供应商签字确认。验收记录应详细记录问题的情况、处理结果等信息。（五）物料存储阶段1.验收合格的物料应及时办理入库手续，仓库管理部门按照规定的存储方式和区域进行存放。物料应分类存放，并有明显的标识，便于识别和管理。2.仓库管理部门应定期对物料进行盘点，确保账物相符。盘点过程中发现的问题应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对于有保质期要求的物料，仓库管理部门应建立保质期台账，跟踪物料的保质期情况，确保在保质期内使用。（六）物料使用阶段1.生产部门根据生产计划领用物料，领用过程应填写领料单，注明物料名称、规格型号、数量等信息。领料单应经过部门负责人审核签字。2.生产部门在使用物料过程中，应严格按照操作规程进行操作，确保物料的正确使用。如发现物料质量问题或其他异常情况，应及时停止使用，并通知质量管理部门和采购部门进行处理。3.质量管理部门应定期对生产过程中的物料使用情况进行监督检查，确保物料的使用符合质量要求和生产工艺要求。三、物料审查相关职责（一）采购部门职责1.负责寻找、筛选和评估供应商，建立供应商档案。2.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。3.协调处理物料采购过程中的问题，如与供应商的沟通、交货期延迟等。（二）质量管理部门职责1.制定物料质量检验标准和检验规范。2.对采购的物料进行质量检验，出具检验报告。3.对生产过程中的物料使用情况进行质量监督检查。4.参与不合格物料的评审和处理，提出质量改进建议。（三）仓库管理部门职责1.负责物料的验收、入库、存储和发放管理。2.建立物料库存台账，定期进行盘点，确保账物相符。3.对有保质期要求的物料进行保质期管理。4.配合其他部门做好物料管理相关工作。（四）使用部门职责1.根据生产计划提出物料采购申请，并对采购申请的合理性负责。2.在物料使用过程中，严格按照操作规程进行操作，确保物料的正确使用。3.及时反馈物料使用过程中出现的问题，配合相关部门进行处理。四、物料审查记录与档案管理1.各部门应建立物料审查相关记录，如采购申请记录、供应商评估记录、采购合同记录、验收记录、领料记录等。记录应真实、准确、完整，能够反映物料审查工作的全过程。2.物料审查记录应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求。一般情况下，记录应保存[X]年，以备查阅和追溯。3.建立物料审查档案，将与物料审查相关的文件、资料、记录等进行分类归档。档案应便于查询和管理，能够为物料审查工作提供有效的支持和依据。五、物料审查监督与考核1.公司内部审计部门定期对物料审查制度及流程的执行情况进行监督检查，确保各项规定得到有效落实。2.对在物料审查工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反物料审查制度及流程的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。3.根据监督检查和考核结果，及时发现物料审查工作中