验煤管理制度及流程规范

PAGE验煤管理制度及流程规范一、总则（一）目的为了加强公司煤炭验收管理，确保煤炭质量符合相关标准和合同要求，保障公司生产运营的顺利进行，特制定本验煤管理制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有煤炭采购、验收及相关环节的管理活动。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及煤炭行业相关标准，确保验煤工作合法合规。2.坚持客观、公正、科学的原则，保证验煤结果真实准确。3.强化过程控制，规范验煤流程，提高验煤效率和质量。二、验煤管理职责（一）采购部门1.负责煤炭采购合同的签订，明确煤炭质量标准、验收方法、结算方式等条款。2.及时向验煤部门提供煤炭采购相关信息，包括供应商资料、煤炭产地、发运计划等。3.协调处理验煤过程中出现的与供应商有关的问题，如质量争议、交货延迟等。（二）验煤部门1.制定并执行验煤计划，按照规定的流程和标准对煤炭进行检验。2.配备专业的验煤设备和人员，确保验煤工作的准确性和可靠性。3.负责出具验煤报告，对煤炭质量进行客观评价，并及时反馈验煤结果。4.建立验煤档案，记录煤炭检验的相关信息，以备查阅和追溯。（三）质量控制部门1.监督验煤部门的工作，确保验煤过程符合质量管理体系要求。2.对验煤结果进行审核，如有疑问及时与验煤部门沟通核实。3.参与处理重大质量问题，提出改进措施和建议，推动公司煤炭质量整体提升。（四）财务部门1.根据验煤报告和采购合同，审核煤炭采购货款的支付申请。2.对因质量问题导致的扣款等财务事项进行处理，确保公司资金安全和合理使用。三、验煤流程规范（一）煤炭到货前准备1.采购部门在煤炭发运前，应提前通知验煤部门到货时间、煤炭品种、数量等信息。2.验煤部门根据采购信息，安排验煤人员和设备，做好验煤准备工作。3.准备好相关的验煤工具和仪器，如采样器、制样机、化验设备等，并确保其性能良好、精度符合要求。4.清理验煤场地，保证场地整洁、安全，并设置明显的验煤标识。（二）到货验收1.煤炭到货时，验煤人员应首先核对送货车辆的铅封、标识等是否完好，与送货单信息是否一致。2.按照规定的采样方法进行采样，确保所采样品具有代表性。采样应在煤炭装卸过程中或装卸完成后立即进行，避免煤炭发生离析等情况影响样品代表性。3.将采得的样品及时送至制样室进行制样，制样过程应严格按照相关标准操作规程进行，保证样品粒度、水分等符合化验要求。4.对制备好的样品进行化验分析，化验项目应根据合同要求和煤炭质量标准确定，一般包括发热量、灰分、硫分、水分等常规指标。5.在化验过程中，应做好详细的记录，包括样品编号、采样时间、制样过程、化验数据等，确保记录真实、准确、完整。（三）验煤结果判定1.验煤人员根据化验结果，对照煤炭采购合同约定的质量标准进行判定。2.如果煤炭质量符合合同要求，验煤人员应出具合格的验煤报告，并在报告上签字确认。3.如果煤炭质量不符合合同要求，验煤人员应及时通知采购部门和质量控制部门。质量控制部门组织相关人员对不合格情况进行分析，确定不合格原因和责任归属。4.根据不合格情况的严重程度，采取相应的处理措施。对于一般质量问题，可要求供应商进行整改或协商扣减货款；对于严重质量问题，应按照合同约定和法律法规要求，采取退货、索赔等措施。（四）验煤报告出具1.验煤报告应包括煤炭基本信息（品种、产地、供应商等）、采样时间、化验项目及结果、判定结论等内容。2.验煤报告应由验煤部门负责人审核签字，并加盖验煤部门公章后生效。3.验煤报告应及时送达采购部门、质量控制部门、财务部门等相关部门，作为煤炭采购结算、质量追溯等工作的依据。（五）不合格煤炭处理1.对于判定为不合格的煤炭，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商说明情况并提出处理方案。2.如果供应商对验煤结果有异议，应在规定时间内提出复检申请。公司应组织相关人员进行复检，复检结果为最终判定结果。3.根据不合格煤炭的处理结果，采购部门负责办理相关手续，如退货手续、货款结算调整等。质量控制部门跟踪不合格煤炭的处理情况，确保问题得到妥善解决。4.对不合格煤炭的处理过程和结果应进行详细记录，分析不合格原因，总结经验教训，采取措施防止类似问题再次发生。四、验煤设备管理（一）设备采购与验收1.根据验煤工作需要，由验煤部门提出设备采购计划，经公司审批后进行采购。2.设备到货后，验煤部门组织相关人员按照采购合同要求进行验收，检查设备的规格型号、数量、外观质量等是否符合要求。3.对新采购的设备进行调试和试运行，确保设备性能正常，能够满足验煤工作的实际需求。（二）设备日常维护1.制定验煤设备维护保养计划，明确设备维护责任人、维护周期和维护内容。2.验煤人员应按照维护保养计划对设备进行日常维护，包括清洁、润滑、紧固、检查等工作，确保设备处于良好的运行状态。3.定期对设备进行校准和校验，保证设备的精度和可靠性。校准和校验应按照国家相关标准和设备使用说明书的要求进行，并做好记录。（三）设备故障维修1.当设备出现故障时，验煤人员应及时报告设备维护责任人，并填写设备故障报告。2.设备维护责任人根据故障情况进行分析判断，确定维修方案。对于能够自行维修的故障，应及时进行维修；对于需要外委维修的故障，应选择具有资质和信誉的维修单位进行维修。3.设备维修完成后，应进行调试和验收，确保设备恢复正常运行。维修记录应详细记录故障原因、维修过程、更换的零部件等信息，并存档备查。（四）设备报废管理1.对于已无法正常使用、维修成本过高或技术落后的验煤设备，由验煤部门提出报废申请。2.公司组织相关部门对报废申请进行审核，根据审核结果办理设备报废手续。3.报废设备应及时清理，妥善处理，防止造成环境污染。设备报废处理过程应进行记录，包括报废设备名称、型号、数量、报废原因、处理方式等信息。五、验煤人员管理（一）人员资质要求1.验煤人员应具备相关专业知识和技能，熟悉煤炭质量检验标准和方法。2.从事采样、制样、化验等关键岗位的人员应经过专业培训，取得相应的资质证书。3.验煤人员应具备良好的职业道德和责任心，能够客观公正地开展验煤工作。（二）人员培训与考核1.制定验煤人员培训计划，定期组织内部培训和外部培训，提升验煤人员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括煤炭质量标准、验煤操作规程、设备使用维护、法律法规等方面。3.建立验煤人员考核机制，定期对验煤人员的工作表现、业务能力等进行考核。考核结果与绩效挂钩，激励验煤人员不断提高工作质量。（三）人员岗位职责1.明确验煤部门各岗位人员的职责，包括部门负责人、采样员、制样员、化验员等。2.部门负责人负责验煤部门的全面管理工作，制定工作计划、组织人员培训、协调解决工作中的问题等。3.采样员负责按照规定的采样方法和流程进行煤炭采样工作，确保所采样品具有代表性。4.制样员负责将采得的样品按照标准操作规程进行制备，保证样品质量符合化验要求。5.化验员负责对制备好的样品进行化验分析，准确出具化验报告。六、验煤档案管理（一）档案内容1.验煤档案应包括煤炭采购合同、验煤计划、采样记录、制样记录、化验报告、不合格煤炭处理记录、设备维护记录、人员培训记录等相关资料。2.每份验煤档案应按照时间顺序进行编号，便于查找和管理。（二）档案建立与归档1.验煤过程中产生的各类资料应由专人负责及时收集、整理和归档。2.档案管理人员应按照档案管理要求，对资料进行分类装订、编目索引，确保档案资料齐全、完整、规范。（三）档案查阅与保管1.公司内部人员因工作需要查阅验煤档案时，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批