视频谈判室工作制度规范

PAGE视频谈判室工作制度规范一、总则（一）目的为规范视频谈判室的使用，确保谈判工作的顺利开展，提高谈判效率，保障谈判信息安全，特制定本工作制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及使用视频谈判室进行商务谈判、合作洽谈、纠纷调解等活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：视频谈判室的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准，确保谈判活动的合法性和合规性。2.保密性原则：严格保护谈判过程中的各类信息，防止信息泄露，维护公司利益和商业机密。3.高效性原则：优化视频谈判室的资源配置，提高谈判效率，确保谈判工作能够及时、顺利完成。4.规范性原则：明确视频谈判室的使用流程、操作规范和管理要求，确保各项工作有序进行。二、视频谈判室管理职责（一）行政管理部门职责1.负责视频谈判室的整体规划、建设和维护，确保设施设备的正常运行。2.制定视频谈判室的管理制度和使用流程，并监督执行。3.协调各部门之间的使用需求，合理安排谈判时间和场地。4.负责视频谈判室的安全管理，包括门禁管理、消防安全等。（二）技术支持部门职责1.保障视频谈判室的技术设备稳定运行，包括视频会议系统、音频设备、网络设备等。2.负责对使用人员进行技术培训，确保其能够熟练操作视频谈判室的各类设备。3.及时处理视频谈判过程中出现的技术故障，确保谈判不受影响。4.定期对视频谈判室的技术设备进行检查和维护，保证设备性能良好。（三）使用部门及人员职责1.使用部门应提前向行政管理部门提交视频谈判室使用申请，明确谈判主题、时间、参与人员等信息。2.使用人员需严格遵守视频谈判室的管理制度和使用流程，爱护室内设施设备。3.在谈判过程中，使用人员应确保谈判信息安全，不得擅自传播或泄露谈判内容。4.使用完毕后，使用人员应及时清理谈判现场，关闭设备电源，将钥匙交还行政管理部门。三、视频谈判室使用流程（一）使用申请1.使用部门如需使用视频谈判室，应提前[X]个工作日填写《视频谈判室使用申请表》，详细注明谈判主题、时间、参与人员、预计时长等信息。2.《视频谈判室使用申请表》经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门。（二）申请审批1.行政管理部门收到使用申请后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括申请信息的完整性、合理性以及与其他部门使用安排是否冲突等。2.如申请通过审核，行政管理部门将在申请表上加盖同意使用章，并根据使用时间和场地情况进行统一安排。如申请未通过审核，行政管理部门应及时与使用部门沟通，说明原因。（三）场地准备1.在谈判前[X]小时，行政管理部门应安排专人对视频谈判室进行清洁和设备检查，确保室内环境整洁、设备正常运行。2.根据谈判需求，调试视频会议系统、音频设备等，确保图像清晰、声音正常。（四）谈判进行1.使用人员应提前到达视频谈判室，做好谈判准备工作。在谈判过程中，应遵守相关法律法规和公司规定，文明谈判。2.严格控制谈判时间，如需延长谈判时间，使用人员应提前向行政管理部门提出申请，经批准后方可继续使用。3.谈判过程中，如遇技术故障等突发情况，使用人员应及时通知技术支持部门进行处理，并尽量采取应急措施，确保谈判不受严重影响。（五）使用结束1.谈判结束后，请使用人员及时清理谈判现场，将桌椅摆放整齐，关闭设备电源，并检查门窗是否关闭。2.使用人员应在《视频谈判室使用登记表》上签字确认使用情况，包括使用时间、设备运行状况等。3.行政管理部门应定期对视频谈判室的使用情况进行统计和分析，总结经验教训，不断优化管理工作。四、视频谈判室设备管理（一）设备清单视频谈判室内配备的主要设备包括：视频会议主机及摄像头、麦克风、音响系统、投影仪、电脑、桌椅、文件柜等。行政管理部门应建立详细的设备清单，并定期进行更新。（二）设备维护1.技术支持部门应制定视频谈判室设备维护计划，定期对设备进行检查、清洁和保养。2.对于设备出现的故障，技术支持人员应及时进行维修，并做好维修记录。维修记录应包括故障现象、维修时间、维修人员、维修内容等信息。3.如设备需要更换零部件，技术支持部门应按照公司相关规定进行申请和采购，确保更换的零部件质量可靠。（三）设备更新1.根据视频谈判室的使用需求和技术发展情况，行政管理部门应适时提出设备更新计划。2.设备更新计划应包括更新设备的名称、型号、数量、预算等信息，并经公司相关领导审批后实施。3.在设备更新过程中，应做好新设备的安装调试和旧设备的报废处理工作，确保视频谈判室设备始终保持良好的运行状态。五、视频谈判室安全管理（一）门禁管理1.视频谈判室应安装门禁系统，严格限制无关人员进入。使用人员应妥善保管门禁卡，不得转借他人。2.行政管理部门应定期对门禁系统进行检查和维护，确保其正常运行。如发现门禁卡丢失或损坏，使用人员应及时向行政管理部门报告并申请补办。（二）消防安全1.视频谈判室内应配备必要的消防设施和器材，如灭火器、消火栓等，并确保其处于良好的备用状态。2.使用人员应熟悉消防设施的使用方法和逃生通道位置，严禁在室内吸烟和使用明火。3.行政管理部门应定期组织消防安全检查，及时消除火灾隐患。同时，应定期组织使用人员进行消防安全培训和演练，提高其消防安全意识和应急处置能力。（三）信息安全1.严格遵守信息安全相关法律法规，加强视频谈判室信息安全管理。在谈判过程中，涉及的各类信息应按照公司规定进行分类、存储和传输。2.对视频谈判过程中产生的电子文件、数据等，应采取加密存储、备份等措施，防止信息丢失或泄露。3.使用人员不得擅自将谈判设备带出视频谈判室，如因工作需要确需带出，应提前向行政管理部门申请，并做好相关登记和防护措施。六、视频谈判室卫生管理（一）日常清洁1.使用人员在谈判结束后，应及时清理谈判现场，将垃圾放入指定垃圾桶内。2.行政管理部门应安排专人定期对视频谈判室进行全面清洁，包括地面清扫、桌面擦拭、设备除尘等，保持室内环境整洁。（二）定期消毒1.根据实际情况，行政管理部门应定期对视频谈判室进行消毒处理，特别是在流感高发季节等特殊时期，应增加消毒频次。2.消毒工作应按照相关卫生标准和操作规程进行，确保消毒效果。消毒记录应详细记录消毒时间、消毒人员、消毒方法、消毒范围等信息。七、视频谈判室培训管理（一）培训计划1.技术支持部门应制定视频谈判室设备操作培训计划，定期组织使用人员进行培训。培训计划应根据使用人员的实际需求和设备更新情况进行调整。2.培训内容应包括视频会议系统的操作使用、音频设备的调试、网络连接方法、常见故障排除等。（二）培训方式1.培训方式可采用集中授课、现场演示、实际操作等多种形式，确保使用人员能够熟练掌握视频谈判室设备的操作技能。2.对于新入职的使用人员，应在其首次使用视频谈判室前进行专门的培训，使其熟悉使用流程和注意事项。（三）培训考核1.技术支持部门应在培训结束后对使用人员进行考核，考核方式可采用理论考试、实际操作等形式。2.考核合格的使用人员方可获得视频谈判室设备操作资格证书，未通过考核的使用人员应进行补考或再次培训，直至考核合格。八、视频谈判室违规处理（一）违规行为界定1.未经申请擅自使用视频谈判室。2.未按照规定的使用流程操作视频谈判室设备。3.在视频谈判室内吸烟、使用明火或进行其他违规行为。4.擅自传播或泄露视频谈判过程中的信息。5.损坏视频谈判室内的设施设备。6.未按照要求清理谈判现场或关闭设备电源。（二）违规处理措施1.对于首次违规的使用人员，行政管理部门将给予口头警告，并要求其立即改正违规行