公司内部收款制度规范

PAGE公司内部收款制度规范一、总则（一）目的为了加强公司内部收款管理，规范收款行为，确保公司资金及时、足额收回，保障公司财务安全，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目涉及的收款业务，包括但不限于销售货款、服务费用、租金收入、押金退还等各类款项的收取。（三）基本原则1.合法性原则收款行为必须符合国家法律法规及相关行业标准，确保公司的收款活动在合法合规的框架内进行。2.准确性原则收款信息应准确无误，包括收款金额、收款对象、收款方式、收款时间等，避免因信息错误导致的收款风险。3.及时性原则各部门应及时办理收款业务，确保款项按时足额收回，不得拖延或截留。4.安全性原则加强收款过程中的安全管理，保障资金安全，防止出现收款丢失、被盗等情况。二、收款职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确收款方式、收款时间、违约责任等条款。2.跟踪销售订单执行情况，及时了解客户付款进度，对逾期未付款的客户进行催款。3.协助财务部门核对收款信息，提供相关销售资料和数据。（二）财务部门1.制定收款管理制度和流程，负责收款业务的日常核算和监督。2.审核收款凭证，确保收款信息的准确性和完整性。3.及时记录收款情况，定期编制收款报表，向公司管理层汇报收款进度。4.对逾期未收款进行分析，提出催收建议和措施。（三）其他相关部门1.根据业务职责，配合销售部门做好收款工作，如提供相关服务、协助催款等。2.按照公司规定，及时将所收款项上缴财务部门，不得擅自截留或挪用。三、收款流程（一）收款前准备1.销售部门在签订销售合同或提供服务前，应对客户的信用状况进行评估，确定合理的收款方式和信用额度。2.根据合同约定，明确收款时间节点，并在合同中注明。3.财务部门应提前做好收款账户的管理和维护，确保收款账户的正常使用。（二）收款通知1.销售部门在合同约定的收款时间前，应向客户发出收款通知，告知客户收款金额、收款方式、收款时间等信息。2.收款通知可以采用书面形式（如催款函、发票等）或电子形式（如邮件、短信等）发送给客户。（三）款项收取1.客户应按照收款通知的要求，按时足额支付款项。2.收款方式包括现金收款、银行转账收款、支票收款等。财务部门应根据公司实际情况，选择合适的收款方式，并确保收款安全。3.对于现金收款，财务人员应在收款时开具收款收据，并加盖公司财务专用章。收款收据应一式三联，分别为存根联、客户联和记账联。4.对于银行转账收款，财务人员应及时核对银行到账信息，确认款项是否足额到账。如发现款项未按时到账或金额不符，应及时与客户沟通核实。5.对于支票收款，财务人员应认真审核支票的真实性、有效性和完整性，包括支票号码是否连续、出票日期是否正确、收款人名称是否与公司一致、金额大小写是否相符、印章是否清晰等。如发现支票存在问题，应及时与客户联系更换支票。（四）收款确认1.财务人员在收到款项后，应及时进行收款确认。收款确认可以通过在财务系统中录入收款信息、开具收款凭证等方式进行。2.收款凭证应包括收款日期、收款金额、收款方式、收款对象、收款事由等内容，并由财务人员签字确认。3.销售部门应定期与财务部门核对收款情况，确保收款信息的一致性。（五）逾期收款处理1.如客户未按照合同约定按时支付款项，销售部门应及时进行催款。催款方式可以包括电话催款、邮件催款、上门催款等。2.对于逾期时间较长的客户，销售部门应制定详细的催款计划，并与财务部门密切配合，采取有效的催收措施。催收措施可以包括发送催款函、暂停供货或服务、追究违约责任等。3.如客户确实存在资金困难，无法按时支付款项，销售部门应与客户协商制定还款计划，并报公司管理层批准。还款计划应明确还款时间、还款金额等内容，并要求客户签字确认。4.对于逾期未收款，财务部门应定期进行分析和统计，评估逾期收款的风险，并向公司管理层汇报。如发现逾期收款存在重大风险，应及时采取措施，如通过法律途径追讨款项等。四、收款凭证管理（一）收款凭证种类1.收款收据：用于收取现金款项时开具，是公司收款的重要凭证之一。2.发票：用于销售货物或提供应税劳务时开具，是客户报销和公司纳税的重要凭证。3.银行收款回单：用于记录银行转账收款的凭证，是银行出具的证明款项已到账的文件。4.其他收款凭证：如支票存根、收款确认函等，根据实际收款情况使用。（二）收款凭证开具1.收款收据应由财务部门统一印制和管理，指定专人负责开具。2.开具收款收据时，应按照规定的格式和内容填写，确保信息准确无误。收款收据应加盖公司财务专用章，并由收款人签字确认。3.发票的开具应按照国家税收法律法规的规定进行，确保发票内容真实、准确、完整。发票开具后，应及时交付给客户，并做好发票交付记录。4.银行收款回单应由银行提供，财务人员应及时从银行取回，并妥善保管。（三）收款凭证保管1.收款凭证应按照类别、时间顺序进行整理和装订，确保凭证的完整性和连续性。2.收款凭证的保管期限应按照国家法律法规和公司财务制度的规定执行，一般为[X]年。3.收款凭证应存放在安全可靠的地方，防止凭证丢失、被盗或损坏。如因特殊原因需要销毁收款凭证，应按照规定的程序进行审批，并做好销毁记录。五、收款监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对收款业务进行内部审计，检查收款流程是否合规、收款凭证是否真实有效、收款记录是否准确完整等。2.销售部门应配合财务部门的内部审计工作，提供相关销售合同、收款记录等资料，协助财务部门核实收款情况。（二）外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对公司财务状况进行审计，包括对收款业务的审计。2.外部审计机构应按照审计准则和相关法律法规的要求，对公司收款业务进行全面审计，并出具审计报告。公司应根据审计报告的意见，及时整改存在的问题。（三）检查频率1.财务部门应每月对收款业务进行一次内部检查，确保收款工作的规范运行。2.公司应每年至少进行一次全面的内部审计和外部审计，对收款业务进行重点审计。六、违规处理（一）违规行为界定1.未按照规定的收款流程办理收款业务，导致收款信息错误或款项未能及时足额收回。2.擅自截留、挪用公司所收款项，用于个人或其他用途。3.伪造、变造收款凭证，虚报收款金额或收款对象。4.对逾期未收款未及时进行催款或采取有效催收措施，导致公司资金损失。5.其他违反公司收款制度规范的行为。（二）违规处理措施1.对于首次发现的违规行为，公司将给予警告，并要求相关责任人立即整改。2.对于多次违规或情节严重的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于扣发绩效奖金、降职降薪、解除劳动合同等。3.如因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。4.对