员工离职处理程序标准文件交接与后继措施统一版

员工离职处理程序标准文件交接与后继措施统一版一、适用情境说明本流程适用于公司所有员工因主动辞职、合同到期终止、协商解除劳动合同或其他符合法律法规及公司规定的离职情形，需办理工作交接、文件资料移交及后续手续的标准化管理。旨在保证员工离职期间工作衔接顺畅、公司资产安全、信息资料完整，降低离职风险，保障双方合法权益。二、执行流程详解（一）离职意向提出与审批员工提交申请：员工需根据劳动合同约定及公司制度，提前30日（试用期内提前3日）向直接上级提交书面《离职申请表》，注明离职原因、期望离职日期、工作交接初步计划等，并抄送人力资源部备案。部门审核：直接上级收到申请后，应在2个工作日内与员工进行面谈，知晓离职真实原因，评估工作影响，并填写《离职申请审批表》中“部门意见”栏，明确是否同意离职及建议离职日期（如需调整离职日期，需与员工协商一致）。人力资源部复核：人力资源部收到审批表后，核对员工劳动合同状态、考勤记录、培训服务期约定等，确认离职手续合规性，填写“人力资源部意见”栏，并报分管领导审批。最终审批：分管领导根据岗位重要性及工作安排，在3个工作日内完成审批，明确最终离职日期，反馈至员工及相关部门。（二）交接准备与计划制定指定交接人：部门负责人接到审批通过的通知后，需指定1-2名工作交接对接人（通常为直接上级或同岗位资深员工），并通知员工对接人信息。制定交接计划：员工与对接人共同制定《工作交接计划》，明确交接范围、内容、时间节点及责任分工，经部门负责人确认后执行。交接计划需包含但不限于：工作文件及资料（电子/纸质）；正在进行的未完成任务及进度说明；客户、供应商等外部联系人信息及对接要点；公司资产（办公设备、钥匙、门禁卡等）；系统账号权限（OA、业务系统等）；其他需交接的事项（如未报销费用、备用金等）。（三）工作内容与资料交接文件资料交接：员工需将负责的纸质文件（含合同、报表、会议纪要等）整理归档，标注交接清单；电子文件需整理至指定共享文件夹，保证文件命名规范、内容完整，并提供访问路径说明。对接人需逐项核对《工作交接清单》中的资料，确认无误后签字。未完成任务交接：员工需详细说明当前未完成任务的目标、进度、已完成阶段、下一步计划、潜在风险及解决方案，必要时协助对接人熟悉工作流程，保证任务可顺利接续。外部联系人交接：对客户、供应商等重要外部联系人，需协助对接人进行电话或当面沟通，明确后续对接人及联系方式，必要时提供书面交接说明（含联系人基本信息、沟通历史、注意事项等）。（四）物品与权限交接公司资产归还：员工需将领取的公司资产（包括但不限于电脑、手机、办公家具、钥匙、门禁卡、工牌等）整理完好，填写《离职物品归还清单》，注明资产名称、规格、数量、领取日期及状态，由行政部或资产管理部门核对无误后签字确认。系统权限关闭：员工需主动注销个人系统账号（如邮箱、内部通讯工具等），或配合对接人完成权限移交；人力资源部及IT部门在确认交接完成后，于离职当日关闭该员工所有系统权限（含业务系统、OA、考勤系统等），保证信息安全。（五）交接确认与归档三方签字确认：交接全部完成后，员工、对接人、部门负责人需共同在《工作交接清单》《离职物品归还清单》上签字确认，保证交接内容无遗漏、无争议。资料归档：部门负责人将《工作交接计划》《工作交接清单》《离职物品归还清单》等材料整理后，提交人力资源部归档保存，保存期限不少于员工离职后2年。（六）后续手续办理薪资与费用结算：人力资源部在员工离职当日，根据考勤记录、未报销费用等，计算员工应发工资、经济补偿金（如有）及其他款项，填写《离职薪资结算单》，经财务部审核后，于公司规定的发薪日支付（如遇离职当月薪资已发放，需在次月补发差额）。社保与公积金处理：人力资源部在员工离职后15日内，办理社保、公积金停缴手续，如需转移，协助员工提供相关材料。工作衔接跟进：离职后1周内，部门负责人需与对接人沟通，确认工作接续情况，解决交接遗留问题，保证业务正常运行。三、配套表单模板表单1：离职申请审批表基本信息姓名*工号部门岗位入职日期劳动合同期限期望离职日期实际离职日期离职原因（可附页）审批意见部门负责人意见签字：日期：人力资源部意见签字：日期：分管领导意见签字：日期：表单2：工作交接清单序号交接项目详细内容说明（含文件名称、任务名称、资产规格等）数量/状态接收人签字交接人签字确认人签字日期1纸质文件《2023年度销售总结报告》《客户合同台账》2份***2电子文件共享路径：\XX部*项目文件夹1个文件夹***3未完成任务“XX项目二期需求调研”（进度：80%，需对接技术部）1项***4客户联系人信息客户A（联系人：，，需求：XX）3条***5办公电脑联想ThinkPad，型号：XXXX，序列号：XXXX1台（完好）***6系统账号OA账号：*，权限：部门文件查阅1个***表单3：离职物品归还清单物品名称规格型号领取日期归还数量状态（完好/损坏）接收人签字备注工牌标准版2022-03-011个完好*门禁卡A卡2022-03-011张完好*办公椅人体工学2022-03-011把完好*U盘金士顿32G2023-06-151个完好*含项目资料备用金1000元2023-10-101000元已结清*收据附后四、关键事项提醒时间节点把控：员工需严格按照审批后的离职日期完成交接，不得擅自提前或延后；部门负责人需全程跟进交接进度，保证在离职前完成所有手续，避免工作空档。交接完整性要求：交接内容需涵盖员工在职期间接触的所有工作相关信息及资产，特别是涉密资料、客户信息等敏感内容，需单独列明交接方式，保证信息安全。保密义务延续：员工离职后仍需遵守公司保密协议，不得泄露在职期间知悉的公司商业秘密、技术信息等，违者需承担法律责任。特殊情况处理：如员工因突发原因无法亲自办理交接，需委托他人代为办理，并提供书面委托书；如交接过程中存在争议，需及时向人