会议召开与通知发布制度

会议召开与通知发布制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，同时遵循集团母公司关于风险防控与合规管理的总体要求，结合企业内部业务发展实际，旨在规范会议召开与通知发布行为，防控管理风险，提升决策效率，确保信息传达的准确性与时效性。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司内部各类会议的策划、组织、召开及通知发布的全流程管理，包括但不限于决策类会议、业务类会议、专项工作协调会等。第三条本制度中下列术语含义：（一）“会议专项管理”指通过制度约束、流程规范、风险防控等手段，对会议组织与通知发布实施系统性管控的活动。（二）“决策风险”指因会议决策不当或流程瑕疵导致公司利益受损的可能性，如决策超权、信息不对称等。（三）“合规通知”指符合规定格式、内容完整、传递及时的会议通知文件。第四条会议专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖：确保所有会议活动纳入制度化管理范畴；（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责分工；（三）风险导向：重点防控决策风险、信息安全风险等；（四）持续改进：定期评估管理效果并优化流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议专项管理负总责，分管领导对具体实施负责，确保制度落实。第六条设立会议专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、各部门负责人组成，统筹决策审批、监督评价等职能，每年至少召开X次会议审议管理事项。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（如综合管理部）：负责制度修订、流程优化、风险排查、培训宣贯；（二）专责部门（如风险管理部）：负责合规审核、技术支持；（三）业务部门/下属单位：落实本领域会议通知要求，开展日常管理。第八条基层执行岗的合规操作责任：岗位人员须签署合规承诺书，按流程提交会议申请，及时报告异常情况。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议策划环节需明确议题、参会人员、时间地点等要素，避免议题空泛或范围不当。第十条会议组织须确保设施设备完好、议程准时推进，主持人需控制会议时长，防止效率低下。第十一条通知发布必须符合“五要素”要求：会议名称、时间、地点、议程、参会要求，严禁遗漏关键信息。第十二条通知发布时效性要求：一般会议通知应提前X天发出，紧急会议须同步通知，并通过两种以上渠道确认送达。第十三条通知内容合规性要求：必须经部门负责人审核，涉密会议需附加保密标识。第十四条禁止性行为：严禁通过非正式渠道发布通知、擅自变更会议安排、以会议通知传递违规指令。第十五条专项风险防控：重点防范决策风险（如信息不充分）、信息安全风险（如电子通知泄露）、执行偏差风险（如参会人员缺席）。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：每年X月组织评估，根据法规变化、业务调整修订制度，并同步更新培训材料。第十七条风险识别预警机制：每季度开展风险排查，对高频问题发布预警，如通知延误、参会率低等问题需限期整改。第十八条合规审查机制：将会议通知审核嵌入流程，未经合规部门确认的通知不得发布，实施“一票否决制”。第十九条风险应对机制：对一般问题由部门负责人处理，重大问题提交领导小组决策，建立应急联系人台账。第二十条责任追究机制：明确违规情形（如通知失实、会议泄密），按情节严重程度实施绩效考核扣分、纪律处分。第二十一条评估改进机制：每年X月开展管理效果评估，通过问卷调查、案例复盘优化流程，形成改进报告。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级领导须定期检查本领域执行情况，将会议专项管理纳入述职考核。第二十三条考核激励机制：将部门会议通知准确率、及时率纳入年度评优，对表现突出的予以奖励。第二十四条培训宣传机制：分层级开展制度培训，管理层侧重合规履职，一线员工侧重操作规范，每年不少于X场次。第二十五条信息化支撑：通过OA系统实现会议申请、通知发布、参会签到等功能自动化，实时监控数据。第二十六条文化建设：编制《会议专项管理手册》，要求全员签订合规承诺书，定期评选“合规示范岗”。第二十七条报告制度：每月提交会议通知执行情况报告，重大风险事件须24小时内上报至领