会议文件处理与归档制度

会议文件处理与归档制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及相关行业标准，结合公司内部管理需求，为规范会议文件的制作、流转、使用及归档工作，防控信息管理风险，提升运营效率，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司各级会议文件的全生命周期管理，包括但不限于董事会会议、专题研讨会、部门例会、临时性会议等产生的各类文件资料。第三条本制度下列术语的定义如下：（一）会议文件专项管理：指公司对会议文件从起草、审核、签发、流转、归档至销毁的全过程进行系统化、规范化的管控活动，旨在确保文件的真实性、完整性、安全性和可追溯性。（二）会议文件风险：指因文件管理不当可能导致的泄密、遗失、篡改、延误或合规问题，如敏感信息外泄、决策依据缺失、归档不及时等。（三）会议文件合规：指会议文件的管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，保障文件处理与使用的合法合规性。第四条会议文件专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有会议文件纳入统一管理范畴，无遗漏、无死角。（二）责任到人原则：明确各级人员文件管理职责，做到分工清晰、责任可追溯。（三）风险导向原则：重点关注高风险环节，强化管控措施，降低潜在风险。（四）持续改进原则：定期评估文件管理效果，优化流程与标准。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议文件专项管理负总责，承担领导责任；分管领导对专项管理工作负直接责任，负责组织协调、监督落实。第六条设立会议文件专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成，统筹协调以下职能：（一）制定和完善会议文件管理制度及操作流程；（二）审议重大会议文件的归档范围与标准；（三）监督专项管理工作的执行情况，协调解决跨部门问题。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门：由综合管理部担任，负责统筹会议文件专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等，定期汇总管理报告。（二）专责部门：由法务合规部、信息安全部等部门承担，负责会议文件合规性审核、流程优化、风险处置及技术支持。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域会议文件管理要求，开展日常风险防控，确保文件及时归档并符合规范。第八条基层执行岗的合规操作责任包括：（一）严格遵守文件处理流程，不得擅自变更或跳过审批环节；（二）妥善保管涉密文件，落实保密措施；（三）发现文件管理问题及时上报，不得隐匿或迟报。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议文件起草规范：文件内容需客观真实，格式统一，涉密文件应明确密级和保管要求。第十条会议文件审核签发：重大会议文件须经法务合规部审核，涉及敏感信息的需报领导小组审批。第十一条会议文件流转管理：文件传递应使用指定渠道，禁止通过个人邮箱或即时通讯工具传输涉密文件。第十二条会议文件归档要求：归档文件应完整、有序，包括纸质版和电子版，电子版需加密存储。第十三条会议文件查阅利用：非授权人员不得擅自查阅涉密文件，查阅需经审批并记录在案。第十四条会议文件销毁管理：定期对过期或无保存价值的文件进行销毁，销毁过程需双人监督并记录。第十五条会议记录管理：会议记录应完整反映会议内容，经参会人员确认后归档，不得擅自修改。第十六条电子文件管理：电子会议文件需定期备份，信息系统应具备操作日志记录功能。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：根据法规变化、业务调整及时修订专项制度，每年至少评估一次。第十八条风险识别预警机制：定期开展专项风险排查，对高风险环节发布预警通知，明确整改要求。第十九条合规审查机制：将会议文件审查嵌入业务决策、合同签订等关键节点，实行“未经审查不得实施”。第二十条风险应对机制：分级处置一般/重大风险事件，明确应急流程、责任协同及上报要求。第二十一条责任追究机制：界定违规情形、处罚标准，联动绩效考核、纪律处分，情节严重的移交司法机关。第二十二条评估改进机制：定期对专项管理体系有效性开展评估，优化流程漏洞，形成闭环管理。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：明确各层级领导对专项管理的推进责任，定期召开专题会议研究解决重点问题。第二十四条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩，实行奖惩分立。第二十五条培训宣传机制：分层级开展专项培训，如管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训，每年至少两次。第二十六条信息化支撑：通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。第二十七条文化建设：发布专项合规手册、签订合规承诺书，营造全员合规氛围，将合规理念融入日常管理。第二十八条报告制度：明确风险事件、年度管理情况的上报流程、时限及内容要求，确保信息透明。