会议档案管理与归档制度

会议档案管理与归档制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规及集团母公司关于档案管理的相关要求，结合公司实际情况，为规范会议档案管理，防控管理风险，提升档案利用效率，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司各类会议的筹备、召开、归档、利用等全流程管理，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、专题研讨会、部门内部会议等。第三条本制度中下列术语的含义：（一）“会议档案专项管理”指公司对会议文件、资料、记录、音像等载体信息的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等活动的系统性管理，旨在确保档案的完整性、安全性、准确性和有效性。（二）“会议档案管理风险”指因档案管理流程不规范、制度执行不到位、技术手段落后等因素，导致档案遗失、损毁、泄密或利用受限的风险。（三）“会议档案合规”指会议档案管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，保障档案管理的合法性和规范性。第四条会议档案专项管理的核心原则：（一）全面覆盖原则：所有会议档案均纳入管理范围，确保档案资料无遗漏。（二）责任到人原则：明确各级管理主体及岗位的职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：重点关注档案安全风险、保密风险和利用风险，实施分级管控。（四）持续改进原则：定期评估档案管理效果，优化管理流程和技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议档案专项管理负总责，确保档案管理工作的战略部署和资源保障；分管领导为直接责任人，负责组织落实本制度，监督执行情况。第六条设立公司会议档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人及专责人员为成员。领导小组职责包括：（一）统筹协调公司会议档案管理工作，制定管理制度和标准。（二）审批重大档案管理事项，监督制度的执行效果。（三）定期听取工作报告，协调解决管理中的重大问题。第七条明确各级管理主体的职责分工：（一）牵头部门（如综合管理部）职责：1.负责制定和完善会议档案管理制度，组织培训宣贯。2.统筹档案管理资源，监督各部门执行情况。3.定期开展档案管理评估，提出优化建议。（二）专责部门（如档案室、信息安全部）职责：1.负责档案管理的技术支持和流程优化。2.审核档案的合规性，提供专业指导。3.监控档案安全风险，制定应急预案。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实本领域会议档案管理要求，确保档案及时归档。2.开展日常风险排查，发现问题及时上报。3.负责档案的日常保管和使用监督。第八条基层执行岗位的合规操作责任：（一）岗位人员需签署合规承诺书，明确档案管理要求。（二）发现档案管理风险或异常情况，须立即上报，不得隐瞒。（三）严格遵守档案查阅、复制、销毁等操作规范，严禁违规操作。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议文件资料管理：规范会议通知、议程、报告、决议等文件的起草、审核、印制和分发，确保文件要素完整、格式统一。第十条会议记录管理：要求会议记录全面、准确反映会议内容，包括参会人员、讨论要点、决议事项等，记录后需经会议主持人签字确认。第十一条会议音像资料管理：对重要会议进行影像录制，录制设备需符合保密要求，音视频资料需标注会议名称、时间、地点等关键信息。第十二条档案收集与整理：会议结束后X日内，由主办部门完成档案收集，按“一事一档”原则分类整理，确保档案完整性。第十三条档案鉴定与保管：定期对档案价值进行评估，对无保存价值的档案按规定程序销毁；重要档案需采取异地备份措施，防止遗失。第十四条档案安全保密：涉密档案需设置物理隔离或加密存储，访问人员需经授权，严禁擅自复制、传播涉密档案。第十五条档案利用与借阅：建立档案利用审批制度，借阅需经部门负责人签字，利用完毕后及时归还，并记录使用情况。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：根据国家法律法规及公司业务变化，每年至少开展一次制度评估，必要时修订制度内容。第十七条风险识别预警机制：每季度组织一次档案管理风险排查，对发现的问题进行分级评估，发布预警通知，明确整改要求。第十八条合规审查机制：将档案管理审查嵌入会议筹备、召开、归档等环节，未经合规审查的会议档案不得存档或使用。第十九条风险应对机制：对一般风险由主办部门整改，重大风险由领导小组统筹处置，明确应急流程、责任分工及上报时限。第二十条责任追究机制：对违反档案管理规定的，视情节轻重给予警告、通报批评、绩效扣减等处理，涉嫌违法的移交司法机关。第二十一条评估改进机制：每年开展档案管理绩效评估，从完整性、安全性、利用效率等维度考核，优化管理漏洞。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级领导干部须定期听取档案管理工作汇报，协调解决资源瓶颈，确保制度有效落地。第二十三条考核激励机制：将档案管理纳入部门及个人绩效考核，优秀案例予以表彰，不合格的进行约谈整改。第二十四条培训宣传机制：每半年开展一次档案管理培训，分层级明确操作规范，通过内部刊物、宣传栏等强化意识。第二十五条信息化支撑：建设会议档案管理系统，实现电子化存储、智能检索、权限管理等功能，提升管理效率。第二十六条文化建设：编制《会议档案管理手册》，组织签订合规承诺书，营造“人人重档案、处处讲规范”的文化氛围。第二十七条报告制度：各部门每月提交档案管理情况报告，公司每半年汇总发布管理报告，内容包括风险事件、改进