会议资料保密与安全管理制度

会议资料保密与安全管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家相关法律法规，参照行业通用信息安全管理准则及集团母公司关于企业内控管理的相关要求，结合企业内部风险防控实际需求，为规范会议资料管理、保障信息安全、防范泄密风险，制定本制度。制度旨在明确会议资料保密与安全管理的原则、职责、流程及保障措施，确保公司经营管理活动中的各类涉密信息得到有效保护。第二条本制度适用于公司全体部门、下属单位及全体员工，涵盖公司内部及外部合作场景下的会议资料产生、传递、存储、使用、销毁等全生命周期管理。凡涉及公司商业秘密、经营信息、技术资料、客户数据等敏感信息的会议资料，均须严格遵循本制度执行。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“会议资料专项管理”指公司为防范会议资料泄露风险，围绕资料保密、安全、合规要求开展的制度建设、风险防控、监督考核等管理活动。（二）“专项风险”指因会议资料管理不当可能导致的泄密、篡改、丢失、滥用等风险事件，包括人为操作失误、技术漏洞、外部攻击等情形。（三）“XX合规”指会议资料管理活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保管理行为的合法性、合规性。第四条会议资料保密与安全管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖：确保所有涉密会议资料纳入统一管理范畴，覆盖所有业务场景及管理环节。（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的保密责任，确保责任落实到位。（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，优先防范重大泄密风险。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程，提升保密保障能力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议资料保密与安全管理工作负总责，主持制定重大管理决策，审批专项资源投入。分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责组织落实制度要求，监督责任履行情况。第六条设立会议资料保密与安全管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调专项管理工作，审定重大风险防控方案，监督考核制度执行效果。第七条领导小组下设办公室，办公室设在XX部门（牵头部门名称），负责统筹专项管理制度建设、风险排查、监督考核、培训宣贯等日常工作。领导小组每季度召开例会，审议管理情况，部署下阶段重点工作。第八条牵头部门职责包括：（一）制定完善会议资料保密与安全管理制度，明确业务操作规范；（二）组织开展专项风险识别与评估，编制风险清单；（三）监督各部门制度执行情况，实施定期考核；（四）牵头开展保密培训，提升全员保密意识。第九条专责部门职责包括：（一）负责会议资料管理业务的合规审核，优化管理流程；（二）提供技术支持，保障保密系统、工具的正常运行；（三）指导业务部门开展风险处置，协调应急响应工作；（四）定期组织技术培训，提升岗位操作能力。第十条业务部门及下属单位职责包括：（一）落实本领域会议资料保密要求，明确资料分类标准；（二）开展日常风险防控，排查管理漏洞，及时上报异常情况；（三）监督员工合规操作，开展岗位保密承诺；（四）配合完成专项检查，落实整改要求。第十一条基层执行岗位责任包括：（一）签署岗位合规承诺书，明确保密义务；（二）严格执行资料交接、使用、销毁流程；（三）发现泄密风险或违规行为，及时上报主管及专责部门；（四）参与保密培训，掌握操作规范。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议资料分类管理：会议资料按密级分为“核心”“重要”“普通”三类，分类标准如下：（一）核心资料：涉及公司重大经营决策、核心技术秘密、客户敏感信息的资料；（二）重要资料：涉及部门级管理信息、一般商业秘密的资料；（三）普通资料：无敏感信息的常规性会议资料。第十三条资料制作与审批：（一）核心资料需经部门负责人及分管领导审批，重要资料由部门负责人审批；（二）资料制作应明确密级、保管期限、使用范围等要素；（三）电子资料需设置访问权限，纸质资料应编号登记。第十四条传递与交接：（一）禁止通过公共网络传输核心资料，优先采用加密信道或专用工具；（二）资料交接须履行登记手续，接收方需确认资料完整性；（三）涉及外部合作时，需签订保密协议，明确资料管控要求。第十五条使用与保管：（一）核心资料需在安全场所使用，禁止非授权人员接触；（二）电子资料应定期备份，纸质资料需设专用柜保管；（三）临时外出需携带资料时，必须同步采取加密或监控措施。第十六条会后处置：（一）电子资料需按规定销毁或归档，禁止长期留存；（二）纸质资料需通过碎纸机销毁或归档至保密柜；（三）销毁过程须双人监督，并做好记录。第十七条外部合作管控：（一）第三方人员接触资料前需签署保密协议；（二）会议期间安排专人监督，禁止资料外带；（三）合作结束后需回收或销毁资料，并验证执行情况。第十八条关键环节禁止性行为：（一）严禁擅自复制、传播涉密资料；（二）严禁将资料存储在非安全设备中；（三）严禁在公共场合讨论核心资料内容；（四）严禁违规将资料带离指定场所。第十九条专项风险防控重点：（一）数据泄露风险：加强电子传输加密，防止传输过程中被截获；（二）操作失误风险：规范操作流程，设置权限隔离；（三）设备安全风险：禁止使用非授权移动存储设备；（四）外部攻击风险：定期开展系统漏洞扫描，及时修补。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年评估制度适用性，结合法规变化、业务调整及时修订；（二）重大变革（如并购重组、技术升级）需同步优化保密条款；（三）修订稿需经领导小组审议，并组织全员宣贯。第二十一条风险识别预警机制：（一）每季度开展专项风险排查，形成风险清单；（二）对核心风险实施动态监测，发布预警通知；（三）高风险场景需制定应急预案，明确处置流程。第二十二条合规审查机制：（一）将资料管理审查嵌入业务流程，关键节点必须经专责部门审核；（二）未经合规审查的资料流转，禁止后续操作；（三）审查结果纳入部门考核，重大违规需上报领导小组。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需启动应急流程；（二）应急流程包括隔离涉密设备、冻结相关操作、上报事件等步骤；（三）处置过程中需明确责任协同，确保快速响应。第二十四条责任追究机制：（一）违规情形包括泄露核心资料、擅自传播、操作失误等；（二）处罚标准根据密级、影响程度分级，包括绩效扣减、纪律处分；（三）重大泄密事件需移交司法机关，并追究相关领导责任。第二十五条评估改进机制：（一）每年开展管理有效性评估，量化考核指标；（二）评估结果用于优化制度流程，弥补管理漏洞；（三）评估报告需报领导小组审议，并公示改进措施。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）各级领导干部需履行保密领导责任，定期研究管理问题；（二）牵头部门配备专职人员，保障日常管理需求；（三）下属单位需明确管理接口人，落实属地责任。第二十七条考核激励机制：（一）将保密情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩；（二）设立保密奖励，对防范重大风险、优化管理流程的团队给予表彰；（三）违规记录需记入个人档案，作为晋升参考。第二十八条培训宣传机制：（一）管理层需接受保密履职培训，掌握合规要求；（二）一线员工需完成岗位操作规范培训，签署承诺书；（三）定期组织案例警示教育，提升全员风险意识。第二十九条信息化支撑：（一）开发保密管理系统，实现资料全流程电子化管控；（二）采用人脸识别、权限隔离等技术手段，防止非授权访问；（三）建立风险监控平台，实时预警异常操作。第三十条文化建设：（一）编制《会议资料保密与安全管理手册》，发布公司内网；（二）设立保密宣传栏，定期更新管理要求；（三）组织保密知识竞赛，营造合规氛围。第三十一条报告制度：（一）风险事件需在2小时内上报专责部门，24小时内形成初步报告；（二）年度管理