职工档案托管公司管理制度(3篇)

第1篇第一章总则第一条为加强职工档案托管公司的管理，规范档案托管业务，保障职工合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于本公司职工档案托管业务的管理。第三条本公司职工档案托管业务的管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家法律法规和公司制度进行档案托管业务管理。（二）安全保密：确保职工档案的保密性、完整性和真实性。（三）规范操作：建立健全档案托管业务流程，确保业务操作的规范性和准确性。（四）服务至上：以职工需求为导向，提供优质、高效的档案托管服务。第二章组织机构与职责第四条公司设立档案托管管理部门，负责职工档案托管业务的组织实施、监督和管理。第五条档案托管管理部门的主要职责：（一）负责制定职工档案托管业务管理制度，并组织实施。（二）负责职工档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。（三）负责职工档案的保密工作，确保档案安全。（四）负责职工档案的查询、借阅、复制等工作。（五）负责职工档案的数字化、信息化建设。（六）负责与相关部门协调，确保职工档案托管业务的顺利开展。第三章档案收集与整理第六条职工档案的收集范围：（一）职工的身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等个人身份证明材料。（二）职工的劳动合同、工资单、社会保险缴费凭证等劳动用工证明材料。（三）职工的奖惩记录、培训记录、工作业绩等个人成长记录。（四）其他与职工权益相关的材料。第七条档案收集要求：（一）及时性：档案收集应确保在职工入职、离职等关键节点完成。（二）完整性：档案收集应确保收集到所有与职工权益相关的材料。（三）准确性：档案收集应确保收集到的材料真实、准确。第八条档案整理要求：（一）分类整理：按照档案类型、时间顺序等要求进行分类整理。（二）编号管理：对每份档案进行编号，确保档案的有序管理。（三）归档要求：档案归档应按照档案类型、时间顺序等要求进行归档。第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：（一）安全保管：确保档案在存放、运输、使用等环节的安全。（二）保密保管：严格执行档案保密制度，确保档案的保密性。（三）定期检查：定期对档案进行清理、检查，确保档案的完好。第十条档案利用要求：（一）合法利用：档案利用应严格按照法律法规和公司制度进行。（二）实名登记：档案利用者应进行实名登记，确保档案利用的合法性。（三）借阅手续：档案借阅应办理借阅手续，明确借阅期限。第五章档案数字化与信息化第十一条档案数字化要求：（一）扫描质量：确保档案扫描图像清晰、完整。（二）格式转换：将档案转换为便于存储、传输、利用的格式。（三）存储备份：对数字化档案进行存储备份，确保档案的安全。第十二条档案信息化要求：（一）建立档案信息数据库：将档案信息录入数据库，实现档案信息的查询、统计、分析等功能。（二）开发档案管理系统：开发适用于公司实际情况的档案管理系统，提高档案管理的效率。（三）加强信息安全：确保档案信息系统的安全，防止信息泄露。第六章职责追究与奖惩第十三条违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，按照公司相关规定追究相关责任人的责任。第十四条对在档案托管业务管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。第七章附则第十五条本制度由公司档案托管管理部门负责解释。第十六条本制度自发布之日起施行。注：本制度仅供参考，具体内容可根据公司实际情况进行调整。第2篇第一章总则第一条为了加强职工档案托管公司的管理，规范档案托管业务，保障职工合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于我公司职工档案托管业务的全过程，包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节。第三条本制度遵循合法、规范、安全、高效的原则，确保职工档案的完整、准确、安全和保密。第二章档案收集与整理第四条档案收集1.我公司应按照国家有关法律法规和政策要求，建立健全职工档案收集制度。2.档案收集范围包括：职工个人信息、劳动合同、社会保险缴纳证明、工资支付证明、培训证明、奖惩记录等。3.档案收集应当真实、准确、完整，不得遗漏或者伪造。第五条档案整理1.档案整理应按照国家档案管理的有关规定和标准进行。2.档案整理应包括以下内容：（1）职工基本信息：姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、学历、学位、职称、联系方式等。（2）劳动合同：劳动合同书、续订劳动合同、解除劳动合同等相关文件。（3）社会保险缴纳证明：社会保险登记表、缴费凭证、报销凭证等。（4）工资支付证明：工资条、银行工资支付凭证、个人所得税纳税证明等。（5）培训证明：培训记录、培训证书等。（6）奖惩记录：表彰奖励、处分决定等相关文件。3.档案整理应当保持档案的完整性和连续性，确保档案内容的准确性和可靠性。第三章档案保管第六条档案保管1.我公司应设立专门的档案室，配备专职或兼职档案管理人员。2.档案室应保持整洁、安全、防盗、防火、防潮、防虫、防霉，确保档案的物理安全。3.档案管理人员应定期对档案进行清点、检查、维护，确保档案的完整性和安全性。4.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容保密，不得泄露职工个人信息。第四章档案利用第七条档案利用1.职工本人有权查阅、复制自己的档案材料。2.职工因工作需要或者其他正当理由，可以申请查阅、复制其档案材料。3.查阅、复制档案材料应当遵守以下规定：（1）出示有效身份证件；（2）填写查阅、复制申请表；（3）遵守档案保密制度。4.查阅、复制档案材料应当在档案室进行，不得擅自带出档案室。第五章档案销毁第八条档案销毁1.档案达到保管期限，或者因职工离职、退休等原因，不再具有保存价值的，应当予以销毁。2.档案销毁应当符合以下条件：（1）档案达到保管期限；（2）档案不再具有保存价值；（3）职工本人或者其代理人同意销毁。3.档案销毁应当由档案管理人员负责，并履行以下程序：（1）编制档案销毁清单；（2）报请公司领导审批；（3）在档案室进行销毁；（4）销毁后，由档案管理人员进行记录，并报请公司领导备案。第六章责任与处罚第九条责任1.档案管理人员应当认真履行职责，确保档案的完整、准确、安全和保密。2.职工应当遵守档案管理制度，不得擅自查阅、复制、篡改、销毁档案。第十条处罚1.对违反本制度，泄露职工个人信息或者故意损毁、伪造档案的，给予警告、记过、降职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对违反本制度，不履行档案保管职责，导致档案丢失、损坏的，给予警告、记过、降职等处分；给公司造成重大损失的，依法追究刑事责任。第七章附则第十一条本制度由我公司负责解释。第十二条本制度自发布之日起施行。职工档案托管公司管理制度共分为七章，从档案收集与整理、档案保管、档案利用、档案销毁、责任与处罚等方面进行了详细规定，旨在规范职工档案托管公司的管理，保障职工合法权益。第3篇第一章总则第一条为规范职工档案托管公司的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于我公司所有职工档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作。第三条本制度遵循以下原则：（一）安全第一：确保档案资料在收集、整理、保管、利用、销毁等环节的安全，防止档案资料丢失、损毁、泄露。（二）完整准确：确保档案资料的完整性、准确性，保证档案资料的真实性、可靠性。（三）便于利用：确保档案资料便于查阅、利用，提高档案资料的使用效率。（四）规范管理：严格按照档案管理相关法律法规和标准，建立健全档案管理制度。第二章档案收集第四条职工档案的收集范围：（一）职工个人基本信息档案，包括身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等。（二）职工工作经历档案，包括劳动合同、工资发放记录、绩效考核记录等。（三）职工奖惩档案，包括奖励决定、处分决定等。（四）职工培训档案，包括培训记录、考核成绩等。（五）其他需要保存的档案资料。第五条档案收集方式：（一）职工入职时，由人力资源部门负责收集相关档案资料。（二）职工工作期间，由相关部门按照规定收集相关档案资料。（三）职工离职时，由人力资源部门负责收集相关档案资料。第六条档案收集要求：（一）档案资料应齐全、完整，无破损、污损。（二）档案资料应按照档案分类标准进行分类、编号。（三）档案资料收集后，应及时归档。第三章档案整理第七条档案整理原则：（一）按照档案分类标准进行分类。（二）按照档案编号顺序排列。（三）保持档案资料之间的逻辑关系。第八条档案整理程序：（一）对收集到的档案资料进行初步整理，剔除破损、污损的资料。（二）按照档案分类标准进行分类。（三）对分类后的档案资料进行编号。（四）编制档案目录。（五）编制档案检索工具。第九条档案整理要求：（一）档案资料整理后，应保持整洁、有序。（二）档案资料编号应清晰、准确。（三）档案目录和检索工具应完整、准确。第四章档案保管第十条档案保管原则：（一）确保档案资料安全，防止火灾、水灾、虫蛀、鼠咬等灾害。（二）保持档案资料清洁、干燥，防止霉变、锈蚀。（三）确保档案资料便于查阅、利用。第十一条档案保管设施：（一）配备防火、防盗、防潮、防虫蛀、防鼠咬等设施。（二）配备档案柜、档案架等存放设备。（三）配备档案查阅室。第十二条档案保管要求：（一）档案资料应按照分类、编号顺序存放。（二）档案资料存放环境应保持清洁、干燥。（三）档案资料不得随意借阅、复制、翻阅。（四）档案资料查阅时，应做好登记、归还工作。第五章档案利用第十三条档案利用原则：（一）保证档案资料的真实性、可靠性。（二）确保档案资料在利用过程中的安全。（三）提高档案资料的使用效率。第十四条档案利用方式：（一）提供档案查阅服务。（二）提供档案复制服务。（三）提供档案咨询服务。第十五条档案利用要求：（一）查阅档案资料时，应遵守档案保管规定。（二）复制档案资料时，应经档案管理部门批准。（三）档案咨询服务应提供准确、及时的信息。第六章档案销毁第十六条档案销毁原则：（一