采购申请单填报及审核流程规范

采购申请单填报及审核流程规范一、规范目的与适用范围为进一步规范企业采购申请单的填报与审核工作，提升采购流程的合规性与执行效率，结合公司实际运营需求，现对采购申请单的填报及审核流程予以明确规范，供各部门参照执行。本规范适用于公司各部门（含下属分支机构）涉及物资采购、服务采购、工程采购等各类采购申请的填报、审核及相关管理工作。二、采购申请单填报规范（一）填报主体与职责采购申请单由需求发起部门指定专人（需求申请人）负责填报，填报人需确保所填信息真实、完整、准确，并对内容的合规性负责。部门负责人需对本部门提交的采购申请进行初步审核，确认需求的必要性与合理性。（二）填报内容要求1.基础信息需准确填写采购申请单编号（按公司统一编码规则生成）、申请部门、申请人、申请日期、预计采购完成日期等信息。2.采购项目信息采购项目名称：需明确、简洁，体现采购标的核心内容（如“办公电脑采购”“年度财务审计服务”）。需求说明：详细阐述采购的背景、用途及必要性（如“因业务拓展新增3个办公工位，需配置电脑以满足人员办公需求”）。预算金额：需结合历史采购价格、市场行情或专业评估确定，注明预算来源（如部门年度预算、专项经费）。规格型号与数量：物资采购需明确品牌、型号、技术参数（如“笔记本电脑，品牌：XX，型号：XX，CPU：i7，内存：16G”）；服务采购需明确服务内容、标准及时长（如“财务审计服务，涵盖年度财务报表审计、税务合规审查，服务周期3个月”）；工程采购需明确工程范围、技术要求及交付标准。3.交付要求需注明交付地点（如“公司总部办公楼3层IT机房”）、交付时间节点（如“2024年X月X日前完成交付”），若涉及分阶段交付，需明确各阶段时间及成果要求。（三）填报格式与提交要求1.格式规范统一使用公司OA系统内置的采购申请单模板（或经审批的线下模板），禁止自行修改模板格式。填报时需确保字体、排版清晰规范，附件材料（如技术方案、报价单、审批文件）需按“项目名称-附件类型”命名并上传至指定位置。2.提交时机常规采购（预算≤[X]元）：需在需求产生后3个工作日内完成填报并提交。大额采购（预算＞[X]元）或特殊采购（如应急采购、独家供应商采购）：需提前5个工作日提交，并在申请单中注明“大额/特殊采购”标识，同步附专项说明材料（如市场调研分析、独家供应证明）。三、采购申请单审核流程（一）部门初审需求发起部门负责人需在1个工作日内完成初审，重点审核：需求的必要性：是否与部门工作目标、业务计划匹配；内容的完整性：填报信息是否齐全，附件是否完备；预算的合理性：预算金额是否与市场行情、历史采购数据相符。初审通过后，由部门负责人在系统中点击“提交”，流转至采购部门；若初审不通过，需在系统中注明驳回原因（如“需求说明不充分，需补充业务场景描述”），退回申请人修改后重新提交。（二）采购部门复核采购部门需在2个工作日内完成复核，核心审核要点：市场供应匹配度：结合采购标的类型，评估市场供应商数量、供应能力及交付周期（如“办公电脑采购，需确认是否有3家以上供应商可满足配置要求，交付周期是否≤7天”）；采购方式建议：根据预算金额、供应商情况，建议采购方式（如公开招标、竞争性谈判、单一来源采购），并说明依据；合规性审查：核对采购标的是否符合公司《采购管理办法》中关于禁止采购品目、供应商准入的要求。复核通过后，流转至财务部门；若复核不通过，需在系统中详细说明驳回理由（如“建议采用竞争性谈判方式，需补充2家以上潜在供应商信息”），退回需求部门完善后重新提交。（三）财务部门审核财务部门需在1个工作日内完成审核，重点关注：预算额度：采购预算是否在部门年度预算或专项经费额度内，资金支付计划是否清晰；成本合理性：结合历史采购数据、市场报价，评估预算金额是否合理，是否存在超预算或预算浪费风险；税务与合规性：服务类、工程类采购需确认发票类型（专票/普票）、税率是否符合财务要求，合同条款是否满足税务合规性（如付款方式、发票开具时间）。审核通过后，流转至分管领导审批；若审核不通过，需注明驳回原因（如“预算超支，需调整采购方案或申请追加预算”），退回采购部门或需求部门处理。（四）分管领导审批分管领导需在2个工作日内完成最终审批，审核重点：整体合规性：确认采购申请是否符合公司战略规划、年度计划及相关制度要求；重要性与优先级：结合公司整体资源分配，评估采购项目的优先级（如“是否为紧急业务需求，是否可暂缓至下一期采购”）；特殊事项决策：针对大额采购、独家供应商采购等特殊情况，决策是否同意采购，并签署明确意见。审批通过后，采购申请单正式生效，由采购部门启动采购执行流程；若审批不通过，需在系统中说明原因（如“项目优先级较低，建议纳入下季度采购计划”），退回需求部门重新评估需求。四、异常情况处理（一）填报错误或补充材料若审核过程中发现填报信息错误或需补充材料，审核部门需在系统中注明具体问题（如“技术参数描述模糊，需补充设备详细参数表”），申请人需在1个工作日内完成修改或补充，重新提交后按原流程审核。（二）审核不通过的申诉若需求部门对审核结果有异议，可在收到驳回通知后1个工作日内，向采购管理委员会（或指定的申诉受理部门）提交申诉材料，说明申诉理由及补充证据（如市场调研报告、业务紧急性说明）。受理部门需在3个工作日内组织复核，出具最终意见。（三）紧急采购流程因突发情况（如设备故障、安全生产需求）需紧急采购的，可启动“紧急采购绿色通道”：1.需求部门填写《紧急采购申请单》，注明“紧急采购”标识及原因（如“服务器故障导致业务中断，需24小时内采购备用服务器”）；2.经部门负责人、分管领导签字确认后，同步提交采购部门启动采购，后续需在3个工作日内补全正式采购申请单及相关材料，按正常流程完成审核备案。五、保障与监督机制（一）培训与宣贯行政部（或采购管理部门）需每半年组织一次采购申请填报及审核流程培训，针对新入职员工、需求部门负责人开展专项培训，确保相关人员熟悉流程要求。培训内容需涵盖填报规范、审核要点、异常处理等核心内容，并通过线上考试验证培训效果。（二）监督检查审计部（或内控部门）需每季度抽查采购申请单的填报质量与审核流程执行情况，重点检查：填报信息的真实性、完整性；审核环节的合规性（如审核时限、驳回理由是否清晰）；异常情况处理的及时性（如申诉处理、紧急采购备案）。抽查结果需形成《采购流程合规性报告》，通报至各部门，并作为部门绩效考核的参考依据。（三）责任追究对存在以下行为的责任人，视情节轻重给予通报批评、绩效考核扣分、岗位调整等处罚；涉嫌违纪违法的，移交相关部门处理：填报虚假信息、隐瞒重要事实；审核环节推诿拖延、滥用职权（如无故驳回合规申请、违规通过不合规申请）；紧急采购后未按要