企业内部信息管理制度及执行细则

企业内部信息管理制度及执行细则一、总则（一）制定目的为规范企业内部信息的全生命周期管理，涵盖信息采集、处理、存储、使用及共享等环节，保障信息安全、提升运营效率，为企业决策与业务开展提供可靠支撑，结合企业实际运营需求，制定本制度及执行细则。（二）适用范围本制度适用于企业各部门（含下属分支机构）及全体员工，涵盖企业在经营管理、业务开展、技术研发、客户服务等活动中产生或获取的各类信息。（三）基本原则1.安全合规：信息管理需符合国家法律法规及行业规范，确保信息保密性、完整性、可用性；2.高效实用：信息采集、处理流程简洁高效，服务于企业运营决策与业务落地；3.权责清晰：明确各部门、岗位在信息管理中的职责，避免管理盲区；4.动态更新：信息需随业务发展、外部环境变化及时更新，确保时效性与准确性。二、信息分类与管理职责（一）信息分类结合企业业务特性，内部信息分为以下类别（可根据实际调整）：1.业务运营类：含销售数据、生产进度、供应链信息、合同文本等日常运营数据；2.管理决策类：含战略规划、预算方案、高管会议纪要、绩效考核结果等管理文件；3.客户与市场类：含客户档案、市场调研数据、竞争对手分析、营销方案等市场相关信息；4.技术研发类：含技术方案、专利资料、产品设计文档、研发进度报告等技术资料；5.人力资源类：含员工档案、薪酬数据、培训记录、组织架构信息等人力相关内容；6.财务资产类：含财务报表、资金流水、资产台账、税务资料等财务信息。（二）管理职责1.行政综合部：统筹制度执行，协调跨部门信息管理争议，定期组织制度培训与宣贯；2.信息技术部（或IT岗）：负责信息系统的搭建、维护，保障信息存储安全，提供技术支持（如权限配置、数据备份）；3.各业务部门：负责本部门业务相关信息的采集、初审、更新，确保信息真实、及时；4.法务合规部：审核对外披露、共享的信息合规性，处理信息相关法律风险；5.审计监察部：定期审计信息管理流程，监督制度执行，排查安全隐患。三、信息采集与处理流程（一）采集规范1.采集渠道：内部渠道：OA系统填报、业务系统自动生成、部门内部文档提报等；外部渠道：客户反馈、市场调研、合作伙伴提供、公开数据抓取（需合规）等。2.采集标准：真实性：信息需经填报人/采集人签字确认，关键数据需附佐证材料（如合同、发票）；完整性：采集字段需覆盖业务核心要素（如客户信息需含名称、联系人、需求场景）；时效性：业务类信息需在事件发生后1个工作日内采集，决策类信息按需实时更新。（二）处理流程1.初审：信息采集人提交后，由部门负责人或指定专员初审，核对信息逻辑、格式是否合规，初审不通过需退回修改；2.录入与归档：初审通过后，由IT部门或指定岗位录入信息系统（或纸质归档），建立唯一编号，关联业务流程；3.更新与淘汰：信息需随业务变化动态更新（如客户合同到期需标注状态），失效信息（如过时的市场报告）经审批后归档或销毁。四、信息存储与安全管理（一）存储规范1.存储方式：电子信息：优先存储于企业私有云/本地服务器，敏感信息需加密存储（如财务数据、核心技术文档）；纸质信息：存放于专用档案室，实行“双人双锁”管理，建立借阅台账。2.备份策略：核心业务数据每日增量备份，每周全量备份，异地灾备（距离主机房≥50公里）；重要纸质文档每半年扫描备份，与电子档交叉验证。（二）安全措施1.权限管理：遵循“最小必要”原则，员工仅能访问职责范围内的信息（如销售岗可查客户订单，不可查财务数据）；权限变更需经部门负责人+IT部门双重审批，留存记录。2.技术防护：部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、防病毒软件，定期更新安全补丁；敏感信息传输需加密（如VPN通道、SSL协议），禁止使用非企业认可的通讯工具传输核心信息。3.物理安全：机房实行7×24小时监控，出入需刷脸+门禁卡，外来人员需登记并全程陪同；办公电脑禁用USB存储设备（经审批的除外），设置开机密码与屏保密码。五、信息使用与共享规范1.查询与调用：员工通过企业OA/ERP系统查询信息，需在系统内登记使用目的（如“撰写季度报告需调取客户数据”）；2.审批流程：调用敏感信息（如高管决策文档、核心技术资料）需经部门负责人+分管领导审批，审批通过后由IT部门授权临时访问权限（时效≤3个工作日）。（二）内部共享1.共享范围：跨部门共享信息需明确“共享清单”（如市场部向研发部共享客户需求，需含需求场景、优先级），禁止无目的共享；2.共享方式：通过企业内部协作平台（如钉钉、企业微信）传输，禁止使用个人邮箱、社交软件发送敏感信息。（三）外部披露1.披露要求：对外披露信息（如年报、合作公告、媒体采访）需经法务合规部审核法律风险，分管高管审批；2.披露渠道：优先通过企业官网、官方公众号、指定媒体发布，禁止员工私自对外透露未公开信息。六、监督与考核（一）监督机制1.日常检查：IT部门每月抽查信息系统日志，审计部每季度抽查纸质档案管理，行政部不定期检查部门信息采集质量；2.专项审计：每年开展1次信息安全专项审计，重点排查权限漏洞、数据泄露风险，形成审计报告。（二）考核与奖惩1.考核指标：信息准确率（≥95%）、安全事件发生率（≤1起/年）、流程合规率（≥90%）；2.奖励措施：季度/年度信息管理优秀部门/个人，给予奖金、荣誉证书或晋升加分；3.处罚机制：轻微违规（如信息填报错误、未及时更新）：部门内通报批评，扣减绩效分；严重违规（如泄露敏感信息、违规对外披露）：视情节给予降职、调岗、解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关。七、附则1.本制度由行政综合部牵头解释，未尽事宜可制定补充细则；2.制度自发布之日起生效，原信息管理相关规定同时废止；3.制度修订需经总