财务管理制度与报销审批流程指南

财务管理制度与报销审批流程指南一、适用范围与场景说明本指南适用于公司各部门及全体员工在开展日常工作中涉及的费用报销管理，涵盖但不限于以下场景：日常办公费用（如文具、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐饮）、业务相关支出（如会议、客户接待）、专项费用（如培训、采购）等。旨在规范财务报销行为，明确审批职责，保证费用支出的合理性、合规性与高效性，同时保障公司资金安全与运营秩序。二、标准化操作流程（一）费用发生与单据准备费用发生规范：员工因公开展业务需提前预估费用，优先选择公司协议合作供应商（如有），保证费用与工作直接相关，符合公司预算管理规定。原始凭证收集：费用发生后，及时取得合规原始凭证（如发票、收据、行程单、消费明细等），凭证需真实、完整，注明费用发生事由、日期、金额及供应商信息，保证字迹清晰、无涂改。（二）报销单填写与附件整理报销单填写：登录公司财务系统或使用指定纸质版《费用报销单》，按以下要求填写：报销人信息：姓名、所属部门、工号、联系方式；费用基本信息：费用所属项目（如适用）、费用类别（如办公费、差旅费）、费用发生日期、总金额（大小写一致）；费用明细：分项列示每笔费用名称、数量、单价、金额，保证与原始凭证一致；事由说明：简要描述费用发生背景、用途及与业务的关联性。附件整理：将原始凭证按费用类别分类粘贴在《费用报销单》后，附件需与报销单填写内容对应，并在每张凭证右上角注明“附件X”，总页数需在报销单中注明。（三）部门初审提交与初审：员工将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人，部门负责人需在2个工作日内完成初审，重点审核：费用是否在部门预算范围内；费用事由是否真实、与部门业务是否相关；报销单填写是否完整、附件是否齐全合规；金额计算是否准确。初审结果：初审通过后，部门负责人在报销单“部门审核”栏签字确认；若发觉问题，退回员工补充或修改。（四）财务复核复核内容：部门初审通过后，报销单流转至财务部，财务专员在3个工作日内完成复核，重点检查：原始凭证的合规性（如票据抬头、税号是否正确，印章是否清晰）；报销单与附件的金额、数量、项目是否一致；费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准）；预算执行情况（如超预算费用是否按规定履行审批流程）。复核结果：复核通过后，财务专员在“财务复核”栏签字；若不通过，注明原因并退回员工或部门。（五）分级审批根据费用金额及类型，实行分级审批制度，具体权限小额费用（≤5000元）：由财务经理审批，审批后流转至出纳；大额费用（5000元-20000元）：由财务经理审核后，提交分管副总审批；重大费用（＞20000元）：需经分管副总审核，总经理审批。（六）资金支付支付安排：审批通过后，财务部根据公司资金计划安排支付，原则上通过银行转账方式支付至员工对公账户或供应商账户；涉及员工垫付的现金报销，于审批通过后5个工作日内完成支付。支付确认：出纳支付后，在报销单“支付确认”栏签字，并同步更新财务系统支付状态。（七）资料归档归档要求：报销单及附件由财务部统一整理、编号，按月度装订成册，保存期限不少于5年。查询与追溯：员工如需查询报销进度，可通过财务系统或联系财务部提供报销单号，财务部需配合提供相关信息。三、常用模板表格示例表1：费用报销单报销人姓名所属部门工号联系方式费用所属项目费用类别报销日期附件页数费用明细（分项填写）序号费用名称数量单价（元）—————-——————12费用事由说明：部门审核：财务复核：分管副总审批：总经理审批：签字：签字：签字：签字：日期：日期：日期：日期：支付方式：□银行转账□现金支付金额（大写）：支付确认：出纳签字：日期：表2：差旅费报销明细表报销人姓名出差地点出差日期返回日期出差事由交通方式预算金额实际金额费用明细项目标准（元）实际发生（元）备注（如机票、车票号）交通费住宿费伙食补贴其他费用部门审核：财务复核：审批人签字：签字：签字：日期：四、关键注意事项与规范时限要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期未提交的，需说明原因并由部门负责人签字确认，特殊情况需经总经理审批。金额规范：报销金额需与原始凭证一致，大小写必须规范，不得涂改；涉及外币的，需按报销当日汇率折算为人民币。材料完整性：附件需包含所有与费用相关的原始凭证，如多张凭证需分类粘贴，避免遗漏；电子凭证需打印并加盖“与原件一致”章。审批权限：严禁越级审批或代签，审批人对报销内容的真实性、合规性承担连带责任。合规要求：严禁虚报、冒领费用，或将与工作无关的费用混入报销；如发觉违规行为，公司将按相关规定处理。特殊情况处理：