会议策划与执行任务分工表

适用场景与会议类型本工具适用于需多角色、跨部门协作的各类会议场景，包括但不限于：企业年度战略会、行业峰会、产品发布会、客户答谢会、项目启动会、培训研讨会等。当会议涉及议程设计、场地安排、嘉宾接待、物料准备、现场执行、后期总结等多环节任务时，通过任务分工表可明确职责边界、协同进度，保证会议高效有序推进。任务分工表制作流程一、明确会议核心要素在分工前，需先统一会议基础信息，作为任务拆解的依据：会议主题：清晰传递会议目的（如“2024年Q3产品战略发布会”）；时间地点：具体到日期、时段（如“2024年8月20日09:00-17:00”）、城市及场馆名称；参会规模：预计人数（如“200人以内”）、核心参会人群（如“客户、媒体、内部员工”）；核心目标：需达成的成果（如“3款新产品发布、10家媒体深度报道、客户签约意向金额500万”）。二、拆解会议全流程任务按“筹备期-执行期-收尾期”三阶段，将会议拆解为具体任务模块：筹备期（会前1-2个月）：方案策划、资源对接、物料准备、嘉宾/参会人员邀请；执行期（会前1周至会中）：现场布置、流程彩排、当日接待、应急处理；收尾期（会后1周内）：资料整理、费用结算、效果复盘、关系维护。三、细化任务颗粒度并分配角色针对每个任务模块，拆解为可执行的具体事项，明确“负责人-执行人-协作人”三级角色：负责人：对任务结果负总责，需具备决策权（如市场部经理*）；执行人：具体落地任务，需具备实操能力（如活动策划专员*）；协作人：提供资源或支持（如行政部、技术部）。同时明确“完成时间”与“交付成果”（如“7月30日前完成嘉宾邀请名单，确认出席率≥90%”）。四、设定时间节点与交付标准以倒推法制定关键时间节点，避免任务延期：筹备期：方案定稿（会前45天）、场地签约（会前30天）、物料设计确认（会前20天）；执行期：嘉宾行程确认（会前7天）、现场彩排（会前1天）、签到流程测试（会前2小时）；收尾期：会议纪要发出（会后3天内）、费用报销完成（会后5天内）、复盘报告提交（会后7天内）。五、建立动态跟踪机制通过线上协作工具（如飞书、钉钉）实时更新任务进度，每周召开1次筹备会，同步进展、解决问题，保证分工表与实际执行一致。会议策划与执行任务分工表模板任务阶段具体任务负责人执行人协作人完成时间交付成果备注一、筹备期会议方案策划与报批张*李*无2024-07-05《会议策划方案》（含预算、议程）需总经理审批场地勘察与签约王*赵*行政部2024-07-15场地租赁合同、场地平面图需确认容纳人数、设备配套嘉宾邀请与行程对接刘*陈*市场部助理2024-07-30嘉宾名单、行程表、接送需求区分主嘉宾、演讲嘉宾、普通嘉宾会议物料设计与制作杨*周*设计部2024-08-10背景板、手册、签到牌、礼品需提前3天确认样品宣传推广与报名渠道搭建吴*郑*新媒体运营2024-08-05推文、海报、报名覆盖官网、公众号、合作媒体二、执行期现场布置与设备调试孙*马*技术部、搭建商2024-08-19布置完成现场图、设备检测报告会前1天18:00前完成签到流程与物料发放朱*胡*志愿者团队2024-08-2008:00签到表、参会手册、礼品发放记录需培训志愿者使用签到系统茶歇服务与餐饮协调林*何*餐饮供应商2024-08-2010:00茶歇清单、餐饮服务确认单确认素食、过敏等特殊需求现场摄影摄像与直播高*罗*外聘摄影团队2024-08-20全程照片/视频素材（会后24小时内交付）重点拍摄演讲、互动环节应急处理与突发情况响应黄*梁*全体筹备人员会议全程《应急预案执行记录》如设备故障、嘉宾缺席等三、收尾期会议资料整理与归档郑*谢*行政部2024-08-27会议纪要、PPT、照片、签到表按部门分类存档费用结算与报销韩*冯*财务部2024-08-30费用明细表、发票、报销单需核对预算与实际支出参会反馈收集与分析丁*董*客户成功部2024-09-03《参会反馈报告》（含满意度统计）发送问卷回收率≥60%嘉宾与客户关系维护潘*苏*销售部2024-09-07感谢信、后续跟进计划针对重点嘉宾/客户单独沟通使用要点与注意事项职责清晰，避免重叠：每个任务仅设1名负责人，执行人若需跨部门协作，需提前明确协作内容，避免“多头管理”导致推诿。沟通同步，动态调整：筹备期每周固定时间同步进度，执行期建立“现场沟通群”，实时反馈问题（如设备故障需10分钟内响应）。时间预留，弹性处理：关键任务（如嘉宾邀请、场地签约）需预留3-5天缓冲期，避免因突发情况影响整体进度。风险预案，有备无患：针对可能的风险（如嘉宾临时缺席、网络中断）制定备选方案，并明确责任人（如备用嘉宾名单、4G热点设