教师业务档案管理操作规范

教师业务档案管理操作规范一、总则教师业务档案是记录教师职业发展轨迹、教学科研成果、师德师风表现的核心载体，对教师考核评价、职称评审、职业发展及学校教育教学管理具有关键支撑作用。本规范旨在通过明确管理流程与要求，确保档案管理工作规范有序、高效实用，切实服务于教师发展与学校治理。（一）适用范围本规范适用于本校全体在职、离职（含退休、调动）教师的业务档案管理，涵盖档案的收集、整理、保管、利用及安全保密等全流程工作。（二）管理原则1.真实完整原则：档案材料需如实反映教师业务活动，杜绝虚假、遗漏，确保内容与实际工作一致。2.规范有序原则：档案管理流程清晰，分类、编号、立卷等环节遵循统一标准，便于检索与利用。3.安全保密原则：强化档案安全防护，严格区分涉密与非涉密内容，保护教师个人隐私及学校科研、教学机密。4.高效利用原则：优化档案利用机制，在合规前提下为教学科研、考核评审等工作提供便捷服务。二、档案内容构成教师业务档案以“个人职业发展全周期”为脉络，涵盖以下类别（具体材料根据教师岗位性质动态调整）：（一）个人基本信息类包含教师简历、学历学位证书复印件、教师资格证书复印件、专业技术职务任职资格证书复印件、身份证复印件（隐私部分脱敏处理）、入职与岗位调整文件等，反映教师身份与职业资质。（二）教学工作类1.教学规划与实施：学期教学计划、课程大纲、教案（含电子版与纸质版）、教学日历、作业批改记录、试卷命题与评阅材料。2.教学评价与改进：学生评教结果、同行听课记录与评价、教学督导反馈、教学反思报告、课程思政建设材料。3.教学成果与荣誉：优质课获奖证书、教学创新项目结项材料、教材编写（含主编、参编）证明、学生竞赛指导获奖材料。（三）科研工作类1.科研项目：课题立项通知书、中期检查报告、结项验收材料（含研究报告、论文集）、科研经费使用明细（合规性材料）。2.学术成果：公开发表论文（含期刊封面、目录、正文复印件）、著作（含封面、版权页、目录）、专利与软件著作权证书、学术会议报告材料（含邀请函、报告稿）。3.科研评价：科研成果获奖证书、学术机构聘任证明（如期刊编委、学会理事）。（四）师德师风与培训类1.师德考核：年度师德考核表、师德师风承诺书、师德失范行为处理记录（如有）、师德先进个人评选材料。2.职业培训：各级各类培训（含校本培训）的通知、结业证书、培训总结报告、继续教育学分证明。（五）其他业务类包含社会服务（如支教、校企合作项目）材料、国际交流（如访学、学术会议出国）证明、兼职任教（含校外讲学、企业顾问）协议（合规性材料）等，反映教师多元化业务参与。三、收集与整理流程（一）材料收集1.责任分工：教务处牵头收集教学类材料，每月末汇总教师提交的教案、听课记录等；每学期末收集教学成果、评教数据等。人事处牵头收集个人基本信息、师德考核、培训记录等材料，每学期初组织教师报送更新；教师调动/离职时，同步收集离职审计、工作交接材料。科研处牵头收集科研类材料，课题立项/结项后1个月内完成材料归档；论文、著作发表后2个月内收集相关证明。2.收集要求：材料需为原件或与原件一致的复印件（复印件需标注“与原件核对无误”并签字），电子材料需为可编辑、可长期存储的格式（如PDF、DOCX）。材料提交需附《档案材料提交清单》，注明材料名称、份数、提交人及日期，确保“提交-接收”环节可追溯。（二）档案整理1.分类编号：按“年度-类别-个人”三级分类，年度为四位年份，类别用字母代码（如J-教学、K-科研、S-师德培训、B-基本信息、Q-其他），个人以姓名首字母+入职年份（如Lisi-2020）标识。档案编号格式：“年度-类别代码-个人标识-顺序号”（示例：2024-J-Lisi-____，代表2024年教学类李四（2020入职）的第1份材料）。2.立卷归档：以“人”为单位组卷，同一教师的材料按“基本信息-教学-科研-师德培训-其他”顺序排列，每类内按时间倒序（最新在前）整理。案卷封面注明教师姓名、岗位、档案起止时间、卷内材料份数；卷内目录详细登记材料名称、页码、形成时间，确保“一卷一档、一档一目录”。3.审核校对：档案管理员收到材料后，5个工作日内完成审核，重点核查材料真实性（如证书编号可追溯、成果可检索）、完整性（无关键页缺失）。审核发现问题需及时退回提交人补充修正，修正后重新提交审核，确保档案“零差错”归档。四、保管与利用要求（一）档案保管1.保管场所：档案存放于专用档案室，配备防火（防火卷帘、烟雾报警器）、防潮（除湿机、温湿度记录仪，保持湿度45-60%）、防虫（定期投放防虫药）、防盗（监控设备、防盗门窗）设施，确保环境安全稳定。2.保管期限：永久保管：学历学位证书复印件、教师资格证书复印件、重大教学科研成果（如国家级课题、核心期刊论文）证明材料。长期保管（10年以上）：年度教学计划、教案、听课记录、师德考核材料、校级及以上科研项目材料。短期保管（5年以下）：临时性培训记录、校内教学竞赛获奖材料（非重大）、阶段性科研报告。3.档案移交：教师调动/离职时，人事处需在离职手续办结前完成档案移交，移交清单需双方签字确认；档案转递需通过机要通道或专人送取，严禁个人自带。（二）档案利用1.利用范围：校内利用：教师职称评审、年度考核、评优评先；学校教学科研管理（如课程建设、学科评估）；学生升学推荐（如导师成果证明）。校外利用：教育主管部门督导检查、科研合作单位资质审核（需严格审批）。2.利用手续：校内借阅：教师本人或部门因工作需要借阅，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字、档案管理部门审核后，可在档案室查阅（原则上不外借，确需外借的，需签订《档案借阅责任书》，限期归还）。校外查阅：校外单位需持单位介绍信、经办人身份证，经学校分管领导审批后，在指定场所查阅，严禁复制涉密或隐私材料。3.利用限制：涉及教师个人隐私（如身份证复印件、师德失范处理记录）、学校未公开科研成果的材料，仅限档案管理员查阅，利用需经校长办公会审批。五、安全与保密规定（一）安全防护1.日常管理：档案管理员需每日检查档案室设施（如监控运行、温湿度数据），每月抽查10%的档案，核查完整性与存储状态；每季度开展消防、防盗演练，确保应急处置能力。2.电子档案备份：重要电子档案（如科研数据、教学成果）需双份备份（本地服务器+云端加密存储），每周更新一次，防止数据丢失。（二）保密要求1.涉密范围：教师个人隐私材料（如家庭住址、亲属关系）、未公开的科研成果（如课题中期报告、专利申请过程文件）、学校教学改革核心方案（如课程体系重构计划）。2.保密责任：档案管理员需签订《保密责任书》，严禁向无关人员透露档案内容；借阅/复制涉密材料需经校长审批，复制件需标注“涉