生产企业发货管理制度

PAGE生产企业发货管理制度一、总则（一）目的为了规范生产企业发货流程，确保货物准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，加强公司内部各部门之间的协作与沟通，特制定本发货管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有产品的发货业务，包括但不限于成品、半成品及相关配套产品的发货操作。（三）基本原则1.准确性原则：发货信息必须准确无误，包括产品名称、规格、数量、客户信息等，确保客户收到的货物与订单要求一致。2.及时性原则：按照合同约定或客户要求的时间，及时安排发货，确保货物按时送达，避免延误给客户造成损失。3.安全性原则：在发货过程中，要采取必要的防护措施，确保货物的安全运输，防止货物损坏、丢失等情况发生。4.责任明确原则：明确各部门在发货流程中的职责，做到责任到人，避免出现推诿扯皮现象。二、发货流程（一）订单接收与审核1.销售部门负责接收客户订单销售部门应及时、准确地记录客户订单信息，包括客户名称、联系方式、产品名称、规格、数量、交货时间、交货地点等，并将订单信息录入公司销售管理系统。2.订单审核销售部门在收到订单后，应立即对订单进行初步审核，检查订单信息是否完整、准确，客户信用状况是否良好。如发现订单信息有误或客户信用存在问题，应及时与客户沟通确认，并进行相应的处理。审核通过后的订单，销售部门应将其发送至生产部门。（二）生产安排1.生产部门根据订单要求制定生产计划生产部门收到销售部门转来的订单后，应根据订单数量、交货时间等要求，结合公司现有生产能力和库存情况，制定详细的生产计划。生产计划应明确各生产环节的时间节点、责任人等，确保生产任务按时完成。2.生产过程监控在生产过程中，生产部门应加强对生产进度的监控，及时解决生产过程中出现的问题，确保产品质量符合要求。同时，生产部门应定期向销售部门反馈生产进度，以便销售部门及时掌握发货情况。（三）货物入库1.质量检验产品生产完成后，生产部门应及时通知质量检验部门进行检验。质量检验部门应按照相关质量标准对产品进行严格检验，确保产品质量合格。检验合格的产品方可办理入库手续。2.入库手续办理仓库管理人员根据质量检验部门出具的检验报告，对合格产品进行入库登记。入库登记应详细记录产品名称、规格、数量、入库时间、生产批次等信息，并将产品存放至指定仓库区域。（四）发货通知1.销售部门在货物入库后，应及时向客户发送发货通知发货通知应明确货物的发货时间、预计到达时间、运输方式等信息，并告知客户如有疑问可随时与销售部门联系。2.客户确认客户收到发货通知后，应在规定时间内进行确认。如客户对发货时间、运输方式等有异议，应及时与销售部门沟通协商，销售部门应根据客户反馈及时调整发货安排。（五）发货准备1.仓库备货仓库管理人员根据发货通知，按照订单要求进行备货。备货过程中，应仔细核对产品名称、规格、数量等信息，确保备货准确无误。同时，要对货物进行妥善包装，防止在运输过程中受损。2.运输安排销售部门根据货物的数量、重量、运输距离等因素，选择合适的运输方式，并与运输公司签订运输合同。运输公司应具备相应的运输资质和良好的信誉，确保货物安全、及时运输。（六）货物发货1.发货清单制作仓库管理人员在备货完成后，应制作发货清单。发货清单应详细列出货物的名称、规格、数量、客户名称、发货日期、运输单号等信息，并一式多份，分别交仓库留存、销售部门备案、运输公司随车携带等。2.货物交接仓库管理人员与运输公司办理货物交接手续，双方应在发货清单上签字确认。交接过程中，要对货物的数量、包装等进行仔细核对，确保货物交接无误。3.运输跟踪销售部门应建立运输跟踪机制，及时掌握货物的运输状态。通过与运输公司保持密切沟通，获取货物的运输信息，如运输车辆的行驶轨迹、预计到达时间等，并及时向客户反馈。如发现运输过程中出现异常情况，应及时与运输公司协商解决，并采取相应措施确保货物安全送达。（七）货物签收1.客户签收货物到达目的地后，运输公司应及时通知客户提货。客户提货时，应在发货清单上签字确认，表示已收到货物。如客户发现货物存在损坏、数量不符等问题，应及时与运输公司或销售部门联系，运输公司和销售部门应根据客户反馈及时处理。2.签收信息反馈运输公司应在货物签收后及时将客户签收信息反馈给销售部门。销售部门收到签收信息后，应进行整理归档，并更新客户档案信息。三、发货相关部门职责（一）销售部门1.负责接收客户订单，并对订单进行初步审核。2.及时向客户发送发货通知，并根据客户反馈调整发货安排。3.建立运输跟踪机制，及时掌握货物运输状态，并向客户反馈。4.负责与客户沟通协调发货过程中出现的问题，维护客户关系。（二）生产部门1.根据订单要求制定生产计划，并确保生产任务按时完成。2.加强生产过程监控，及时解决生产过程中出现的问题，确保产品质量符合要求。3.定期向销售部门反馈生产进度。（三）质量检验部门1.按照相关质量标准对产品进行严格检验，确保产品质量合格。2.出具产品检验报告，为货物入库提供依据。（四）仓库管理部门1.负责货物的入库登记、存放和保管，确保货物安全。2.根据发货通知进行备货，并制作发货清单。3.与运输公司办理货物交接手续。（五）运输部门1.选择合适的运输方式，并与运输公司签订运输合同。2.确保货物安全、及时运输，并及时向销售部门反馈货物运输状态。3.协助客户处理货物签收过程中出现的问题。四、发货相关文件与记录管理（一）文件管理1.与发货相关的文件包括订单、生产计划、质量检验报告、发货通知、发货清单、运输合同等，应按照文件类别进行分类整理，并建立电子和纸质档案。2.文件的存储应安全、可靠，便于查阅和使用。同时，要定期对文件进行备份，防止文件丢失或损坏。3.文件的借阅和使用应严格按照公司文件管理制度执行，确保文件的保密性和完整性。（二）记录管理1.发货过程中产生的各种记录，如订单处理记录、生产进度记录、质量检验记录、发货记录、运输跟踪记录、客户签收记录等，应及时、准确地进行记录。2.记录应采用电子或纸质形式保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定要求。3.记录的查阅和使用应遵循规定的程序，以便于对发货业务进行追溯和查询。五、发货异常情况处理（一）货物损坏或丢失1.在运输过程中如发生货物损坏或丢失情况，运输公司应立即通知销售部门，并采取相应的措施进行处理。2.销售部门接到通知后应及时与客户沟通，了解货物损坏或丢失的具体情况，并根据客户要求协商解决方案。如需要补货、换货或赔偿等，应按照公司相关规定和合同约定执行。3.同时，销售部门应协同运输公司对货物损坏或丢失原因进行调查，明确责任归属。如因运输公司责任导致的，运输公司应承担相应的赔偿责任；如因不可抗力等其他原因导致的，应根据实际情况协商解决。（二）发货延误1.如因生产进度延迟、运输车辆故障、天气等原因导致发货延误，责任部门应及时通知销售部门，并说明延误原因和预计发货时间。2.销售部门应及时与客户沟通，向客户解释发货延误的原因，并争取客户的理解。同时，根据客户要求和实际情况，协商调整发货时间或采取其他补救措施。3.责任部门应采取有效措施尽快解决发货延误问题，避免给客户造成更大的损失。对于因发货延误给客户带来的损失，公司应根据实际情况承担相应的赔偿责任。（三）客户拒收1.如客户因产品质量、规格不符等原因拒收货物，销售部门应及时与客户沟通，了解拒收原因，并安排相关人员对货物进行检查。2.如经检查确认货物确实存在问题，销售部门应根据客户要求协商解决方案，如补货、换货、退货或降价处理等。同时，通知生产部门对产品质量问题进行整改，防止类似问题再次发生。3.如经检查确认货物不存在问题，销售部门应向客户详细解释说明，并提供相关证明材料。如客户仍坚持拒收，销售部门应按照合同约定和相关法律法规处理，维护公司的合法权益。六、发货成本控制（一）运输成本控制1.销售部门在选择运输方式时，应综合考虑货物的性质、数量、运输距离、运输时间等因素，选择性价比高的运输方式，降低运输成本。2.与运输公司签订运输合同前，应进行充分的市场调研和比价，争取有利的运输价格和服务条款。同时，要加强对运输合同的管理，确保运输公司严格按照合同约定执行。3.定期对运输成本进行分析和评估，总结运输成本控制的经验和教训，不断优化运输方案，降低运输成本。（二）包装成本控制1.仓库管理部门在进行货物包装时，应根据货物的性质、运输方式等因素，选择合适的包装材料和包装方式，确保货物在运输过程中的安全，同时避免过度包装，降低包装成本。2.加强对包装材料的采购管理，选择质量可靠、价格合理的包装材料供应商，并建立长期稳定的合作关系。同时，要严格控制包装材料的库存数量，避免积压浪费。3.定期对包装成本进行核算和分析，不断改进包装设计和包装工艺，提高包装效率，降低包装成本。七、发货绩效评估（一）评估指标1.发货及时率：实际发货时间与合同约定或客户要求发货时间的符合程度，计算公式为：发货及时率=（按时发货订单数量÷总发货订单数量）×100%。2.货物准确率：实际发货货物与订单要求的产品名称、规格、数量等信息的相符程度，计算公式为：货物准确率=（发货信息准确订单数量÷总发货订单数量）×100%。3.客户满意度：通过客户反馈调查等方式，了解客户对发货服务的满意程度，计算公式为：客户满意度=（满意客户数量÷调查客户总数）×100%。4.发货成本控制率：实际发货成本与预算发货成本的对比情况，计算公式为：发货成本控制率=（实际发货成本÷预算发货成本）×100%。（二）评估周期发货绩效评估周期为每月一次，各部门应在每月末将发货相关数据和情况进行整理汇总，并提交至公