生产记录存档管理制度

PAGE生产记录存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产记录的管理，确保生产记录真实、完整、可追溯，规范生产过程，保障产品质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产活动相关记录的存档管理，包括但不限于原材料采购记录、生产过程操作记录、设备运行记录、质量检验记录、成品出入库记录等。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录应如实反映生产活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖生产全过程的各项关键信息，确保记录无遗漏。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据清晰、可靠。4.及时性原则：生产活动发生后，应及时进行记录，不得拖延。5.可追溯性原则：通过生产记录能够清晰追溯产品生产的各个环节和相关信息。二、职责分工（一）生产部门1.负责组织本部门员工按照规定及时、准确地填写各类生产记录。2.对生产记录的完整性和规范性进行初步审核，并定期整理本部门的生产记录，移交至档案管理部门。（二）质量部门1.监督生产记录的填写情况，确保记录符合质量控制要求。2.负责审核生产过程中的质量检验记录，对记录的准确性和可靠性负责。（三）设备管理部门1.负责设备运行记录的填写与审核，确保设备运行状态记录完整。2.配合档案管理部门做好设备相关记录的存档工作。（四）档案管理部门1.制定生产记录存档的具体流程和标准，指导各部门进行记录整理。2.接收各部门移交的生产记录，进行统一编号、分类、存储和保管。3.建立生产记录查询和借阅制度，为相关部门和人员提供服务。（五）各级管理人员1.负责监督本部门生产记录的执行情况，确保记录工作的有效开展。2.根据工作需要，合理利用生产记录进行数据分析和决策支持。三、生产记录的分类与内容（一）原材料采购记录1.供应商信息：包括供应商名称、地址、联系方式等。2.采购日期、采购数量、规格型号。3.原材料质量证明文件编号及相关内容。4.采购订单编号。（二）生产过程操作记录1.生产批次号、产品型号。2.生产开始时间、结束时间。3.各工序的操作步骤、工艺参数（如温度、压力、速度等）。4.操作人员签名。（三）设备运行记录1.设备名称、编号。2.运行起止时间。3.运行参数（如电流、电压、转速等）。4.设备维护保养记录，包括维护时间、维护内容、维修人员签名等。（四）质量检验记录1.检验批次号、产品型号。2.检验项目、检验标准。3.检验结果（合格/不合格）及判定依据。4.检验人员签名。（五）成品出入库记录1.入库记录：成品批次号、产品型号、入库数量、入库日期、仓库名称、入库单编号。2.出库记录：出库日期、出库数量、客户名称、发货单号、运输方式等。四、生产记录的填写要求（一）字迹清晰使用蓝黑墨水或黑色中性笔填写，确保字迹工整、清晰，易于辨认。（二）内容完整按照规定的格式和要求，填写所有必填项目，不得有空缺。（三）数据准确记录的数据应真实可靠，不得随意涂改。如需更正，应采用规范的更正方法，在原错误数据上划一条横线，在其上方填写正确数据，并由更正人签名确认。（四）及时填写生产活动发生后，相关人员应立即进行记录，不得事后补记或拖延记录时间。（五）签名确认所有记录必须由相关责任人签名，以明确责任。五、生产记录的收集与整理（一）定期收集各部门应按照规定的时间间隔（如每天、每周、每月等），将本部门的生产记录进行收集整理。（二）初步审核收集后的生产记录由各部门负责人进行初步审核，检查记录的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的记录及时返回相关责任人进行更正或补充。（三）分类汇总审核后的生产记录按照记录类别进行分类汇总，确保同一类记录集中在一起，便于后续的移交和存档。（四）编制目录在分类汇总的基础上，为每一类生产记录编制详细的目录，注明记录的名称、日期范围、数量等信息，以便于查找和管理。六、生产记录的存档（一）移交档案管理部门各部门整理好的生产记录应在规定时间内移交至档案管理部门。移交时，双方应办理交接手续，填写交接清单，明确记录的类别、数量、移交时间等信息。（二）编号与分类存储档案管理部门接收生产记录后，按照预先制定的编号规则进行统一编号，并根据记录的类别进行分类存储。存储方式可采用纸质档案存放或电子档案存储，或两者相结合的方式。1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序排列，确保存放整齐、便于查找。2.电子档案：应进行备份存储，并建立合理的文件夹结构，按照记录类别和时间进行分类命名，便于检索。同时，应定期对电子档案进行维护，确保数据的安全性和完整性。（三）建立索引为便于快速查找生产记录，档案管理部门应建立索引系统。索引可包括记录编号索引、日期索引、关键词索引等，通过索引能够迅速定位到所需的生产记录。（四）存储环境要求1.纸质档案：存放地点应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案发霉、受潮、虫蛀等。2.电子档案：存储设备应定期进行维护和检查，防止数据丢失或损坏。同时，应采取必要的安全防护措施，如设置密码、安装杀毒软件等，防止电子档案被非法访问或篡改。七、生产记录的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅生产记录的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、记录名称、日期范围等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或商业秘密的生产记录，查阅人员应严格遵守保密规定，未经授权不得向任何第三方透露记录内容。（二）借阅手续1.因特殊原因需要借阅生产记录的，借阅人应填写借阅申请表，详细说明借阅用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的生产记录，不得擅自涂改、转借、复印或泄露记录内容。归还时，应确保记录完好无损，如有损坏或丢失，应承担相应的责任。（三）查阅与借阅登记档案管理部门应对生产记录的查阅和借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅时间、记录名称、归还时间等信息，以便进行跟踪和管理。八、生产记录的保管期限（一）一般规定生产记录的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，同时考虑公司自身的管理需求。一般情况下，生产记录的保管期限不得少于[X]年。（二）特殊情况对于涉及产品质量追溯、法律法规纠纷等重要事项的生产记录，应按照相关要求延长保管期限，直至该事项处理完毕。（三）期满处置生产记录保管期限届满后，档案管理部门应按照规定的程序进行处置。对于纸质档案，应进行清点、造册，经批准后予以销毁；对于电子档案，应进行备份后删除，并做好相关记录。九、监督与考核（一）监督检查公司定期对各部门生产记录的填写、收集、整理、存档等情况进行监督检查，确保生产记录管理制度的有效执行。（二）考核机制建立生产记录管理考核机制，将生产记录管理工作纳入部门和个人绩效考核体系。对于在生产记录管理工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和