现场生产文件管理制度

PAGE现场生产文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司现场生产文件的管理，确保生产文件的准确性、完整性和可追溯性，规范生产操作，提高生产效率，保证产品质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与现场生产相关文件的管理，包括但不限于工艺文件、操作规程、作业指导书、质量标准、设备维护手册、安全操作规程等。（三）职责分工1.生产部门负责现场生产文件的归口管理，制定和修订相关生产文件，并确保文件的有效执行。组织对生产文件的培训和宣贯，指导员工正确使用生产文件。负责生产文件在生产现场的发放、回收和保管，定期对文件进行整理和归档。2.质量部门参与生产文件的审核，确保文件符合质量控制要求。监督生产文件在生产过程中的执行情况，对不符合文件要求的操作及时提出整改意见。3.技术部门提供技术支持，协助生产部门制定和修订生产文件，确保文件的技术准确性。对生产过程中出现的技术问题进行分析和解决，及时更新生产文件。4.其他部门按照各自职责，配合生产部门做好现场生产文件的管理工作，确保本部门涉及的生产文件得到有效执行。（四）文件管理原则1.合法性原则：现场生产文件必须符合国家相关法律法规和行业标准的要求。2.准确性原则：文件内容应准确无误，能够清晰指导生产操作，确保产品质量。3.完整性原则：文件应涵盖生产过程的各个环节，包括工艺要求、质量标准、操作规范等，确保生产过程的完整性和可追溯性。4.及时性原则：根据生产工艺的改进、设备的更新、质量标准的变化等情况，及时修订和更新生产文件，确保文件的时效性。5.受控性原则：对生产文件的编制、审核、批准、发放、使用、修订、回收、销毁等环节进行严格控制，确保文件始终处于受控状态。二、文件的编制与审核（一）编制要求1.内容要求生产文件应明确规定生产过程的操作步骤、工艺参数、质量标准、安全注意事项等内容，确保员工能够按照文件要求进行操作。文件内容应语言简洁、通俗易懂，避免使用过于专业或生僻的词汇，便于员工理解和执行。对于关键工序和特殊过程，应制定详细的作业指导书，明确操作要点和质量控制要求。2.格式要求生产文件应采用统一的格式，包括文件编号、文件名称、版本号、编制部门、编制人、审核人、批准人、发布日期、生效日期等。文件编号应具有唯一性，便于文件的识别和管理。文件内容应层次分明，采用章节、条款、项目等形式进行组织，便于阅读和查找。（二）审核流程1.初审生产文件编制完成后，由编制部门负责人进行初审，重点审核文件内容的准确性、完整性和格式的规范性。初审通过后，编制部门负责人在文件上签署初审意见，并提交质量部门审核。2.质量审核质量部门收到生产文件后，由质量管理人员对文件进行审核，重点审核文件是否符合质量控制要求，是否能够有效保证产品质量。质量审核过程中，质量管理人员可根据需要与编制部门进行沟通，提出修改意见。质量审核通过后，质量管理人员在文件上签署审核意见，并提交技术部门审核。3.技术审核技术部门收到生产文件后，由技术人员对文件进行审核，重点审核文件的技术准确性和可行性，是否与公司的技术标准和工艺要求相符。技术审核过程中，技术人员可根据需要与编制部门和质量部门进行沟通，提出修改意见。技术审核通过后，技术人员在文件上签署审核意见，并提交公司主管领导批准。4.批准公司主管领导收到生产文件后，对文件进行最终批准。批准人应综合考虑文件的合法性、准确性、完整性、可行性等因素，做出批准或不批准的决定。如文件需要修改，批准人应提出修改意见，由编制部门按照意见进行修改后重新提交审核和批准。三、文件的发放与使用（一）发放管理1.文件发放范围根据生产需要，生产文件应发放至相关部门和岗位，确保员工能够获取到所需的文件。文件发放范围应明确规定，包括生产部门、质量部门、技术部门、设备管理部门、仓库管理部门、一线生产员工等。2.发放方式生产文件的发放方式可采用纸质版发放和电子版发放相结合的方式。对于重要文件或需要员工经常查阅的文件，应发放纸质版；对于一般性文件或员工可通过内部网络查阅的文件，可发放电子版。纸质版文件应加盖受控章，并进行编号登记，发放时应填写文件发放登记表，注明文件名称、编号、发放部门、发放日期、领取人等信息。领取人应签字确认。电子版文件应存储在公司内部网络的指定文件夹中，并设置相应的权限，确保只有授权人员能够访问和下载。（二）使用管理1.培训与宣贯生产部门应组织对生产文件的培训和宣贯工作，确保员工熟悉文件内容，掌握操作要求。培训方式可采用集中培训、现场讲解、视频演示等多种形式，培训内容应包括文件的目的、适用范围、操作步骤、质量标准、安全注意事项等。培训后应进行考核，确保员工能够正确理解和执行生产文件。考核方式可采用书面考试、实际操作考核等形式，考核结果应记录存档。2.现场使用员工在生产现场应严格按照生产文件的要求进行操作，不得擅自更改文件内容或简化操作步骤。生产文件应放置在生产现场易于查阅的位置，如操作台上、文件架上等，确保员工能够随时获取到所需的文件。对于关键工序和特殊过程，员工应严格按照作业指导书的要求进行操作，并做好操作记录。操作记录应包括操作时间、操作人、工艺参数、质量检验结果等信息，确保生产过程的可追溯性。3.文件更新当生产工艺、设备、质量标准等发生变化时，生产部门应及时修订生产文件，并将更新后的文件发放至相关部门和岗位。文件更新后，生产部门应组织对员工进行培训和宣贯，确保员工了解文件的变化内容，掌握新的操作要求。四、文件的修订与废止（一）修订原因1.工艺改进：随着生产工艺的不断改进，原有的生产文件可能不再适用，需要进行修订。2.设备更新：当公司引进新的设备或对现有设备进行改造时，需要修订相关的操作规程和维护手册。3.质量标准变化：国家或行业质量标准发生变化时，公司的生产文件也应相应修订，以确保产品质量符合最新要求。4.法律法规要求：国家相关法律法规的修订可能会对公司的生产文件产生影响，需要及时进行修订。5.其他原因：如客户要求的变化、生产过程中发现的问题等，也可能导致生产文件的修订。（二）修订流程1.提出修订申请当需要修订生产文件时，由相关部门或人员填写文件修订申请表，说明修订的原因、内容和要求。修订申请表应提交至生产部门，由生产部门进行汇总和整理。2.修订审核生产部门收到修订申请表后，组织相关人员对修订内容进行审核。审核流程与文件编制审核流程相同，包括初审、质量审核、技术审核和批准。在审核过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，确保修订后的文件符合实际生产需要。3.修订实施审核通过后的修订申请，由生产部门负责组织实施。修订后的文件应按照文件发放与使用管理规定进行发放和使用。生产部门应及时将修订后的文件替换原有的文件，并对相关人员进行培训和宣贯，确保员工能够正确使用新的文件。（三）废止管理1.废止原因生产文件因不再适用、已被新文件替代、法律法规要求等原因需要废止。2.废止流程当需要废止生产文件时，由生产部门填写文件废止申请表，说明废止的原因和文件名称、编号等信息。文件废止申请表应提交至公司主管领导批准。批准后的文件废止申请表由生产部门负责存档，并通知相关部门和岗位停止使用该文件。五、文件的保管与归档（一）保管要求1.纸质文件保管生产文件的纸质版应存放在专门的文件柜中，按照文件类别、编号等进行分类存放，便于查找和管理。文件柜应保持清洁、干燥，防止文件受潮、发霉、损坏。对于重要文件或机密文件，应采取加密存储、专人保管等措施，确保文件的安全性。2.电子文件保管生产文件的电子版应存储在公司内部网络的指定服务器上，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，如磁带、光盘、移动硬盘等，以防止数据丢失。电子文件应设置相应的权限，只有授权人员能够访问和修改。同时，应建立电子文件的索引和目录，便于查找和管理。（二）归档管理1.归档范围生产文件的归档范围包括所有与现场生产相关的文件，如工艺文件、操作规程、作业指导书、质量标准、设备维护手册、安全操作规程等。归档文件应包括文件的纸质版和电子版，确保文件的完整性。2.归档流程生产文件在使用完毕后，由生产部门负责整理和归档。归档文件应按照文件类别、编号等进行分类，编制归档目录。归档后的文件应存放在专门的档案室中，档案室应配备必要的保管设备，如文件柜、防火设备、防潮设备等。档案室应建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅和使用。借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅时间、借阅人等信息，经批准后方可借阅。借阅人应按时归还档案，并确保档案的完整性和安全性。六、文件的查阅与借阅（一）查阅管理1.查阅范围公司内部员工因工作需要可查阅与现场生产相关的文件，但应遵守公司的文件查阅规定。2.查阅流程员工如需查阅生产文件，应填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、编号、查阅原因等信息。文件查阅申请表应提交至生产部门，由生产部门进行审核。审核通过后，生产部门应安排专人协助员工查阅文件。员工查阅文件时，应在指定的地点进行，不得擅自将文件带出公司或转借他人。查阅完毕后，应及时将文件归还生产部门，并在文件查阅登记表上签字确认。（二）借阅管理1.借阅范围公司内部员工因工作需要可借阅与现场生产相关的文件，但应遵守公司的文件借阅规定。借阅文件应严格控制，确保文件的安全性和完整性。2.借阅流程员工如需借阅生产文件，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件的名称、编号、借阅原因、借阅时间等信息。文件借阅申请表应提交至生产部门