生产部文控管理制度

PAGE生产部文控管理制度一、总则（一）目的为了加强生产部文件与资料的控制管理，确保生产过程中所使用的文件和资料准确、有效、完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生产部所有与生产活动相关的文件和资料的管理，包括但不限于生产计划、工艺文件、操作规程、质量记录、设备维护手册等。（三）职责1.生产部经理全面负责生产部文控管理工作的领导与监督。审批重要文件和资料，确保其符合公司整体战略和生产要求。2.文控专员负责文件和资料的收集、整理、分类、编号、归档、保管和发放等具体工作。定期对文件和资料进行清查、核对，确保其完整性和准确性。协助各部门对文件和资料进行有效管理，提供必要的支持和培训。3.各生产车间主管负责本车间所使用文件和资料的领用、保管和使用监督。确保车间员工正确使用文件和资料，并及时反馈文件的适用性和有效性问题。4.生产员工严格按照文件和资料的要求进行生产操作，不得擅自更改或违反规定。妥善保管所领用的文件和资料，如有丢失或损坏及时报告。二、文件和资料的分类与编号（一）分类1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等，明确生产任务、时间节点和产量要求。2.工艺文件类：如工艺流程卡、作业指导书、工艺流程图等，指导生产操作的具体方法和步骤。3.操作规程类：针对生产设备、仪器等制定的操作规范，确保设备的正确使用和维护。4.质量记录类：如检验报告、质量检验记录、不合格品处理记录等，用于记录生产过程中的质量情况。5.设备维护类：设备维护手册、保养记录、维修记录等，保障设备的正常运行。6.其他类：与生产相关的其他文件和资料，如安全管理制度、环境管理文件等。（二）编号1.编号原则唯一性：每个文件和资料都有唯一的编号，避免重复。系统性：编号应体现文件的类别、年份、顺序等信息，便于管理和查找。稳定性：编号一旦确定，不得随意更改，除非有特殊原因并经过严格审批。2.编号方法生产计划类：以“PJ”开头，followedbytheyearandmonth,andthenasequentialnumber.Forexample,“PJ202305001”representsthefirstproductionplaninMay2023.工艺文件类：以“GY”开头，followedbytheyear,andthenasequentialnumberwithineachyear.Forexample,“GY2023001”representsthefirstprocessdocumentin2023.操作规程类：以“CZ”开头，followedbytheequipmentoroperationnameabbreviation,andthenasequentialnumber.Forexample,“CZJZ001”representsthefirstoperationprocedureforacertainmachine.质量记录类：以“ZL”开头，followedbytherecordtypeabbreviation,andthenasequentialnumber.Forexample,“ZLJY001”representsthefirstinspectionrecordforacertainproduct.设备维护类：以“SW”开头，followedbytheequipmentnameabbreviation,andthenasequentialnumber.Forexample,“SWJX001”representsthefirstmaintenancerecordforacertainmachine.其他类：以“QT”开头，followedbyasequentialnumber.三、文件和资料的编制与审核（一）编制要求1.文件和资料的编制应符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定。2.内容应准确、清晰、完整，具有可操作性，避免模糊和歧义。3.语言表达应规范、简洁，易于理解，便于员工执行。（二）审核流程1.初稿编制：由相关部门或人员根据工作需要编制文件和资料初稿。2.部门审核：初稿完成后，提交至所在部门主管进行审核，审核内容包括文件的准确性、完整性、适用性等。3.跨部门会审：对于涉及多个部门的文件和资料，需组织相关部门进行会审，共同商讨文件的内容和要求，确保文件的可行性和协调性。4.文控专员审核：文控专员对审核后的文件进行格式、编号等方面的审核，确保文件符合文控管理要求。5.最终审批：审核通过的文件提交至生产部经理进行最终审批，生产部经理有权根据公司整体战略和实际情况对文件进行调整和批准。四、文件和资料的发放与回收（一）发放1.领用申请：各部门或人员如需领用文件和资料，应填写《文件领用申请表》，注明文件名称、编号、领用数量、用途等信息。2.审批发放：《文件领用申请表》经所在部门主管审批后，交文控专员进行发放。文控专员根据申请表发放文件，并在《文件发放登记表》上记录发放日期、领用部门、领用人、文件名称和编号等信息。3.受控文件发放：对于受控文件，文控专员应确保领用人了解文件的受控状态和使用要求，并要求领用人签字确认。（二）回收1.定期回收：文控专员定期对发放的文件和资料进行回收清查，对于已不再使用或作废的文件，及时收回。2.特殊情况回收：如文件丢失、损坏或人员离职等情况，文控专员应及时通知相关部门或人员回收文件，并做好记录。3.回收文件处理：回收的文件经审核后，对于仍有保留价值的文件进行归档保存，对于已作废的文件进行销毁处理。五、文件和资料的保管与存储（一）保管要求1.专人负责：文控专员负责文件和资料的保管工作，确保文件和资料的安全和完整。2.分类存放：文件和资料应按照分类进行存放，便于查找和管理。3.防潮防火：文件和资料的存放地点应具备防潮、防火、防虫等条件，确保文件和资料不受损坏。4.定期清查：文控专员定期对文件和资料进行清查，核对数量和完整性，发现问题及时处理。（二）存储方式1.纸质文件存储：对于纸质文件，应存放在专用的文件柜中，按照编号顺序排列，便于查找。2.电子文件存储：对于电子文件，应建立电子文档管理系统，按照分类进行存储，并设置相应的权限管理，确保文件的安全性和保密性。3.备份存储：重要的电子文件应进行备份存储，备份介质可以是光盘、硬盘等，备份周期根据文件的重要性和变更频率确定。六、文件和资料的借阅与使用（一）借阅1.借阅申请：因工作需要借阅文件和资料的人员，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅期限、用途等信息。2.审批借阅：《文件借阅申请表》经所在部门主管审批后，交文控专员进行借阅。文控专员根据申请表提供借阅文件，并在《文件借阅登记表》上记录借阅日期、借阅人、文件名称和编号、借阅期限等信息。3.借阅期限：文件和资料的借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.归还要求：借阅人应在规定的借阅期限内归还文件和资料，如发现文件丢失或损坏，应及时报告文控专员，并承担相应的责任。（二）使用1.正确使用：文件和资料的使用人员应按照文件的要求进行操作，不得擅自更改或违反规定。2.不得外借：文件和资料一般不得外借给其他单位或个人，如有特殊情况需要外借，应经过生产部经理批准。3.保密要求：对于涉及公司机密的文件和资料，使用人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露给无关人员。七、文件和资料的修订与废止（一）修订1.修订原因：文件和资料在使用过程中，如发现内容不准确、不完整、不符合法律法规或行业标准等情况，应及时进行修订。2.修订申请：由相关部门或人员填写《文件修订申请表》，注明修订文件名称、编号、修订原因、修订内容等信息。3.审核修订：《文件修订申请表》经所在部门主管审核后，提交至文控专员进行编号调整，并组织相关人员进行修订。修订后的文件按照审核流程进行审核和审批。4.修订通知：文控专员将修订后的文件及时通知相关部门和人员，并收回旧版文件进行销毁或归档处理。（二）废止1.废止原因：文件和资料因不再适用、过期、被新文件替代等原因需要废止。2.废止申请：由相关部门或人员填写《文件废止申请表》，注明废止文件名称、编号、废止原因等信息。3.审批废止：《文件废止申请表》经所在部门主管审核后，提交至生产部经理进行审批。4.废止处理：文控专员根据审批结果对废止文件进行标识，并按照规定进行销毁或归档处理。八、文件和资料的保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、生产工艺、客户信息等文件和资料。2.公司内部制定的具有保密性质的规章制度、会议纪要等文件。（二）保密措施1.人员培训：对涉及文件和资料管理的人员进行保密培训，提高保密意识和技能。2.权限管理：对电子文件设置不同的访问权限，限制无关人员的访问。3.存