生产过程档案管理制度

PAGE生产过程档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产过程档案管理，确保生产过程中各类文件、资料的完整性、准确性和可追溯性，规范生产流程，提高生产效率，保障产品质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产部门及与生产过程相关的各个环节，包括原材料采购、生产加工、质量检验、设备维护等涉及的所有文件和资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映生产过程的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖生产过程中的各类文件、记录，确保无遗漏。3.准确性原则：文件信息准确无误，数据记录真实可靠。4.及时性原则：文件资料应及时形成、收集和归档，保证档案的时效性。5.保密性原则：对涉及公司机密的生产档案进行严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善生产过程档案管理制度，并监督执行。2.指导各部门做好档案的收集、整理、归档工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。3.对生产过程档案进行集中统一管理，确保档案的安全存储和有效利用。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整性和准确性。5.按照规定的期限保管档案，对到期档案进行鉴定和销毁处理。（二）各部门职责1.生产部门负责本部门生产过程中各类文件、记录的产生、收集和初步整理。明确专人负责档案管理工作，确保文件资料的及时传递和归档。配合档案管理部门做好档案的整理、清查等工作。2.采购部门负责收集、整理原材料采购过程中的相关文件，如采购合同、供应商资质证明、检验报告等。按要求及时将采购档案移交档案管理部门。3.质量检验部门负责质量检验过程中各类记录的填写、整理和保管，包括检验报告、不合格品处理记录等。定期将质量检验档案移交档案管理部门。4.设备管理部门负责设备维护、保养、维修等过程中文件资料的收集和整理，如设备台账、维修记录、保养计划等。及时将设备档案移交档案管理部门。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.生产计划类：包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等。2.原材料采购类：采购合同、订单、供应商资料及相关资质证明、原材料检验报告等。3.生产过程记录类：生产工单、工艺流程图、操作记录、设备运行记录、人员出勤记录等。4.质量检验类：检验标准、检验报告、不合格品处理记录、质量统计报表等。5.设备管理类：设备台账、设备操作规程、设备维护保养记录、设备维修记录等。6.安全环保类：安全管理制度、安全检查记录、环保监测报告、事故处理记录等。（二）编号规则档案编号采用[年份][部门代码][档案类别代码][流水号]的形式。例如：2023SCJC001，表示2023年生产部门的生产计划类档案，流水号为001。1.年份：取公元纪年的后两位数字，如2023年表示为“23”。2.部门代码：按照公司部门代码表进行编制，如生产部门代码为“SC”。3.档案类别代码：根据档案分类设置相应代码，如生产计划类代码为“JC”，原材料采购类代码为“CG”等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从001开始。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和范围及时收集本部门产生的各类文件资料。2.收集的档案应齐全、完整，包括文件的正本、副本、附件等。3.对于外来文件，如供应商提供的资料、政府部门下发的文件等，应及时签收并进行登记。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的文件资料进行分类整理，按照档案编号规则进行编号。2.对每份文件进行核对，确保文件内容清晰、准确，签字盖章齐全。3.去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，使其大小一致。4.对于电子文件，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的电子存储设备中，同时建立相应的电子目录结构，便于查找和管理。五、档案的归档与存储（一）归档流程1.档案整理完成后，档案管理人员填写《档案归档登记表》，详细记录档案的名称、编号、日期、来源等信息。2.将档案移交至档案库房，按照档案类别和编号顺序进行上架存放。3.在档案管理系统中录入档案的相关信息，建立电子档案目录，实现档案的信息化管理。（二）存储方式1.纸质档案：采用专用档案柜进行存放，档案柜应保持清洁、干燥，避免档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案：存储在服务器的专用存储区域，并定期进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，建立数据恢复机制，确保在数据出现问题时能够及时恢复。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应在指定地点提供查阅服务，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅申请表》上注明归还日期。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印或拍照档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，借阅人员应承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员对归还档案进行检查，如发现问题及时与借阅人员沟通解决。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、生产工艺等重要信息的档案，实行严格的保密制度。档案管理人员应与接触此类档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，确保档案存储环境安全。3.在档案查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，对涉及保密内容的档案，不得向无关人员透露。（二）安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案存储设备、设施的维护和管理，确保档案存储环境符合安全要求。2.配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.制定档案应急预案，如遇火灾、水灾、地震等突发事件，能够及时采取有效的措施保护档案安全，并按照规定进行报告和处理。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.档案管理人员定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的去留。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，可考虑进行销毁。保存价值较低但仍有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限。3.鉴定工作应组织相关部门人员共同参与，形成鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数量等信息。2.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。3.销毁