行政工作处理流程手册含各部门协调规范

行政事务处理流程手册含各部门协调规范前言为规范公司行政事务处理流程，明确各部门职责分工，提高跨部门协作效率，保证行政工作有序、高效开展，特制定本手册。本手册适用于公司各部门日常行政事务处理，涵盖办公物资管理、会议组织、差旅安排、文件流转、固定资产管理、印章使用及访客接待等场景，旨在为员工提供标准化操作指引，减少沟通成本，降低行政风险。目录第一章行政事务概述第二章行政事务通用处理流程第三章各部门协调规范第四章常见行政事务处理细则第五章关键风险提示与注意事项第六章附件第一章行政事务概述1.1行政事务定义与范围行政事务是指为保障公司日常运营而开展的各类支持性工作，主要包括：办公物资采购、领用与管理；各类会议（内部会议、外部会议、视频会议）的组织与服务；员工国内/国际差旅安排与费用管理；公司文件、合同、档案的流转与归档；固定资产（办公设备、家具、IT设备等）采购、登记、维护与报废；公章、合同章、财务章等印章的规范使用与管理；访客接待（客户考察、合作伙伴交流等）安排与服务；其他后勤保障类事务（如办公环境维护、车辆调度等）。1.2行政事务处理原则标准化：遵循统一流程和规范，保证操作一致性；高效性：简化审批环节，明确时限要求，提升处理效率；协同性：跨部门事务提前沟通，明确职责边界，避免推诿；合规性：严格执行公司制度及国家法律法规，保证流程合法合规；可追溯性：关键环节留存书面记录，便于查询与审计。第二章行政事务通用处理流程所有行政事务均需遵循“发起-初审-协调-审批-执行-反馈-归档”的闭环流程，具体步骤2.1事务发起发起主体：需求部门员工或指定接口人；发起方式：通过OA系统或《行政事务申请单》（见附件1）提交，明确以下信息：事务类型（如“办公物资申领”“会议组织”等）；事由、具体需求（如物资名称、规格、数量；会议时间、地点、参会人数等）；预算金额（涉及费用的事务需提供）；希望完成时限；附件材料（如报价单、会议议程草案等）。2.2部门初审责任主体：需求部门负责人；审核内容：事务必要性（是否符合部门工作需求）；需求合理性（如物资数量是否与岗位匹配、会议规格是否符合公司标准）；预算准确性（费用是否在部门预算范围内）。审核结果：通过则流转至下一环节；不通过则退回需求部门并说明原因。2.3跨部门协调（如涉及）适用场景：事务需其他部门配合（如大型会议需IT部支持设备、差旅需财务部预支款项）；协调方式：由行政部（或事务发起部门）牵头，通过OA系统发送《跨部门协调函》（见附件2）或召开协调会，明确：配合部门需完成的工作（如“IT部需在会议前2小时调试好投影设备”）；完成时限；责任接口人（如“IT部接口人：工程师，联系方式：”）。反馈要求：配合部门需在1个工作日内确认是否可支持，如需调整需及时提出。2.4审批确认审批层级：根据事务类型及金额确定审批人（详见公司《权限管理制度》），常见审批权限日常办公物资（金额≤500元）：行政部经理*审批；大额物资采购（金额＞500元）或大型会议（参会人数≥50人）：分管行政副总*审批；差旅、固定资产采购等：需经需求部门负责人、行政部、财务部联合审批，最终由总经理*审批。审批时限：审批人需在1-2个工作日内完成审批，逾期未视为默认通过。2.5执行落实责任主体：行政部为执行主体，需求部门配合；执行要点：严格按照审批结果执行，不得擅自变更需求（如物资采购需选择指定供应商、会议需按预定方案组织）；执行过程中如遇问题（如供应商临时缺货），需及时向审批人汇报并调整方案。2.6结果反馈反馈内容：事务完成后，执行部门需向需求部门及审批人反馈结果，包括：完成情况（如“办公物资已发放至各部门”“会议纪要已同步至全体参会人员”）；实际费用（与预算差异需说明原因）；相关凭证（如采购发票、会议照片等）。反馈方式：通过OA系统或邮件发送《行政事务完成报告》（见附件3）。2.7资料归档归档责任：行政部指定专人负责；归档范围：《行政事务申请单》、审批记录、协调函、完成报告、相关凭证等；归档要求：按事务类型分类编号，保存期限不少于3年（重要文件如合同需永久保存）。第三章各部门协调规范3.1部门职责分工部门行政事务职责行政部统筹行政事务管理；办公物资采购与发放；会议组织与后勤保障；固定资产与印章管理；访客接待统筹。财务部行政事务预算审核；费用报销审批；采购付款流程对接；差旅费用预支与结算。人力资源部员工入职/离职办公物资配置；部门间人员协调涉及行政事务的审批；员工差旅政策解释。IT部办公设备（电脑、打印机等）安装与维护；视频会议系统调试；网络与信息安全支持。需求部门提出行政事务需求；配合需求审核与执行；反馈使用体验与改进建议。3.2跨部门协调机制联席会议：每月召开一次行政工作联席会，由行政部经理*主持，各部门负责人参加，沟通上月事务处理情况，协调解决跨部门问题；紧急协调：突发紧急事务（如重要客户临时来访），由行政部经理*直接对接相关部门，保证2小时内响应；沟通渠道：日常事务通过OA系统流转，紧急事务可通过企业/电话联系（需同步发送书面记录），重要事务需形成会议纪要并邮件确认。3.3常见事务对接部门事务类型主要负责部门配合部门办公物资采购行政部财务部（预算）、需求部门大型会议组织行政部IT部（设备）、业务部（议程）员工差旅安排需求部门行政部（预订）、财务部（费用）固定资产报废行政部IT部（设备数据）、财务部（账务）印章使用行政部法务部（合同类文件）、需求部门第四章常见行政事务处理细则4.1办公物资管理4.1.1申领流程员工通过OA系统提交《办公物资申领单》，选择物资类型（如文具、耗材等）及数量；部门负责人审核必要性；行政部核对库存（常规物资需库存≥3天用量，不足则触发采购流程）；行政部发放物资，员工签字确认。4.1.2采购流程行政部根据库存及需求制定采购计划，填写《物资采购申请表》；财务部审核预算；分管副总审批；行政部选择3家以上比价（紧急事务可单一来源采购，需说明原因），签订采购合同；物资入库后，行政部验收并登记台账，发放至需求部门。4.1.3注意事项严禁超量申领，每月25日为“物资盘点日”，各部门需配合行政部核对库存；办公物资仅限办公使用，严禁私用或外借；新员工入职由人力资源部统一配置基础物资（笔、笔记本、文件夹等），部门可补充岗位专用物资。4.2会议组织4.2.1内部会议发起部门提前2个工作日通过OA系统提交《会议审批表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备；行政部协调会议室（优先使用视频会议室，减少场地冲突）；会前1天，行政部发送会议通知至参会人员，同步会议资料；会中行政部负责签到、设备调试、茶水服务；会后2个工作日内，行政部整理会议纪要，经发起部门负责人确认后分发，并归档。4.2.2外部会议发起部门提前3个工作日提交《外部会议申请表》，附会议邀请函、议程及参会人员名单；需分管副总审批（涉及重要客户或高层参会需总经理*审批）；行政部负责预订会议室、布置会场（如横幅、席卡）、安排茶歇及翻译服务（如需）；会后由业务部负责跟进会议成果，行政部协助整理接待记录。4.2.3注意事项会议需提前10分钟开始，主持人严格控制时间；严禁将涉密会议内容通过非加密渠道传播；视频会议需提前测试设备，保证网络稳定。4.3差旅安排4.3.1国内差旅员工提前3个工作日通过OA系统提交《差旅审批单》，附出差事由、行程计划、预算明细；部门负责人审核出差必要性；行政部根据公司差旅标准（如交通方式、住宿标准）审核预算；财务部确认预算后，员工可通过公司合作平台预订机票/车票、酒店（需选择协议酒店）；出差归来5个工作日内，员工提交报销单（附发票、行程单），财务部审核后打款。4.3.2国际差旅员工提前7个工作日提交《国际差旅申请表》，附邀请函、签证材料、行程计划；需部门负责人、行政部、财务部、总经理*联合审批；行政部协助办理签证、预订国际机票及住宿；出差前需参加外事培训，知晓目的地风俗及安全须知；报销时需提供外汇兑换证明及英文发票。4.3.4注意事项差旅需优先选择公共交通，紧急情况可申请用车（需提前1天向行政部报备）；住宿超标部分需自理（特殊情况需提前审批）；出差期间需保持通讯畅通，每日向部门负责人汇报工作进展。4.4印章使用4.4.1使用流程申请人填写《印章使用申请表》，注明文件名称、份数、用途及使用范围；部门负责人审核文件内容合规性；行政部核对用印权限（如合同章需法务部审核，公章需总经理*审批）；用印人在行政部监督下盖章，填写《印章使用登记表》（包括用印日期、文件编号、经办人）；用印文件需留存复印件，行政部归档。4.4.2注意事项严禁在空白纸张、空白合同上盖章；印章携带需经总经理*批准，由行政部专人负责；如印章遗失，需立即向行政部及人力资源部报备，并登报声明作废。第五章关键风险提示与注意事项5.1时效性风险行政事务需提前申请（如会议至少提前2天、差旅国内提前3天、国际提前7天），避免因准备不足影响工作；审批人需在规定时限内完成审批，逾期未审批的，发起部门可向行政部反馈，由行政部催办。5.2合规性风险采购、差旅、费用报销等需严格遵守公司制度及国家法律法规，严禁虚报冒领、违规采购；印章使用、文件流转需保证内容真实、合法，涉及法律风险的文件需经法务部审核。5.3沟通风险跨部门事务需明确接口人，避免多头沟通；重要事务（如大型活动、重要接待）需提前召开协调会，保证各部门信息同步。5.4资料管理风险所有行政事务需留存完整记录（申请单、审批表、凭证等），便于追溯；涉密文件需按公司保密管理规定管理，严禁随意复制、外传。第六章附件附件1：《行政事务申请单》事务类型□办公物资□会议□差旅□固定资产□印章使用□其他申请人*部门：*联系方式电话：*邮箱：*事由与需求（详细说明，如“申领A4纸10包，用于部门日常打印”）预算金额￥*希望完成时限：年月*日附件材料（如报价单、会议议程等）部门负责人审核意见：□同意□不同意（原因：）签字：日期：*行政部审核意见：□同意□不同意（原因：）签字：日期：*审批人意见意见：□同意□不同意（原因：）签字：日期：*附件2：《跨部门协调函》协调事务*协调部门：*协调内容（需配合部门完成的工作，如“提供会议投影设备并调试”）完成时限年月日时前协调部门意见□同意□需调整（调整需求：）签字：日期：*备注（