行业合同审查及管理流程模板

行业通用合同审查及管理流程模板一、适用场景与价值定位本模板适用于各类企业（含中小微企业、大型集团）的日常合同管理工作，尤其适合法务部门、业务部门及行政协同团队使用。具体场景包括：业务合作场景：如采购、销售、服务、技术开发等合同的起草与审查；风险防控场景：通过标准化流程识别合同条款漏洞，降低法律纠纷风险；效率提升场景：统一合同管理标准，减少跨部门沟通成本，缩短合同审批周期；合规管理场景：保证合同内容符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部制度要求。二、全流程操作指引（一）合同起草：明确需求，规范文本需求对接业务部门根据合作需求（如交易标的、金额、履约方式等），向法务部门提供《合同需求说明表》（包含合作方背景、核心诉求、特殊要求等），明确合同类型（如买卖合同、服务合同等）及关键条款（如付款节点、违约责任等）。示例：采购部门需提供“供应商资质清单”“采购明细及技术参数”“交付时间要求”等资料。文本起草起草人依据企业《合同示范文本库》（如无示范文本，可参考行业协会推荐范本）或过往同类合同模板，结合需求说明撰写合同初稿，保证以下核心要素完整：合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息）；合同标的（名称、规格、数量、质量标准等）；权利义务（双方主要权利、履行期限、地点方式等）；价格及支付条款（金额、币种、支付方式、发票要求等）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围等）；争议解决方式（仲裁/诉讼管辖机构、适用法律等）；合同生效条件（签字盖章后生效/附条件生效等）。（二）合同审查：分层把关，防控风险形式审查（业务部门初审）审查合同文本是否完整（含附件、附件清单等），页码是否连续，签字盖章处是否预留充足空间；核对合同主体信息与营业执照、授权委托书是否一致（如对方为授权代表，需核查授权范围及期限）；检查合同金额、日期等关键信息是否与需求说明一致，无涂改、漏填项。实质审查（法务部门复审）主体资格：核查对方是否为合法存续的企业（通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道），是否具备相应资质（如食品行业需《食品经营许可证》）；条款合法性：审查条款是否违反法律法规强制性规定（如“霸王条款”“格式条款未显著提示”等）；权利义务对等性：检查双方权利义务是否平衡，避免“单方面免责”“责任转嫁”等不公平条款；风险点排查：重点关注违约责任是否明确（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）、争议解决方式是否明确（如“由甲方所在地人民法院管辖”）、知识产权归属（如技术开发合同中的专利申请权）、保密条款（保密范围、期限、违约责任）等；业务可行性：结合业务实际，审查履约期限、交付条件等是否可实现（如“30天内交付定制化设备”需确认生产周期是否充足）。审查意见反馈法务部门通过《合同审查意见表》出具审查结果，分类标注：通过：条款无重大风险，可直接进入审批流程；修改后通过：需调整非核心条款（如表述模糊、金额计算错误），由业务部门修改后重新提交；不通过：存在重大法律风险或业务不可行条款（如“争议约定仲裁但未明确仲裁机构”），需与业务部门沟通调整或终止合作。（三）合同审批：分级授权，规范决策审批流程设定根据合同金额、类型及风险等级，明确审批权限（示例）：低风险合同（如金额≤5万元的标准服务合同）：业务部门负责人*→法务专员*→分管副总*；中风险合同（如5万元＜金额≤50万元的采购合同）：业务部门负责人*→法务专员*→分管副总*→财务总监*；高风险合同（如金额＞50万元、涉外合同或重大合作项目）：业务部门负责人*→法务专员*→分管副总*→财务总监*→总经理*→董事会（如需）。审批要点业务部门负责人：确认合作必要性及业务条款合理性；法务专员：确认法律风险已有效控制；财务总监：确认付款方式、发票条款符合财务制度，资金预算充足；总经理/董事会：从战略层面审批合作价值及重大风险承担。审批时限各审批环节应在收到合同后2个工作日内完成（紧急合同可缩短至1个工作日），逾期未反馈视为同意。（四）合同签署：规范生效，留存证据签署准备审批通过后，由行政部或业务部门准备正式合同文本（一式X份，根据合作方数量及企业存档需求确定），打印后加盖企业公章或合同专用章（公章需备案，合同章仅限合同使用）；如对方为授权代表签署，需提供其《授权委托书》（原件）及身份证复印件，核对授权范围与合同内容是否一致。签署规范合同签署需“骑缝章”加盖（多页合同侧面），避免单页替换；签字处需手写签名（企业法定代表人/授权代表），字迹清晰可辨，禁止代签；签署日期需填写实际签署日（非审批日），且双方签署日期应一致或晚于审批日期。签署后交接行政部收回所有合同文本，签署1个工作日内将原件分发至：业务部门（1份，用于履行跟踪）、法务部（1份，用于归档）、财务部（1份，用于付款依据），复印件由业务部门留存；涉及电子合同签署的，需通过合法电子签名平台（如e签宝、法大大）完成，保证签署过程可追溯。（五）合同履行：跟踪进度，及时预警履行节点管理业务部门为合同履行第一责任人，建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如“预付款支付时间”“货物交付时间”“验收时间”等），提前3个工作日提醒相关负责人；履行过程中如需变更（如交付时间延迟、金额调整），需签订《补充协议》或《变更确认单》，经原审批流程审批后执行，禁止口头约定。风险预警如对方可能违约（如逾期未交付、质量不达标），业务部门应在发觉风险后24小时内书面通知法务部，共同制定应对方案（如发送《催告函》《解除合同通知书》）；履行完毕后，及时收集履约证据（如验收报告、付款凭证、确认函等），保证纠纷发生时可举证。（六）合同归档：分类存储，便于查阅归档范围合同全生命周期文件，包括：合同审批稿、审查意见表、补充协议、变更确认单、履行过程中的往来函件、验收报告、付款凭证、电子合同存档文件等。归档要求行政部在合同履行完毕或终止后10个工作日内完成归档，按“合同编号+合同名称”分类存放（电子档案需备份至企业服务器，保存期限≥10年）；归档文件需完整、清晰，无缺页、涂改，电子档案需加密管理，访问权限仅限法务部、行政部及相关业务部门负责人。借阅管理因工作需要借阅合同档案的，需填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人及法务专员审批后，借阅期限不超过3个工作日，借阅期间不得涂改、复制（经批准的除外）。三、核心工具模板清单（一）合同审查清单表审查项目审查要点审查结果（通过/修改/不通过）处理意见合同主体对方营业执照是否在有效期内，授权代表权限是否覆盖合同内容合同标的标的名称、规格、数量是否清晰，无歧义如“质量标准”需补充“符合GB/T19001-2016标准”权利义务双方履行期限、地点、方式是否明确，是否存在单方面义务不对等增加“乙方需在交付后7日内提供免费技术培训”违约责任违约情形是否明确，违约金计算是否合理（不超过实际损失的30%）修改“逾期付款违约金”为“按应付未付金额的0.05%/日计算，累计不超过合同总额的5%”争议解决是否约定明确管辖机构（仲裁/诉讼）及适用法律补充“争议由甲方所在地人民法院管辖”保密条款保密范围、期限、违约责任是否完整增加“保密期限至合同终止后3年”（二）合同审批流程表合同编号合同名称起草部门合同金额（元）对方主体审批部门/人审批意见审批时间备注CG-2024-001设备采购合同采购部120,000科技有限公司采购部负责人*同意2024-03-01法务专员*修改付款节点后通过2024-03-02第5条修改财务总监*同意2024-03-03分管副总*同意2024-03-04（三）合同履行跟踪表合同编号对方主体合同金额（元）履行期限关键履行节点计划履行时间实际履行时间履行情况描述责任人风险预警CG-2024-001科技120,0002024-03-01至2024-06-30预付款支付2024-03-052024-03-05已支付30%预付款*否设备交付2024-06-152024-06-18延迟3天，已沟通*是（延迟原因：物流故障）最终验收2024-06-30待验收*否四、风险提示与关键控制点（一）主体风险：合作方资质不达标风险表现：对方为“空壳公司”“无经营资质企业”，导致合同无效或无法履约；控制措施：签订前核查对方营业执照、行业许可证（如建筑行业需《施工资质证》），必要时通过第三方信用评估机构查询信用记录。（二）条款风险：表述模糊或法律漏洞风险表现：如“质量合格”未明确标准、“交付时间”未写明具体日期，引发争议；控制措施：使用《合同示范文本》，核心条款量化（如“质量标准：符合ISO9001:2015”），避免“尽量”“approximately”等模糊词汇。（三）审批风险：越权审批或流程遗漏风险表现：未经财务审批即签订大额合同，导致资金链风险；控制措施：严格执行分级审批制度，审批流程不可逆（如需修改，退回至起草环节），审批人需对审批结果负责。（四）履行风险：缺乏